Estetik konsültasyon randevusu ve hatırlatma otomasyonu

Bir estetik ya da güzellik merkezinde randevu, gelirin kendisidir. Konsültasyon dolduğunda işlem planı çıkar, işlem planı çıktığında ciro gelir; ama konsültasyon talebi geç yanıtlandığında, randevu hatırlatılmadığında ya da danışan gelmeyip slot boşa gittiğinde bu zincir sessizce kopar. Çoğu merkez bunu resepsiyonun hafızasına ve mesai saatine bırakır; yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, estetik konsültasyon randevusu ve işlem bilgilendirme otomasyonu ile konsültasyon tiplerinden çok kanallı hatırlatmaya, çakışma önlemeden gelmeyen danışanın yeniden planlanmasına kadar merkezin randevu motorunu inTusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin estetik randevu motoru bölümüdür; estetiğin ana yazısı için estetik için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz, genel sağlık rehberi için klinik yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden konsültasyon ve hatırlatma otomasyonu

Konsültasyon randevusunu ve hatırlatmayı inTusell’e taşımanın üç nedeni var: hiçbir talebin elde kaybolmaması, hiçbir randevunun hatırlatmasız kalmaması ve "düşüneyim" deyip kaybolan danışanın unutulmaması. Manuel modda her şey insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır. Otomatik modda konsültasyon talebi 7/24 yanıtlanır (yeni sağlık hesabının başladığı Tam onay’da yanıt siz onaylayınca gider), hatırlatma kendiliğinden çıkar, sessiz kalan danışana mesai saatinde takip mesajı gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, inTusell’in "chatbot değil, deneyimli bir danışan koordinatörü" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir koordinatör konsültasyonu havadan vermez, takvime bakar; danışanı hatırlatmadan bırakmaz; ve "bana lazer mi uygun?" sorusunda uzmanın yerine geçmez, randevuya yönlendirir.

Kimler için?

• Instagram DM ve WhatsApp’tan yoğun konsültasyon ve bilgi talebi alan medikal estetik, lazer epilasyon, cilt bakımı ve kalıcı makyaj merkezleri.
• Gelmeyen danışan (no-show) oranı yüksek olan, boş kalan seans saatinin doğrudan gelir kaybına döndüğü merkezler.
• Birden çok hizmeti ve farklı süreleri (ilk konsültasyon, seans, kontrol) yöneten ekipler.
• Sağlık turizmiyle çalışan, yurt dışı danışana kendi dilinde dönmesi gereken estetik merkezleri.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Konsültasyon tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli konsültasyon (randevu) tipleridir. Her hizmet için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI’ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "İlk Konsültasyon 30 dk" tanımlıysa AI 30 dakikalık boşluk arar, yarım saatlik bir aralığa onbeş dakikalık randevu sıkıştırmaz. Ara süresi, danışanlar arası geçiş ve hazırlık için nefes payı bırakmanızı sağlar. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, AI işlem ya da konsültasyon ücretini kamuya açık kanalda kendiliğinden pazarlamaz. Bu davranışı estetik / güzellik merkezi inTusell’i nasıl kullanır yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI’ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pazartesi-Cumartesi 10:00-19:00). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da merkez içi eğitim günü için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil: kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz (örneğin arife günü 10:00-14:00).

Böylece AI bayram sabahı konsültasyon vermez, kapanıştan sonraki saate danışan yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

3. Çakışma önleme: aynı saate iki danışan olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. inTusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir danışan iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir danışana açılabilir. Aynı saate iki danışan yazmak (manuel ajandanın en sık hatası) sistemce engellenir.

Her randevunun bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (geldi / tamamlandı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi / no-show)

4. Randevu hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

Estetik merkezinde en pahalı şey gelmeyen danışandır: boş kalan seans saati hem gelir kaybıdır hem de o saate alınabilecek başka bir danışanın kaçması demektir. Gelmeyen danışanı asıl azaltan parça budur. Her randevu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] konsültasyon randevunuz var" tonunda, "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit isteyen bir mesaj.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] randevunuz var" tonunda kısa bir hatırlatma.

Mesaj merkezinizin asistan adıyla imzalanır ve içinde değiştirme/iptal bağlantısı bulunur. Danışan gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Danışanın yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram).
2. O kanaldan ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS.
3. O da olmazsa e-posta.
4. Web chat üzerinden gelen danışanlarda mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı ayrı ayrı açıp kapatabilirsiniz; örneğin aynı gün içinde alınmış bir randevuda 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir.

5. İşlem bilgilendirme sınırı: AI önermez, bilgilendirir, uzmana yönlendirir

Estetikte randevu motorundan bile önce gelen iki sınır vardır; bu motorun doğru çalışması için her ikisinin de net olması şarttır.

