KVKK veri silme talebi: self-servis ve en fazla 24 saat

KVKK Madde 11 ve GDPR Madde 17, kişilere verilerinin silinmesini isteme hakkı tanır. Kâğıt üzerinde basit bir haktır; pratikte çoğu yazılımda bir destek biletinin ve elle çalıştırılan bir silme işleminin arkasında bekler. inTusell’de KVKK veri silme talebi self-servistir: talep panelden başlar, kuyruğa anında girer ve imha her gece çalışan bir işle yürür. Bu yazı akışın nasıl işlediğini, neyin silinip neyin kaldığını anlatıyor.

Kısa cevap

Kimler için?

inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan bir AI satış asistanı ve CRM’dir, yani müşterilerinizin kişisel verisini işler. Bu yazı şu kişiler içindir:

• Hesabını ya da işletme hesabını kapatmak isteyen işletme sahipleri
• Müşterisinden "verilerimi silin" talebi alan ekipler
• KVKK uyum sürecini yürüten ve silme akışını denetçiye anlatması gereken sorumlular

Üç silme yolu

İşletme hesabını silerken ekran işlemin geri alınamayacağını açıkça söyler ve devam etmeden önce işletme adını yazmanızı ister.

Arka planda ne olur?

Talep anında silme kuyruğuna yazılır. İmha işi günde bir kez, gece çalışır ve verileri bağımlılık sırasıyla siler:

mesajlar → konuşmalar → fırsatlar → kişiler → ürünler → siparişler → denetim → işletme hesabı

Bu yüzden silmenin başlaması en fazla 24 saat sürer; KVKK’nın 30 günlük yanıt süresinin çok içindedir. Talep kuyruğa girdikten sonra iptal edilemez. "İptal edilebilir silme" güvencesi vermek yanıltıcı olurdu, çünkü imha geri döndürülemez.

Silinen ve saklanan veriler

Silinir ya da temizlenir: mesajlar, konuşmalar, fırsatlar, kişiler, ürünler, siparişler; kişi bazlı silmede ad, telefon, e-posta, özel alanlar ve mesaj gövdeleri. Yüklenen medya dosyaları depodan kaldırılır.

Korunur:

• Mali kayıtlar: fatura, tahsilat ve ödeme defteri kayıtları yasal saklama altındadır. Kayıt kalır ama kişiyle bağı kesilir; dekonttan okunan gönderen adı, alıcı adı ve açıklama gibi kişisel alanlar silinir, tutar, tarih ve banka referansı kalır.
• Rıza kayıtları ve silme talebinin kendi izi: kimin hangi izni verdiği ve silme talebinin ne zaman işlendiği, ispat yükümlülüğü nedeniyle saklanır.

Saklama süreleri ayrıca kayıtlı bir politikayla yönetilir: teknik kayıtlar ve denetim izleri gibi kategoriler süresi dolunca her gece silinir ya da kişisel içerikleri temizlenir. Denetim kaydı 365 gün saklanır.

Silmeden önce: verilerinizi indirin

İşletmem › İşletme Bilgileri sayfasındaki Verilerimi İndir (KVKK) bölümü, sistemdeki verilerinizi (profil, müşteriler, konuşmalar, mesajlar, randevular, siparişler, denetim kaydı) tek bir JSON dosyası olarak verir. Bu, KVKK Madde 11 ve GDPR Madde 15 kapsamındaki erişim hakkının karşılığıdır; günde en fazla bir kez indirilebilir.

Müşterilerinize karşı: aydınlatma ve izin

Silme, veri yaşam döngüsünün son adımıdır; başı aydınlatma ve izindir:

• Yasal bildirimler: aynı sayfadaki bu bölümde kendi KVKK aydınlatma sayfanızın adresini girersiniz. İlk temas KVKK notu, tanıtım mesajlarında ret satırı ve sesli aramada kayıt bildirimi varsayılan olarak açıktır; müşterinize inTusell’in değil, sizin bağlantınız gider.
• Kanal ve amaç bazında izin: müşteri WhatsApp tanıtımına izin verip SMS’e vermeyebilir. "DUR" yazan müşterinin izni anında geri çekilir, bekleyen takipler iptal edilir.
• Rıza portalı: müşteriye süreli bir bağlantı gönderip izinlerini hesap açmadan yönetmesini sağlarsınız. Bu sayfa yalnız izin yönetir, veri silmez; silme talebi size gelir ve siz yukarıdaki yolla işlersiniz.

Ne değildir?

• Geri alınabilir bir arşivleme değildir. Kuyruğa giren talep geri dönmez.
• Mali kayıtları silen bir araç değildir. Mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı kayıtlar korunur ve bu açıkça yazılıdır.
• Müşterinin kendi başına veri sildirdiği bir portal değildir. Veri sorumlusu sizsiniz; talep size gelir.

Sık sorulan sorular

Silme talebi ne kadar sürede işlenir?

Talep anında kuyruğa girer. İmha işi her gece çalıştığı için silmenin başlaması en fazla 24 saat sürer; bu, KVKK’nın 30 günlük yanıt süresinin çok içindedir.

Silme talebini geri alabilir miyim?

Hayır. Talep kuyruğa girdiği anda geri alınamaz; imha geri döndürülemez bir işlem olduğu için bu bilinçli bir karardır. Başlatmadan önce ne silineceğini gösteren uyarıyı dikkatle okuyun.

Hangi veriler silinir, hangileri kalır?

Mesajlar, konuşmalar, fırsatlar, kişiler, ürünler ve siparişler silinir; kişi bazlı silmede ad, telefon, e-posta, özel alanlar ve mesaj gövdeleri temizlenir, yüklenen dosyalar depodan kaldırılır. Fatura ve tahsilat gibi mali kayıtlar yasal saklama yükümlülüğü nedeniyle kalır, ama kişiyle bağı kesilir.

Verilerimi silmeden önce indirebilir miyim?

Evet. İşletmem › İşletme Bilgileri sayfasındaki Verilerimi İndir (KVKK) bölümü profil, müşteriler, konuşmalar, mesajlar, randevular, siparişler ve denetim kaydını tek bir JSON dosyası olarak verir. Günde en fazla bir kez indirilebilir.

Müşterim kendi verisinin silinmesini isterse ne yapmalıyım?

Veri sorumlusu olarak talebi siz alırsınız ve kişiyi kişi kartından silersiniz; sonuç panelde görünür. Müşterinin kendisine gönderebileceğiniz rıza bağlantısı yalnız tanıtım izinlerini yönetir, veri silmez.

Sonraki adım

Kişisel verilerin nasıl işlendiğini KVKK ve gizlilik sayfalarında, yardım makalelerini destek merkezinde bulabilirsiniz. Klinik gibi özel nitelikli veri işleyen bir işletmeyseniz klinik kullanım kılavuzu yasal bildirim adımlarını tek tek gösterir. Sorunuz varsa hi@intusell.com adresine yazın.