Emlak yer gösterme randevu otomasyonu ve portföy eşleştirme

Emlakta en pahalı kayıp, gelen sıcak talebin yer göstermeye dönmeden soğumasıdır. "3+1 var mı, ne kadar?" diye yazan biri saatler içinde yanıt alamazsa başka ofise gider; randevu verdiğiniz alıcı hatırlatılmazsa gelmez ve o saate başka bir müşteri yazamazsınız. Çoğu ofis bunu danışmanın hafızasıyla ve WhatsApp’tan tek tek yazışmayla yürütmeye çalışır; ama bu yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, emlak yer gösterme randevu otomasyonu ile gelen talebi portföyünüzle eşleştirmeden randevuya, hatırlatmadan çakışma önlemeye ve tek yönlü Google Takvim senkronuna kadar ofisin randevu motorunu inTusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin emlak bölümünün randevu ve motor ayağıdır; serinin emlak pilonu için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Emlakta randevuyu inTusell’e taşımanın iki nedeni var: talebin yanıtsız soğumaması ve yer gösterme randevusunun hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey danışmanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda talep 7/24 karşılanır, doğru portföy önerilir ve hatırlatma kendiliğinden gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir; basit bir chatbot değildir. İyi bir danışman müşteriye rastgele daire söylemez, bütçesine ve bölgesine uyanı önerir; randevuyu havadan vermez, takvime bakar; alıcıyı aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• Instagram ve WhatsApp’tan yoğun alıcı/kiracı talebi alan, "ne kadar, müsait mi" mesajlarına yetişemeyen emlak ofisleri.
• Mesai dışı gelen talebi geç yanıtladığı için yer göstermeye dönüşmeden kaybeden danışmanlar.
• Konut, ticari ve arsa gibi farklı portföy tiplerini ve farklı yer gösterme sürelerini yöneten ekipler.
• Günü kendi Google Takvimi üzerinden takip etmek isteyen ofisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Portföy eşleştirme: AI doğru ilanı önerir

Randevu motorunun emlağa özel ilk adımı, gelen talebi portföyünüzle eşleştirmektir. Panelde Portföy sayfasına girdiğiniz ilanları ve bilgi tabanına eklediğiniz kaynakları (PDF liste, Excel/CSV, web sitesi taraması) inTusell aramayla işler; müşteri yazdığında ölçütlere uyan ilanları bulur.

Eşleştirme tipik olarak şu ölçütler üzerinden çalışır:

Kritik nokta: AI yalnızca yüklediğiniz portföyden önerir. Olmayan bir ilanı, tanımlamadığınız bir fiyatı veya doğrulanmamış bir müsaitliği uydurmaz. Müşteri ölçütlerine uyan ilan yoksa ya da emin değilse, danışmana devreder. Bu davranış, müşteriye yanlış daire veya yanlış fiyat söyleyip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmanızı engeller: emlakta güvenin temeli budur. Portföyü bilgi tabanına nasıl yüklediğinizi ve AI’ı nasıl eğittiğinizi inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Yer gösterme randevu tiplerini kurmak

Eşleştirme bir ilana yakınsadığında sıra yer göstermeye gelir. AI tarih, saat ve notu toplar. Sonrası hesabınızın kurulumuna bağlıdır: AI randevu araçları açıksa çalışma saatlerinize ve dolu saatlere bakar, uygun saate yer gösterme randevusunu kendisi açar; açık değilse talebi bu bilgilerle ekibinize aktarır, saati siz teyit edersiniz ya da müşteri online randevu sayfanızdan boş saati kendisi seçer. Hangisinin geçerli olduğunu AI Deneme’de bir yer gösterme randevusu isteyerek görürsünüz.

Her yer gösterme tipi için bir randevu tipi tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, slotun doğru hesaplanması için kritik: "Konut gösterimi 30 dk" tanımlıysa randevu motoru 30 dakikalık boşluk arar. Ara süresi (buffer) emlakta özellikle önemlidir, çünkü iki yer gösterme arasında danışmanın bir lokasyondan diğerine ulaşması gerekir; buffer’ı yol payına göre ayarlarsınız.

3. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

Yer gösterme randevusunun yalnızca müsait olduğunuz saatlere verilmesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pazartesi-Cumartesi 09:00-19:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da ekip dışı bir gün için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil: kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz.

Böylece AI bayram sabahı yer gösterme randevusu vermez, mesai bitiminden sonraki saate müşteri yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

4. Çakışma önleme: aynı saate iki yer gösterme olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. inTusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir alıcı iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir müşteriye açılabilir. Aynı saate iki yer gösterme yazmak (manuel ajandanın en sık hatası) sistemce engellenir. Bir danışman aynı anda iki yerde olamayacağı için bu, emlakta doğrudan zaman ve itibar kaybını önler.

5. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

No-show’u asıl azaltan parçadır. Her yer gösterme randevusu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: Ertesi günkü randevuyu tarih ve saatiyle hatırlatan, "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye onay isteyen kısa mesaj.
• 2 saat önce: Aynı gün, randevuya kısa süre kala gönderilen ikinci hatırlatma.

Mesaj, danışman/asistan adınızla (ai_persona_name) imzalanır ve içine değiştirme/iptal bağlantısı eklenir (/manage-appointment/...). Müşteri gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez ve siz o saate başka bir yer gösterme planlayabilirsiniz.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Müşterinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram).
2. O kanal başarısızsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat müşterilerinde mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz (reminders_enabled); örneğin aynı gün içinde alınan bir randevuda 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

6. Gelmeyen müşteri ve yeniden planlama

Müşteri tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen müşteriye gerçek boş saatlerinizden numaralı en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Müşteri, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da müşteri hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Müşteri kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi Google hesabınızla giriş yaparak bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (inTusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim’e "Randevu: müşteri adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal edildiğinde etkinlik silinir; gelmedi işaretlenen randevunun etkinliği takvimde kalır.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim’de elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim’in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da yer gösterme randevusu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Kanal ve devir: talep nereden gelirse

Yer gösterme motoru, talebin geldiği kanaldan bağımsız çalışır. WhatsApp (QR kodla ya da 8 karakterlik eşleşme koduyla bağlanır, Meta onayı gerektirmez), Instagram DM, Telegram ve web chat’ten gelen talepler tek gelen kutusunda toplanır; AI hepsinde aynı portföy eşleştirme ve randevu akışını yürütür. Instagram yorum otomasyonu da canlıdır ve varsayılan olarak açıktır; Instagram’ı 24 Eylül 2026’dan önce bağladıysanız yorumlar için bir kez yeniden bağlamanız gerekir.

İnsana devir tamamen sizin kontrolünüzdedir. Hesap genelinde üç mod var: Stajyer (varsayılan; yanıtları kendisi gönderir, iptal ya da iadeden önce size sorar), Kıdemli (iptal ve iadeyi de kendisi yapar) ve Tam onay (WhatsApp, Instagram ve Telegram’da her yanıt onayınızı bekler). Her modda AI, pazarlık, hukuki bir soru ya da portföy dışı bir talep geldiğinde danışmana devreder; devir sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar sayfasına düşer. Tek bir konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna da alabilirsiniz. Kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında, randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında bulabilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir portföy yönetim yazılımı / ilan sitesi değildir. inTusell talebi portföyünüzle eşleştirir ve yer göstermeyi yönetir; ilan yayını, tapu veya değerleme tutmaz. Portföyü siz bilgi tabanına yüklersiniz.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim’e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• Fiyat veya değerleme motoru değildir. AI bütçeye göre eşler ama bilgi tabanında olmayan bir fiyatı uydurmaz; emin olmadığında danışmana devreder.
• Emlağa özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolamayla ayrılır, sektöre göre farklılaşmaz. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

AI portföyü kendi kafasına göre mi eşleştirir?

Hayır. Eşleştirme yalnızca Portföy sayfanıza ya da bilgi tabanınıza yüklediğiniz ilan bilgisinden yapılır (bütçe, oda sayısı, bölge, durum). AI ölçüt dışında fiyat ya da müsaitlik uydurmaz; emin olmadığında danışmana devreder.

Yer gösterme randevusu hangi saatlere verilir?

Yalnızca tanımladığınız çalışma saatleri içinde. Hafta içi, hafta sonu ve tatil istisnalarını panelden ayarlarsınız; AI kapalı saate veya dolu bir slota randevu açmaz.

Aynı saate iki yer gösterme girilebilir mi?

Hayır. inTusell çalışma saatlerinizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Müşteri yer göstermeye gelmezse (no-show) ne olur?

Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen müşteriye gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Google Takvim senkronu çift yönlü mü?

Hayır, tek yönlüdür: inTusell randevuyu Google Takvim’e yazar (oluşturma, erteleme, iptal yansır). Takvimde elle yapılan değişiklik inTusell’e geri dönmez ve Google’da eklenen bir etkinlik inTusell’deki saati kapatmaz; çakışma kontrolü inTusell’in kendi randevu defterinden yapılır.

Randevu için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Çalışma saatleri, hatırlatma ve takvim senkronu inTusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da yer gösterme randevusu ve hatırlatma çalışır. Hatırlatmalar ücretli paketlerde açıktır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı portföyünüz, tonunuz ve yanıt kurallarınızla şekillendirmek için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun. Gelen taleplerin ve randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısına, kanal tarafı için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına geçin. Aynı motorun başka sektörlerde nasıl kurulduğunu merak ederseniz tur acentesi için yapay zeka eğitimi ve klinik için yapay zeka eğitimi yazılarına bakabilir, emlak çözümü sayfasını ve tüm yazıları tüm yazılar üzerinden inceleyebilirsiniz.

Randevu sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, yer gösterme tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı birlikte ayarlayalım.