Hukuk bürosu danışma randevu otomasyonu: dosya ön değerlendirme yönlendirmesi

Bir avukatlık ofisinde danışma randevusu, kliniğin muayene randevusundan iki noktada ayrılır. Birincisi: gelen talep çoğu zaman ham ve sınıflanmamıştır — "ev sahibim dava açmış", "işten çıkarıldım", "miras kaldı ama anlaşamıyoruz" diyen biri hangi alanın, hangi avukatın işi olduğunu kendisi bilmez. İkincisi: AI bu talebe cevap verirken bir çizgiyi asla aşmamalıdır — hukuki yorum yapmaz, dava sonucu tahmin etmez. Danışma randevu motoru tam bu iki ihtiyacı birden karşılamak için kurulur: talebi doğru çalışma alanına ve doğru avukata yönlendirmek, ama olayı yorumlamadan.

Bu yazı, bir hukuk bürosunun danışma randevusu ve dosya ön değerlendirme yönlendirmesi motorunu intusell üzerinde nasıl kurduğunu anlatıyor: randevu tipleri, çalışma saatleri, çakışma önleme, hatırlatma, no-show azaltma ve en kritik parça olan ön değerlendirme yönlendirmesi. Bu, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin hukuk bölümünün randevu ve motor ayağıdır; serinin hukuk pilonu için bir hukuk bürosu intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden danışma randevu otomasyonu

Hukuk bürosunda iki şey aynı anda kaybolur: yetişilemeyen talep ve hatırlatılmayan görüşme. Mesai dışında yazan müvekkil ertesi güne kadar bekler, çoğu zaman başka büroya gider. Talebin ham olması işi daha da yorar — sekreter önce "bu hangi konu, hangi avukat bakar?" diye eler, sonra randevu vermeye çalışır. Manuel modda bütün zincir insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır. Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, intusell'in "hazır bir bot değil, deneyimli bir danışma koordinatörü" konumunu somutlaştırır: iyi bir koordinatör havadan saat vermez, takvime bakar; talebi rastgele değil doğru çalışma alanına yönlendirir; görüşmeye boş elle gelinmesin diye belge listesini önceden hatırlatır.

Kimler için?

• Aile, iş ve tüketici hukuku gibi danışma talebi yüksek alanlarda çalışan bürolar.
• Ceza, ticaret, icra-iflas ve gayrimenkul davalarıyla ilgilenen, gelen talebi alana göre ayırması gereken ofisler.
• Trafik kazası, tazminat ve sigorta uyuşmazlıklarında yoğun ilk başvuru alan, no-show'la gelir kaybeden bürolar.
• Birden çok avukatın farklı uzmanlık alanına baktığı ve talebin doğru avukata düşmesi gereken ekipler.
• Avukatların kendi Google Takvimi üzerinden günü takip etmek istediği ofisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum tümüyle panelden, kod yazmadan yapılır.

1. Danışma tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli danışma tipleridir. Klinikte bu muayene tipiydi; hukuk bürosunda karşılığı görüşme türüdür. Her tip için üç ayar tanımlarsınız:

Süre, AI'ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "İlk Danışma 45 dk" tanımlıysa AI 45 dakikalık boşluk arar, daha kısa bir araya görüşme sıkıştırmaz. Ara süresi, görüşme aralarına not alma ve dosya hazırlığı için nefes payı bırakır.

İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir sabit danışma ücreti de tanımlayabilirsiniz. Ancak sınır nettir: AI vekâlet ücretini ya da dosyaya özel tutarı kamuya açık kanalda pazarlamaz. Sabit danışma ücretini büro politikanıza göre paylaşabilir; dosyaya özel rakamı "görüşmede, dosyanın kapsamına göre netleşir" diyerek danışmaya yönlendirir. Bu ücret davranışını bir hukuk bürosu intusell'i nasıl kullanır yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Çalışma saatleri ve adli tatil istisnaları

AI'ın yalnızca açık olduğunuz saatlere danışma vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış (örneğin Pazartesi-Cuma 09:00-18:00, Cumartesi 10:00-13:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram veya adli tatil günü ofisi kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Adli tatil — kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz (örneğin duruşma günü öğleden sonra danışma almama).

Böylece AI adli tatilde randevu vermez, mesai bitiminden sonraki saate müvekkil yazmaz. Avukatın çalışma düzeni neyse, danışma da ona uyar.

