Emlak için portföy eşleştirme ve yer gösterme randevusu (randevu motoru)

Emlakta en pahalı kayıp, gelen sıcak talebin yer göstermeye dönmeden soğumasıdır. "3+1 var mı, ne kadar?" diye yazan biri saatler içinde yanıt alamazsa başka ofise gider; randevu verdiğiniz alıcı hatırlatılmazsa gelmez ve o saate başka bir müşteri yazamazsınız. Çoğu ofis bunu danışmanın hafızasıyla ve WhatsApp'tan tek tek yazışmayla yürütmeye çalışır; ama bu yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, emlak yer gösterme randevu otomasyonu ile gelen talebi portföyünüzle eşleştirmeden randevuya, hatırlatmadan çakışma önlemeye ve tek yönlü Google Takvim senkronuna kadar ofisin randevu motorunu intusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin emlak bölümünün randevu ve motor ayağıdır; serinin emlak pilonu için intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Emlakta randevuyu intusell'e taşımanın iki nedeni var: hiçbir talebin yanıtsız soğumaması ve hiçbir yer gösterme randevusunun hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey danışmanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda talep 7/24 karşılanır, doğru portföy önerilir ve hatırlatma kendiliğinden gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, intusell'in "chatbot değil, kıdemli bir gayrimenkul danışmanı" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir danışman müşteriye rastgele daire söylemez, bütçesine ve bölgesine uyanı önerir; randevuyu havadan vermez, takvime bakar; alıcıyı aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• Instagram ve WhatsApp'tan yoğun alıcı/kiracı talebi alan, "ne kadar, müsait mi" mesajlarına yetişemeyen emlak ofisleri.
• Mesai dışı gelen talebi geç yanıtladığı için yer göstermeye dönüşmeden kaybeden danışmanlar.
• Konut, ticari ve arsa gibi farklı portföy tiplerini ve farklı yer gösterme sürelerini yöneten ekipler.
• Günü kendi Google Takvimi üzerinden takip etmek isteyen ofisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Portföy eşleştirme: AI doğru ilanı önerir

Randevu motorunun emlağa özel ilk adımı, gelen talebi portföyünüzle eşleştirmektir. Bilgi tabanınıza yüklediğiniz portföy bilgisini (PDF liste, Excel/CSV, ilan sayfası URL'si ya da serbest metin) intusell vektör aramayla işler; müşteri yazdığında ölçütlere uyan ilanları bulur.

Eşleştirme tipik olarak şu ölçütler üzerinden çalışır:

Kritik nokta: AI yalnızca bilgi tabanınızdaki portföyden önerir. Olmayan bir ilanı, tanımlamadığınız bir fiyatı veya doğrulanmamış bir müsaitliği uydurmaz. Müşteri ölçütlerine uyan ilan yoksa ya da emin değilse, danışmana devreder. Bu davranış, müşteriye yanlış daire veya yanlış fiyat söyleyip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmanızı engeller — emlakta güvenin temeli budur. Portföyü bilgi tabanına nasıl yüklediğinizi ve AI'ı nasıl eğittiğinizi intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Yer gösterme randevu tiplerini kurmak

Eşleştirme bir ilana yakınsadığında sıra yer göstermeye gelir. Her yer gösterme tipi için bir randevu tipi tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI'ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "Konut gösterimi 30 dk" tanımlıysa AI 30 dakikalık boşluk arar. Ara süresi (buffer) emlakta özellikle önemlidir, çünkü iki yer gösterme arasında danışmanın bir lokasyondan diğerine ulaşması gerekir; buffer'ı yol payına göre ayarlarsınız.

3. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI'ın yalnızca müsait olduğunuz saatlere yer gösterme randevusu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pazartesi-Cumartesi 09:00-19:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da ekip dışı bir gün için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil — kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz.

Böylece AI bayram sabahı yer gösterme randevusu vermez, mesai bitiminden sonraki saate müşteri yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

4. Çakışma önleme: aynı saate iki yer gösterme olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. intusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir alıcı iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir müşteriye açılabilir. Aynı saate iki yer gösterme yazmak — manuel ajandanın en sık hatası — matematiksel olarak engellenmiş olur. Bir danışman aynı anda iki yerde olamayacağı için bu, emlakta doğrudan zaman ve itibar kaybını önler.

5. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

No-show'u asıl azaltan parçadır. Her yer gösterme randevusu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: Ertesi günkü randevuyu, tarih-saat ve adresle birlikte hatırlatan kısa mesaj.
• 2 saat önce: Aynı gün, randevuya kısa süre kala gönderilen ikinci hatırlatma.

Mesaj, danışman/asistan adınızla (ai_persona_name) imzalanır ve içine tek tıkla iptal/erteleme bağlantısı eklenir (/manage-appointment/...). Müşteri gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez ve siz o saate başka bir yer gösterme planlayabilirsiniz.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Müşterinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram, Facebook Messenger).
2. Native kanal başarısızsa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat müşterilerinde mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz (reminders_enabled); örneğin aynı gün içinde alınan bir randevuda 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir.

