Estetik / güzellik merkezi için konsültasyon randevusu ve işlem bilgilendirme otomasyonu

Bir estetik ya da güzellik merkezinde randevu, gelirin kendisidir. Konsültasyon dolduğunda işlem planı çıkar, işlem planı çıktığında ciro gelir; ama konsültasyon talebi geç yanıtlandığında, randevu hatırlatılmadığında ya da danışan gelmeyip slot boşa gittiğinde bu zincir sessizce kopar. Çoğu merkez bunu resepsiyonun hafızasına ve mesai saatine bırakır; yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, estetik konsültasyon randevusu ve işlem bilgilendirme otomasyonu ile konsültasyon tiplerinden çok kanallı hatırlatmaya, çakışma önlemeden no-show'da boşalan slotun yeniden teklifine kadar merkezin randevu motorunu intusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin estetik randevu ve motor ayağıdır; estetik pilonu için estetik için intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına, genel sağlık pilonu için klinik yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden konsültasyon ve hatırlatma otomasyonu

Konsültasyon randevusunu ve hatırlatmayı intusell'e taşımanın üç nedeni var: hiçbir talebin elde kaybolmaması, hiçbir randevunun hatırlatmasız kalmaması ve "düşüneyim" deyip kaybolan danışanın unutulmaması. Manuel modda her şey insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda konsültasyon 7/24 alınır, hatırlatma kendiliğinden gider, sessiz kalan danışana proaktif olarak yeniden ulaşılır.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, intusell'in "chatbot değil, deneyimli bir danışan koordinatörü" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir koordinatör konsültasyonu havadan vermez, takvime bakar; danışanı hatırlatmadan bırakmaz; ve "bana lazer mi uygun?" sorusunda uzmanın yerine geçmez, randevuya yönlendirir.

Kimler için?

• Instagram DM ve WhatsApp'tan yoğun konsültasyon ve bilgi talebi alan medikal estetik, lazer epilasyon, cilt bakımı ve kalıcı makyaj merkezleri.
• No-show oranı yüksek olan, boş kalan seans saatinin doğrudan gelir kaybına döndüğü merkezler.
• Birden çok hizmeti ve farklı süreleri (ilk konsültasyon, seans, kontrol) yöneten ekipler.
• Sağlık turizmiyle çalışan, yurt dışı danışana çok dilli ve hızlı dönmesi gereken estetik merkezleri.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Konsültasyon tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli konsültasyon (randevu) tipleridir. Her hizmet için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI'ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "İlk Konsültasyon 30 dk" tanımlıysa AI 30 dakikalık boşluk arar, yarım saatlik bir aralığa onbeş dakikalık randevu sıkıştırmaz. Ara süresi, danışanlar arası geçiş ve hazırlık için nefes payı bırakmanızı sağlar. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, AI işlem ya da konsültasyon ücretini kamuya açık kanalda kendiliğinden pazarlamaz — bu davranışı estetik / güzellik merkezi intusell'i nasıl kullanır yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI'ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pazartesi-Cumartesi 10:00-19:00). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da merkez içi eğitim günü için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil — kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz (örneğin yarım gün).

Böylece AI bayram sabahı konsültasyon vermez, kapanıştan sonraki saate danışan yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

3. Çakışma önleme: aynı saate iki danışan olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. intusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir danışan iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir danışana açılabilir. Aynı saate iki danışan yazmak — manuel ajandanın en sık hatası — matematiksel olarak engellenmiş olur.

Her randevunun bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (geldi / tamamlandı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi / no-show)

4. Randevu hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

Estetik merkezinde en pahalı şey gelmeyen danışandır: boş kalan seans saati hem gelir kaybıdır hem de o saate alınabilecek başka bir danışanın kaçması demektir. No-show'u asıl azaltan parça budur. Her randevu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: "Merhaba [isim]! Yarın [tarih saat] konsültasyon randevunuz var. Görüşmek üzere! — [asistan adı]"
• 2 saat önce: "Merhaba [isim]! Bugün saat [saat] randevunuz var — 2 saat kaldı. Sizi bekliyoruz — [asistan adı]"

Mesaj, merkezinizin asistan adıyla (ai_persona_name) imzalanır ve içine tek tıkla iptal/erteleme bağlantısı eklenir (/manage-appointment/...). Danışan gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Danışanın yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram, Facebook Messenger).
2. Native kanal başarısızsa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat üzerinden gelen danışanlarda mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz (reminders_enabled); örneğin aynı gün içinde alınmış bir randevuda 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir.

5. İşlem bilgilendirme sınırı: AI önermez, bilgilendirir, uzmana yönlendirir

Estetikte randevu motorundan bile önce gelen iki sınır vardır; bu motorun doğru çalışması için her ikisinin de net olması şarttır.

