Emlak ofisi inTusell kullanımı: günlük operasyon rehberi

Ana yazıda inTusell yapay zekasını eğittiniz: bilgi tabanını ve portföyünüzü yüklediniz, satış görüşmelerini işaretlediniz, personayı ve yanıt kurallarını ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir emlak ofisi inTusell’i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda emlak inTusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor: gelen DM’den yer gösterme randevusuna, takipten insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin emlak bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini.

Kısa cevap

Bir günün akışı

inTusell’i kuran bir ofisin tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden danışman sabah gelip onlarca okunmamış DM’i, cevapsız "fiyat ne kadar?" mesajını tek tek tarardı. Şimdi gece boyunca gelen talepler zaten yanıtlanmış, uygun ilanlar eşleştirilmiş, yer gösterme talepleri toplanmış durumda (AI randevu araçları açıksa bazı randevular da açılmış). Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama işiyle değil, gerçekten karar gerektiren, özellikle pazarlık ve kapanış, sohbetlerle ilgileniyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu ofisler için anlamlı:

• Instagram ve WhatsApp’tan yoğun talep alan ofisler: günde onlarca "fiyat ne kadar, müsait mi?" mesajına yetişemeyenler.
• Mesai dışı talep kaybeden danışmanlar: akşam ve hafta sonu gelen ilan sorularına geç dönüldüğü için alıcı kaçıranlar.
• Geniş portföy yöneten ofisler: yüzlerce ilan içinde doğru eşleştirmeyi elle yapmak zorunda kalanlar.
• No-show’dan zarar eden danışmanlar: gelmeyen alıcı yüzünden boşa giden yer gösterme randevularının zaman kaybına dönüştüğü ofisler.

Tek bir danışmanın yetişemediği talep hacmi varsa, inTusell o talebi karşılayan deneyimli bir emlak danışmanı gibi çalışır.

Gelen talep: müşteri portföy sorar, AI uygun ilanı önerir

Akış, müşterinin bir mesaj atmasıyla başlar. Instagram DM’den "Beşiktaş civarında kiralık 1+1 arıyorum, 25 bin civarı" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, yüklediğiniz portföyü tarar, müşterinin kriterlerine uyan ilanları önerir ve yer göstermeye yönlendirir.

İki önemli sınır var. Birincisi: AI portföyde olmayan ilanı uydurmaz. "Bu bütçeye deniz manzaralı var mı?" sorusunda eğer portföyde yoksa, uydurma bir ilan üretmez; "şu an portföyümüzde yok, danışmanımız benzer seçenekleri paylaşabilir" der. İkincisi: müşteri hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir: yabancı alıcı ve yatırımcılar için bu kritik.

Eğer eğitimde "ilan önermeden önce bütçe, bölge ve oda sayısını sor" yanıt kuralını eklediyseniz, AI önce kriterleri netleştirir; teklif rastgele değil, müşterinin gerçek ihtiyacına göre çıkar. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Portföy eşleştirme ve fiyat: AI ne söyler, ne söylemez

Burası emlak için en hassas nokta. AI ilanı ve fiyatı uydurmaz. Eşleştirmeyi yalnızca Portföy sayfanıza ya da bilgi tabanına yüklediğiniz ilanlardan yapar; fiyatı yalnızca o ilanda tanımlı liste fiyatından söyler. Müşterinin kriterlerini şu eksenlerde değerlendirir:

Pazarlık, kredi uygunluğu, ekspertiz değeri veya "bu fiyat düşer mi?" gibi sorularda AI rakam uydurmaz. Bu konuları danışmana taşır, çünkü bunlar müzakere ve değerlendirme gerektiren konulardır. Aynı şekilde portföyde olmayan bir bölge veya tip sorulursa, AI uydurma ilan üretmek yerine danışmana yönlendirir. Bu davranış, müşteriye yanlış bilgi verip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmanızı engeller; güvenin temeli budur.

Portföyün nasıl yüklendiğini, ilan açıklamalarının bilgi tabanına nasıl işlendiğini ve yanıt kurallarının nasıl kurulduğunu inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısında ayrıntılı bulursunuz.

Yer gösterme randevusu: slot, çakışma ve süre

Müşteri "görebilir miyim?" dediğinde randevu motoru devreye girer. AI havadan saat vermez; önce müşterinin uygun gün, saat ve notunu toplar. Sonrası hesabınızın kurulumuna bağlıdır. AI randevu araçları açıksa eğitimde tanımladığınız üç şeye bakar (randevu tipinin süresi, örneğin "Yer Gösterme 45 dk", danışmanın çalışma saatleri ve o slotun dolu olup olmadığı) ve uygun slota yer gösterme randevusunu kendisi açar. Açık değilse talebi bu bilgilerle ekibinize aktarır, saati siz teyit edersiniz ya da müşteri online randevu sayfanızdan boş saati kendisi seçer. Hangisinin geçerli olduğunu AI Deneme’de bir yer gösterme randevusu isteyerek görürsünüz.