Birincisi tıbbi sınırdır. AI sağlık modunda tıbbi tavsiye vermez, tanı koymaz, işlem/tedavi önermez ve sonuç garantisi vermez. "Bana lazer mi dolgu mu uygun?", "Bu leke geçer mi?", "Kaç seansta sonuç alırım?" gibi sorularda bir tarafı seçmez veya taahhüt vermez. Bilgi tabanınızdaki hizmet açıklamalarından genel olarak bilgilendirir ve "bunu yüz yüze bir değerlendirmede uzmanımız netleştirir" diyerek konsültasyona yönlendirir. Hangi işlemin kime uygun olduğu, kişinin durumuna bağlı tıbbi bir karardır ve her zaman uzmana aittir. AI iletişim ve randevu katmanıdır, hekimin veya uzmanın yerini almaz.

Bu sınır yalnızca sizin yazdığınız kurala bırakılmaz. Birincil koruma, sağlık modunun AI’a verdiği "tavsiye verme, uzmana yönlendir" talimatıdır. Buna ek olarak bir çıktı filtresi (kalıp taraması ve ikinci bir model kontrolü) "garantili sonuç", "kesinlikle geçer", "şu işlem sana yarar" gibi sınır aşan ifadeleri tarar ve işaretler. Önemli nokta: bu filtre varsayılan olarak gölge (shadow) modunda çalışır; yanıtı engelleyen bir duvar değildir, riskli ifadeyi tespit edip işaretler. Asıl davranışı belirleyen sektör talimatları ve sizin kurallarınızdır; filtre garanti değil, ek bir güvenlik ağıdır.

İkinci sınır bilgide uydurma yapmamaktır. AI fiyat, stok ya da bir bilgiyi uydurmaz. Emin olmadığı bir konuda tahmin yürütmez; bilmediğini söyler ve doğru adıma (konsültasyona ya da canlı ekibe) yönlendirir.

6. Fiyat ve sağlık reklam mevzuatı

İşlem ücreti, estetik merkezi için hassas bir konudur. Sağlık ve estetik mevzuatı, ücretlerin kamuya açık kanallarda pazarlanmasını ve sonuç vaadini sınırlar. AI bu çizgiyi randevu motorunun içinde korur:

• İşlem ücretini kamuya açık ortamlarda tartışmaz; danışanı DM’den yazmaya davet eder.
• Tipik kurulumda ücreti "konsültasyon sonrası netleşir" diyerek randevuya yönlendirir (politikanıza göre değiştirilebilir).
• Emin olmadığı bir rakamı uydurmak yerine doğru adıma yönlendirir.

Fiyat modelinin kendisi de sektöre göre değişmez: paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, estetik diye ayrı bir tarife yoktur, kanal sayısı ücretlendirilmez ve randevu modülü her pakette açılabilir. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

7. Gelmeyen danışan ve yeniden planlama

Danışan tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen danışana gerçek boş saatlerinizden numaralı en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Danışan, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da danışan hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Danışan kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir. Benzer bir mantık "düşüneyim" deyip sessiz kalan danışanlar için de işler: bilgi alıp kaybolan danışana AI’ın kendisi yazdığı en fazla 3 takip mesajı yalnız çalışma saatlerinde gider; danışan yanıt verince, randevu alınca ya da "yazmayın" deyince takip durur. Her sohbet CRM’e işlenir. Bu akışın günlük operasyona nasıl yansıdığını estetik / güzellik merkezi inTusell’i nasıl kullanır yazısında bulabilirsiniz.

8. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi Google hesabınızla giriş yaparak bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (inTusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim’e "Randevu: danışan adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal edildiğinde etkinlik silinir; gelmedi işaretlenen randevunun etkinliği takvimde kalır.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim’de elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim’in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

9. KVKK ve özel nitelikli veri

Estetik ve sağlıkla ilgili veri, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi açık rıza gerektirir; danışanın gönderdiği "öncesi" fotoğrafları da buna dahildir. inTusell bu konuda size şu araçları verir:

1. Rıza kaydı: Rıza kanal ve amaç bazında, zamanıyla birlikte kaydedilir; danışan rıza portalı bağlantısından tercihini görüp değiştirebilir.
2. Yasal bildirimler: İşletmem › İşletme Bilgileri’ndeki "Yasal bildirimler" danışana ilk temasta sizin kendi gizlilik bağlantınızı taşıyan kısa bir KVKK notu gönderir ve tanıtım mesajlarına çıkış satırı ekler. Varsayılan olarak açıktır; yalnız sahip ya da yönetici değiştirebilir.
3. Hassas alan kontrolü: "Sağlık notu / şikâyet" gibi yüksek hassasiyetli alanları AI sizin teyidiniz olmadan kaydetmez.
4. Şifreli saklama, ayrı veri ve maskeleme: Veriler şifreli saklanır ve her işletmenin verisi ayrı tutulur; saklama politikası süresi dolan veriyi gece siler, "Verilerimi İndir (KVKK)" ile dışa aktarım yaparsınız. Yüklediğiniz satış görüşmesi kayıtlarının dökümünde telefon, e-posta, kimlik ve kart numarası gibi bilgiler maskelenir.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "danışan neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kanıtla cevap vermenizi kolaylaştırır.