Birincisi tıbbi sınırdır. AI sağlık modunda tıbbi tavsiye vermez, tanı koymaz, işlem/tedavi önermez ve sonuç garantisi vermez. "Bana lazer mi dolgu mu uygun?", "Bu leke geçer mi?", "Kaç seansta sonuç alırım?" gibi sorularda bir tarafı seçmez veya taahhüt vermez; bilgi tabanınızdaki hizmet açıklamalarından genel olarak bilgilendirir ve "bunu yüz yüze bir değerlendirmede uzmanımız netleştirir" diyerek konsültasyona yönlendirir. Hangi işlemin kime uygun olduğu, kişinin durumuna bağlı tıbbi bir karardır ve her zaman uzmana aittir. AI iletişim ve randevu katmanıdır, hekimin veya uzmanın yerini almaz.

Bu sınır yalnızca sizin yazdığınız kurala bırakılmaz. Birincil koruma, sağlık modunun AI'a verdiği "tavsiye verme, uzmana yönlendir" talimatıdır. Buna ek olarak, "garantili sonuç", "kesinlikle geçer", "şu işlem sana yarar" gibi sınır aşan ifadeler, yanıt danışana gitmeden önce kalıp taraması ve ikinci bir model denetimiyle işaretlenir. Önemli nokta: bu medikal denetim katmanı yanıtı sessizce "engelleyen bir duvar" değil, riskli çıktıyı tespit edip işaretleyen bir gölge (shadow) katmandır; asıl davranışı belirleyen, AI'a verdiğiniz sistem talimatlarıdır. Yani bir kuralı yazmayı unutsanız bile sistem sizi yanıltıcı vaatten korumaya çalışır.

İkinci sınır bilgide uydurma yapmamaktır. AI fiyat, stok ya da bir bilgiyi uydurmaz. Emin olmadığı bir konuda tahmin yürütmez; bilmediğini söyler ve doğru adıma — konsültasyona ya da canlı ekibe — yönlendirir.

6. Fiyat ve sağlık reklam mevzuatı

İşlem ücreti, estetik merkezi için hassas bir konudur. Sağlık ve estetik mevzuatı, ücretlerin kamuya açık kanallarda pazarlanmasını ve sonuç vaadini sınırlar. AI bu çizgiyi randevu motorunun içinde korur:

• İşlem ücretini kamuya açık ortamlarda tartışmaz; konuşmayı özele taşır.
• Tipik kurulumda ücreti "konsültasyon sonrası netleşir" diyerek randevuya yönlendirir (politikanıza göre değiştirilebilir).
• Emin olmadığı bir rakamı uydurmak yerine doğru adıma yönlendirir.

Fiyat modelinin kendisi de sektöre göre değişmez: intusell mesaj ve ses dakikası bazlı fiyatlandırılır, estetik diye ayrı bir tarife yoktur ve randevu modülü her pakette açılabilir. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

7. No-show ve boşalan slotun yeniden teklifi

Danışan tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu missed (gelmedi) olarak işaretlersiniz. Bu işaret bir dizi otomatik adımı tetikler:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Varsa Google Takvim etkinliği silinir.
• Boşalan slot, ilgilenen veya takipteki son danışanlardan uygun olanlara otomatik yeniden teklif edilir.
• Danışan, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Burada önemli bir ayrım var: bu yeniden teklif, yönetilen bir bekleme listesi değildir. Sistem ayrı bir sıra ya da kuyruk tutmaz; çok kanallı hatırlatmaların aksine bu yeniden teklif şimdilik WhatsApp üzerinden ve takipteki birkaç uygun danışana gider. Yani no-show, kayıp bir saat değil; yeniden değerlendirilen bir fırsattır. Aynı mantık "düşüneyim" deyip sessiz kalan danışanlar için de işler: bilgi alıp kaybolan danışana proaktif takip mesajı gider ve her sohbet CRM'e işlenir. Bu akışın günlük operasyona nasıl yansıdığını estetik / güzellik merkezi intusell'i nasıl kullanır yazısında bulabilirsiniz.

8. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi tek tık OAuth ile bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (intusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim'e "Randevu — danışan adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal veya no-show olduğunda etkinlik silinir.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim'de elle yaptığınız bir değişiklik intusell'e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim'in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman intusell'in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

9. KVKK ve özel nitelikli veri

Estetik ve sağlıkla ilgili veri, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi açık rıza gerektirir; danışanın gönderdiği "öncesi" fotoğrafları da buna dahildir. Randevu motoru bunu üç noktada korur:

1. Açık rıza kaydı: Danışanın açık rızası, zamanı ve türüyle birlikte kayıt altına alınır (kvkk_consent_at / kvkk_consent_type).
2. Hassas alan kontrolü: Bir "sağlık notu/şikâyet" alanı en yüksek hassasiyetle işaretlidir; otomatik kaydedilmez, manuel onay ister.
3. Şifreli saklama ve maskeleme: Kişisel veriler uçtan uca şifrelidir; ses kayıtlarında PII maskeleme uygulanır.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "danışan neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kanıtla cevap vermenizi kolaylaştırır.