Burada en kritik koruma çakışma önlemedir: aynı saate iki randevu girilemez. inTusell randevu oluşturmadan önce çalışma saatlerini ve mevcut randevuları kontrol eder; çakışan bir slot istenirse randevuyu açmaz. İptal edilen veya gelmeyen randevular bu kontrolde slotu tekrar boşaltır. Böylece manuel ajandayla çalışan ofislerin sık yaşadığı sorun (aynı saate iki alıcı yazıp ikisini birden mağdur etmek) ortadan kalkar.

Her randevunun bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (geldi / yer gösterildi)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi / no-show)

Müşteri, randevu mesajındaki /manage-appointment/{token} bağlantısından kendi randevusunu görüntüleyebilir, erteleyebilir veya iptal edebilir. Böylece her erteleme için danışmanı aramak zorunda kalmaz; slot da boşa gitmez. Yer gösterme randevusu mantığının portföy eşleştirmeyle nasıl tek akışta birleştiğini yer gösterme randevu otomasyonu yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.

Hatırlatma ve no-show azaltma

Emlakta gelmeyen alıcı pahalıdır: boşa giden yer gösterme hem danışmanın zamanını yer hem de o saate alınabilecek başka bir alıcının kaçması demektir. inTusell bunu otomatik hatırlatmayla azaltır.

Her yer gösterme randevusu için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] [adres] için randevunuz var" tonunda bir mesaj.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] yer gösterme randevunuz var: 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

1 gün önceki mesaj "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye onay ister. Hatırlatma, müşterinin yazdığı kanaldan gider; o kanaldan ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Müşterinin yeni bir uygulama yüklemesine gerek yoktur. Mesajın içinde değiştirme/iptal bağlantısı bulunur, böylece alıcı gelemeyeceğini önceden bildirebilir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Alıcı yine de gelmezse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir "Geldi") inTusell gelmeyen alıcıya gerçek boş saatlerinizden numaralı en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gönderir; işaretleme yapmıyorsanız göndermez, çünkü o durumda "gelmedi" bir tahmindir ve gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. Alıcı kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

Google Takvim: tek yönlü senkron

Yer gösterme randevusu oluşturulduğunda, isteğe bağlı olarak Google Takvim’e de kopyalanır. Danışman, randevuları kendi takviminde, örneğin telefonundaki Google Takvim’de, görür. Erteleme ve iptal de takvime yansır.

Bu senkron tek yönlüdür: inTusell → Google Takvim. Yani inTusell randevuyu takvime yazar, ama takvimde elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri akmaz; Google’da eklediğiniz bir etkinlik inTusell’deki saati kapatmaz. Çakışma kontrolü her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden yapılır. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamasanız da randevular ve hatırlatmalar çalışır.

Sessiz alıcıyı kaybetmemek: proaktif takip ve CRM

Emlakta en çok aday, "düşüneyim" deyip kaybolan alıcılarda erir. Bir kişi haftalarca karar verir, bu süreçte birçok ofisle konuşur; sizi unutan kazanır. inTusell bu müşteri adaylarını unutmaz. İlan bilgisi alıp sessiz kalan alıcıya AI’ın kendisi yazdığı en fazla 3 takip mesajı gider; bekleme süreleri sektöre göre ayarlıdır ve mesajlar yalnız çalışma saatlerinde (randevu saatleriniz, yoksa yerel saatle 09:00-21:00) WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan çıkar. Alıcı yanıt verince, randevu alınca ya da "yazmayın" deyince takip durur. Her sohbet CRM’e işlenir, böylece müşterinin geçmişi, hangi ilanla ilgilendiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede danışman sabah operasyona oturduğunda hangi alıcının sıcak, hangisinin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmaya, "kim ne demişti?" diye geçmiş aramaya gerek kalmaz.

İnsana devir: çalışma modları

AI’ın ne kadar kendi başına çalışacağını siz belirlersiniz. Hesap genelinde üç mod var (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "AI Gelişmiş Ayarlar"):

Her modda AI, pazarlık veya kredi/değerleme gibi rakam gerektiren bir konuyu ya da emin olmadığı bir durumu danışmana devreder. Devir, sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar ekranına düşer; müşteri baştan anlatmak zorunda kalmaz. Tek bir konuşmada farklı davranmak isterseniz, örneğin hassas bir kapanışta, o konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alırsınız. Hesap modunu istediğiniz an değiştirebilirsiniz.