6. No-show ve boşalan slotun yeniden teklifi

Müşteri tüm hatırlatmalara rağmen yer göstermeye gelmediyse randevuyu missed (gelmedi) olarak işaretlersiniz. Bu işaret bir dizi otomatik adımı tetikler:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Varsa Google Takvim etkinliği silinir.
• Boşalan slot, ilgilenen veya takipteki son müşterilerden uygun olanlara otomatik yeniden teklif edilir.
• Müşteri, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu yeniden teklif, çok kanallı hatırlatmaların aksine şimdilik WhatsApp üzerinden ve takipteki birkaç uygun müşteriye gider; ayrı bir yönetilen bekleme listesi tutulmaz, fırsat en sıcak adaylara fırsatçı biçimde iletilir. Yani aynı semtte aynı bütçeyle ilgilenen başka bir alıcınız varsa, boşalan saat ona teklif edilebilir. No-show, kayıp bir gün değil; yeniden değerlendirilen bir fırsattır.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi tek tık OAuth ile bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (intusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim'e "Yer gösterme — müşteri adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal veya no-show olduğunda etkinlik silinir.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim'de elle yaptığınız bir değişiklik intusell'e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim'in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman intusell'in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da yer gösterme randevusu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Kanal ve devir: talep nereden gelirse

Yer gösterme motoru, talebin geldiği kanaldan bağımsız çalışır. WhatsApp (QR ile bağlama Meta onayı gerektirmez), Instagram DM, Facebook Messenger, Telegram, web chat ve e-postadan gelen talepler tek gelen kutusunda toplanır; AI hepsinde aynı portföy eşleştirme ve randevu akışını yürütür. Instagram yorum otomasyonu ise Meta onayına bağlı olarak kademeli açılır; ilk adım WhatsApp ve onaylı Instagram DM'dir.

İnsana devir tamamen sizin kontrolünüzdedir. Üç lock modu var: ai_only (tüm sohbetleri AI yönetir), hybrid (AI normal akışı yürütür, gerektiğinde danışmana tırmandırır) ve human_only (tüm sohbetler doğrudan ekibe gider). hybrid modda AI, pazarlık, hukuki bir soru ya da portföy dışı bir talep geldiğinde danışmana devreder; devir anında sohbetin tüm geçmişi danışmanın önünde olur. Kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında, randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini intusell'i nasıl kullanırsınız yazısında bulabilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir portföy yönetim yazılımı / ilan sitesi değildir. intusell talebi portföyünüzle eşleştirir ve yer göstermeyi yönetir; ilan yayını, tapu veya değerleme tutmaz. Portföyü siz bilgi tabanına yüklersiniz.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim'e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• Fiyat veya değerleme motoru değildir. AI bütçeye göre eşler ama bilgi tabanında olmayan bir fiyatı uydurmaz; emin olmadığında danışmana devreder.
• Emlağa özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; fiyat modeli mesaj ve ses dakikası bazlıdır, sektöre göre farklılaşmaz. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

AI portföyü kendi kafasına göre mi eşleştirir?

Hayır. Eşleştirme yalnızca bilgi tabanınıza yüklediğiniz portföy bilgisinden yapılır (bütçe, oda sayısı, bölge, durum). AI ölçüt dışında fiyat ya da müsaitlik uydurmaz; emin olmadığında danışmana devreder.

Yer gösterme randevusu hangi saatlere verilir?

Yalnızca tanımladığınız çalışma saatleri içinde. Hafta içi, hafta sonu ve tatil istisnalarını panelden ayarlarsınız; AI kapalı saate veya dolu bir slota randevu açmaz.

Aynı saate iki yer gösterme girilebilir mi?

Hayır. intusell çalışma saatlerinizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Müşteri yer göstermeye gelmezse (no-show) ne olur?

Randevu "missed" işaretlendiğinde bekleyen hatırlatmalar iptal edilir, varsa Google Takvim etkinliği silinir, boşalan slot takipteki uygun WhatsApp müşterilerine otomatik yeniden teklif edilir ve takip akışı tetiklenir.

Google Takvim senkronu çift yönlü mü?

Hayır, tek yönlüdür: intusell randevuyu Google Takvim'e yazar (oluşturma, erteleme, iptal yansır). Takvimde elle yapılan değişiklik intusell'e geri dönmez; çakışma kontrolü intusell'in kendi randevu defterinden yapılır.

Randevu için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Çalışma saatleri, hatırlatma ve takvim senkronu intusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da yer gösterme randevusu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI'ı portföyünüz, tonunuz ve yanıt kurallarınızla şekillendirmek için intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun. Gelen taleplerin ve randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için intusell'i nasıl kullanırsınız yazısına, kanal tarafı için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına geçin. Aynı motorun başka sektörlerde nasıl kurulduğunu merak ederseniz tur acentesi için yapay zeka eğitimi ve klinik için yapay zeka eğitimi yazılarına bakabilir, emlak çözümü sayfasını ve tüm yazıları tüm yazılar üzerinden inceleyebilirsiniz.

Randevu sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hello@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, yer gösterme tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı 20 dakikada birlikte ayarlarız.