Ne değildir?

intusell'i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Bir hekim, uzman ya da teşhis aracı değildir. Tıbbi tavsiye vermez, tanı koymaz, işlem önermez, sonuç garantisi vermez; değerlendirmeyi uzmana ve canlı ekibe bırakır.
• Bir hasta kayıt / EMR sistemi değildir. Tıbbi kayıt, işlem geçmişi veya hasta dosyası tutmaz; randevu, iletişim ve danışan koordinasyonu katmanıdır.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim'e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• Yönetilen bir bekleme listesi tutmaz. Boşalan slotu takipteki uygun WhatsApp danışanlarına yeniden teklif eder; ayrı bir sıra/kuyruk yönetmez.
• Bir Instagram yorum botu değildir. Bugün canlı olan otomasyon WhatsApp ve DM üzerindedir; yorum tarafı Meta onayına bağlı olarak kademeli açılır.
• Sektöre özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; fiyat modeli mesaj ve ses dakikası bazlıdır, sektöre göre farklılaşmaz.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI hangi işlemin uygun olduğunu söyler veya işlem önerir mi?

Hayır. AI tıbbi tavsiye vermez, tanı koymaz, işlem/tedavi önermez. "Bana lazer mi dolgu mu uygun?" gibi soruda taraf tutmaz; danışanı genel olarak bilgilendirir ve değerlendirmeyi uzmana bırakarak konsültasyon randevusuna yönlendirir. Hangi işlemin kime uygun olduğu kararı her zaman uzmanındır.

Konsültasyon randevusunu AI tek başına oluşturur mu?

Evet. AI uygun konsültasyon tipini önerir, konsültasyon süresine, çalışma saatlerinize ve dolu slotlara göre randevu oluşturur. Aynı saate çift randevu (double-booking) sistemce engellenir. Karmaşık veya medikal değerlendirme gerektiren bir durumda sohbeti uzmana / canlı ekibe devreder.

İşlem fiyatını AI söyler mi?

Merkez politikanıza ve sağlık reklam mevzuatına göre. Mevzuat işlem ücretlerinin kamuya açık pazarlanmasını sınırlar; tipik kurulumda AI ücreti konsültasyon sonrasına bırakır veya canlı ekibe yönlendirir. Emin olmadığı bir rakamı uydurmaz; bilmediğini söyler ve doğru adıma yönlendirir.

No-show (gelmeyen danışan) nasıl azalır?

Her randevu için 1 gün ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider; danışan tek tıkla iptal veya erteleme yapabilir. Gelmeyen randevu "missed" işaretlendiğinde bekleyen hatırlatmalar iptal edilir, varsa Google Takvim etkinliği silinir, boşalan slot takipteki uygun WhatsApp danışanlarına otomatik yeniden teklif edilir ve takip akışı tetiklenir.

Randevu sistemi için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Konsültasyon tipleri, çalışma saatleri, hatırlatma ve takip intusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir ve tek yönlü çalışır; bağlamasanız da randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır.

Danışanın fotoğraf veya sağlık notu KVKK açısından güvende mi?

Evet. Estetik işlemlere ait sağlık verisi ve "öncesi" fotoğrafları KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve açık rıza gerektirir. intusell uçtan uca şifrelidir; hassas sağlık notu alanı yüksek hassasiyetle ve manuel onayla işlenir, açık rızanın zamanı ve türü kayıt altına alınır.

Sonraki adım

Konsültasyon ve hatırlatma motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI'ı hizmetleriniz, tonunuz ve estetiğe özgü tıbbi sınırlarınızla şekillendirmek için estetik için intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun; estetik kliniğin bir alt dalı olduğu için genel sağlık rehberi klinik yapay zekası eğitimi de geçerlidir. Gelen randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için estetik / güzellik merkezi intusell'i nasıl kullanır, kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini görmek için estetik için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına geçin. Estetik çözümünün tamamını estetik / güzellik merkezi çözümü sayfasında, tüm yazıları tüm yazılar üzerinden bulabilirsiniz.

Konsültasyon ve hatırlatma akışınızı birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hello@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, konsültasyon tiplerinizi ve ilk randevu hatırlatmasını 20 dakikada birlikte ayarlarız.