Kanallar ve raporlar

inTusell tek bir kanala bağlı değildir. Tüm yazışmalar (WhatsApp, Instagram DM, Telegram ve web chat) tek bir gelen kutusunda toplanır. WhatsApp’ı QR kodla ya da telefon numaranızla aldığınız 8 karakterlik eşleşme koduyla bağlarsınız; bu yöntem Meta onayı gerektirmez, numaranız aynı kalır. Resmi WhatsApp hattı (Cloud API) Meta onayından sonra açılacak.

Instagram tarafında Instagram DM ve Instagram yorum otomasyonu (ilan altındaki yorumlara otomatik dönüş) canlıdır. DM yanıtları Instagram bağlanınca zaten açıktır; yorum yanıtları ise Instagram kartındaki "Instagram yorumları" anahtarıyla açılıp kapanır ve bu anahtar varsayılan olarak açıktır. Instagram’ı 24 Eylül 2026’dan önce bağladıysanız yorumlar için bir kez yeniden bağlamanız gerekir; o zamana kadar hiçbir yoruma AI yanıtı gitmez.

Operasyon tarafında, hangi kanaldan kaç talep geldiği, kaç yer gösterme oluştuğu ve hangi aşamada kaç aday bulunduğu panelde raporlanır. Ürün ve fiyatlandırma detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

Ne değildir?

inTusell’i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir. Hazır kalıplara göre değil, eğittiğiniz portföy ve satış teknikleriyle çalışır.
• Bir portföy/ilan platformu değildir. İlan envanteri sağlamaz; sizin yüklediğiniz portföyü kullanır.
• Bir değerleme veya ekspertiz aracı değildir. Değer biçmez, fiyat tahmini yapmaz; bu kararları danışmana bırakır.
• Emlağa özel fiyatlı bir ürün değildir. Paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre değişmez; kanal sayısı ücretlendirilmez. Randevu modülü her pakette açılabilir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI portföyden ilan eşleştirir mi?

Evet. AI, müşterinin bütçe, bölge, oda sayısı ve metrekare gibi kriterlerini sorar; yalnızca Portföy sayfanıza ya da bilgi tabanınıza yüklediğiniz ilanlardan uygun olanları önerir. Portföyde olmayan bir ilanı veya fiyatı uydurmaz; emin olmadığı durumda danışmana devreder.

AI fiyat söyler mi?

Yalnızca portföyünüzde tanımlı liste fiyatını söyler. Pazarlık, kredi uygunluğu veya değer biçme gibi konularda rakam uydurmaz; konuyu danışmana taşır. Bilmediği fiyatı uydurmak yerine "danışmanımız netleştirecek" der.

Yer gösterme randevusu nasıl oluşur?

Hesabınızın kurulumuna bağlıdır: AI randevu araçları açıksa AI, danışmanın çalışma saatlerine ve dolu slotlara göre yer gösterme randevusunu kendisi açar; değilse talebi ekibinize aktarır, saati siz teyit edersiniz ya da müşteri online randevu sayfanızdan boş saati seçer. Aynı saate çift randevu sistemce engellenir. Ücretli paketlerde randevudan 1 gün ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider; müşteri /manage-appointment/ bağlantısından kendi randevusunu yönetir.

Gelmeyen alıcıya (no-show) ne olur?

Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen müşteriye gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Müşteri danışmana bağlanabilir mi?

Evet. AI emin olmadığı ya da insan gerektiren bir konuşmayı danışmana devreder; devir Kararlar sayfasına düşer ve sohbetin tüm geçmişi önünüzde olur. Bir konuşmayı istediğiniz an devralabilir, yalnız o konuşma için AI’ı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alabilirsiniz.

Randevular Google Takvim’e düşer mi?

Evet. Yer gösterme randevusu oluşturulduğunda Google Takvim’e kopyalanır; erteleme ve iptal de yansır. Senkron tek yönlüdür (inTusell → Takvim); danışman kendi takviminde randevuları görür, ama Google’da eklenen bir etkinlik inTusell’deki saati kapatmaz.

Yabancı alıcıya yanıt verebilir mi?

Evet. Müşteri hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir; ek bir ayar gerekmez. Yurt dışından gelen yatırımcı ve alıcılara kendi dillerinde dönmek, kanal fark etmeksizin aynı şekilde çalışır.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın: bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına, randevu motorunun ayrıntısı için yer gösterme randevu otomasyonu yazısına geçebilirsiniz. Emlak çözümü sayfasında sektöre özel kullanımı, fiyatlandırma sayfasında paketleri görebilir, tüm seriyi tüm yazılar sayfasından inceleyebilirsiniz.

Kendi ofisinizde nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hi@intusell.com adresine yazın. Kısa bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk portföy eşleştirmesini ve yer gösterme randevusunu sistemde test ediyoruz.