Ne değildir?

inTusell’i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.
• Bir hekim, uzman ya da teşhis aracı değildir. Tıbbi tavsiye vermez, tanı koymaz, işlem önermez, sonuç garantisi vermez; değerlendirmeyi uzmana ve canlı ekibe bırakır.
• Bir hasta kayıt / EMR sistemi değildir. Tıbbi kayıt, işlem geçmişi veya hasta dosyası tutmaz; randevu, iletişim ve danışan koordinasyonu katmanıdır.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim’e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• Boşalan saati başka danışanlara teklif etmez. Gelmeyen danışanın saati randevu defterinde yeniden açılır; yeniden planlama mesajı yalnız gelmeyen danışanın kendisine gider.
• Her yoruma yanıt veren bir bot değildir. Instagram yorum otomasyonu canlıdır, ama link içeren spam yorumlara AI yanıt yazmaz; Instagram’ı 24 Eylül 2026’dan önce bağladıysanız bir kez yeniden bağlayana kadar da yorumlara AI yanıtı gitmez.
• Sektöre özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre farklılaşmaz.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI hangi işlemin uygun olduğunu söyler veya işlem önerir mi?

Hayır. AI tıbbi tavsiye vermez, tanı koymaz, işlem/tedavi önermez. "Bana lazer mi dolgu mu uygun?" gibi soruda taraf tutmaz; danışanı genel olarak bilgilendirir ve değerlendirmeyi uzmana bırakarak konsültasyon randevusuna yönlendirir. Hangi işlemin kime uygun olduğu kararı her zaman uzmanındır.

Konsültasyon randevusunu AI tek başına oluşturur mu?

Evet. AI uygun konsültasyon tipini önerir, konsültasyon süresine, çalışma saatlerinize ve dolu slotlara göre randevu oluşturur. Aynı saate çift randevu (double-booking) sistemce engellenir. Karmaşık veya medikal değerlendirme gerektiren bir durumda sohbeti uzmana / canlı ekibe devreder.

İşlem fiyatını AI söyler mi?

Merkez politikanıza ve sağlık reklam mevzuatına göre. Mevzuat işlem ücretlerinin kamuya açık pazarlanmasını sınırlar; tipik kurulumda AI ücreti konsültasyon sonrasına bırakır veya canlı ekibe yönlendirir. Emin olmadığı bir rakamı uydurmaz; bilmediğini söyler ve doğru adıma yönlendirir.

No-show (gelmeyen danışan) nasıl azalır?

Her randevu için 1 gün ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider; danışan mesajdaki bağlantıdan iptal veya erteleme yapabilir. Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen danışana gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Randevu sistemi için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Konsültasyon tipleri, çalışma saatleri, hatırlatma ve takip inTusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir ve tek yönlü çalışır; bağlamasanız da randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır.

Danışanın fotoğraf veya sağlık notu KVKK açısından güvende mi?

Estetik işlemlere ait sağlık verisi ve "öncesi" fotoğrafları KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve açık rıza gerektirir. inTusell’de veriler şifreli saklanır ve her işletmenin verisi ayrı tutulur; AI yüksek hassasiyetli sağlık notu alanını sizin onayınız olmadan kaydetmez. Rıza kanal ve amaç bazında, zamanıyla birlikte kaydedilir; danışan rıza portalı bağlantısından tercihini değiştirebilir.

Sonraki adım

Konsültasyon ve hatırlatma motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı hizmetleriniz, tonunuz ve estetiğe özgü tıbbi sınırlarınızla şekillendirmek için estetik için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun; estetik kliniğin bir alt dalı olduğu için genel sağlık rehberi klinik yapay zekası eğitimi de geçerlidir. Gelen randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için estetik / güzellik merkezi inTusell’i nasıl kullanır, kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini görmek için estetik için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına geçin. Estetik çözümünün tamamını estetik / güzellik merkezi çözümü sayfasında, tüm yazıları tüm yazılar üzerinden bulabilirsiniz.

Konsültasyon ve hatırlatma akışınızı birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; kısa bir oturumda çalışma saatlerinizi, konsültasyon tiplerinizi ve ilk randevu hatırlatmasını birlikte ayarlarız.