3. Çakışma önleme: aynı saate iki müvekkil olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır ve küçük bürolarda en sık yaşanan kâbusu çözer: avukatın aynı saate iki müvekkille görüşmeye çağrılması. intusell bir danışma oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Bir müvekkil iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir müvekkile açılabilir. Her danışmanın net bir yaşam döngüsü vardır:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (görüşme yapıldı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi)

Bu döngü hem çakışma kontrolünü besler hem de müvekkil hattını (pipeline) doğru aşamada tutar.

4. Hatırlatma ve belge listesi: 1 gün + 2 saat önce

No-show, hukuk bürosunda en pahalı kalemdir: boş geçen danışma saati avukatın faturalandırılamayan zamanıdır. intusell bunu otomatik hatırlatmayla azaltır. Her danışma randevusu için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] danışma randevunuz var" tonunda bir mesaj. Eğitimde tanımladıysanız, bu mesaja görüşmeye getirilmesi gereken belge listesi de iliştirilir (örneğin sözleşme, tebligat, tutanak, kimlik) — böylece görüşme boşa geçmez ve avukat ilk dakikadan dosyayla çalışır.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] görüşmeniz var — 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

Mesaj, asistan adınızla (ai_persona_name) imzalanır ve içine tek tıkla iptal/erteleme bağlantısı eklenir (/manage-appointment/{token}). Müvekkil gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez. Hukuk tonuna uygun olarak bu mesajlar ölçülü ve emoji içermeyen bir dilde gider.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Müvekkilin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram, Facebook Messenger).
2. Bu kanaldan ulaşılamazsa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz (reminders_enabled); aynı gün içinde alınmış bir danışmada 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem her hatırlatmayı yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir.

5. Dosya ön değerlendirme yönlendirmesi (motorun ayırt edici parçası)

Burası hukuk randevu motorunu klinikten ayıran asıl yetenektir. Klinikte hasta "diş ağrım var, randevu istiyorum" der; alan bellidir. Hukukta gelen talep ham ve karışıktır. Ön değerlendirme yönlendirmesi, AI'ın bu ham talebi doğru avukata taşıması demektir — olayı yorumlamadan.

Pratikte AI üç adımı işletir:

1. Çalışma alanını sınıflar. "Ev sahibim tahliye davası açmış" → gayrimenkul/kira hukuku. "İşten haksız çıkarıldım" → iş hukuku. "Babamdan miras kaldı, kardeşlerimle anlaşamıyoruz" → miras/aile hukuku. AI talebi okur ve hangi alana girdiğini ön sınıflandırır.
2. Gerekli belgeleri sorar. Eğitimde tanımladığınız belge listesine göre, o alana özel evrakı netleştirir (örneğin iş hukukunda işe giriş bildirgesi, fesih bildirimi; kira hukukunda sözleşme, tebligat). Bu liste, 1 gün önceki hatırlatmaya da iliştirilebilir.
3. Doğru avukata danışma açar. Birden çok avukat farklı alana bakıyorsa, talep uygun avukatın çalışma saatine yerleşir.

Sınır net ve değişmez: bu üç adımın hiçbirinde AI olayı yorumlamaz. "Tahliye haklı mı?", "Bu davayı kazanır mıyım?" gibi sorularda lehte-aleyhte değerlendirme yapmaz, dava sonucu tahmin etmez, strateji önermez; "Bu, dosyanızın detayına bağlı; avukatımız danışmada değerlendirsin" deyip randevuya yönlendirir. AI ne yapar / ne yapmaz ayrımı şöyledir:

Bu çizgi yalnızca sizin yazdığınız kurallara bırakılmaz. intusell'de yerleşik bir koruma katmanı vardır: "davayı kesin kazanırsınız", "garanti tazminat", "%100 beraat" gibi yanıltıcı sonuç vaatleri, yanıt müvekkile gitmeden önce kalıp taraması ve ikinci bir model denetimiyle (LLM judge) gölge modda tespit edilip işaretlenir. Önemli nüans: bu katman yanıtı kesen bir "duvar" değil, riskli ifadeyi tespit edip işaretleyen bir gölge ağdır; asıl kontrol asistanın sistem talimatındadır. Sınırı koyan birincil şey hukuk modunun "hukuki tavsiye verme" talimatıdır; tarama onu tamamlayan ikinci bir güvenlik katmanıdır. Bu sınırı eğitimde nasıl kurduğunuzu bir hukuk bürosu intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.

6. No-show ve boşalan slotun yeniden teklifi

Müvekkil tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse danışmayı missed (gelmedi) işaretlersiniz. Bu işaret bir dizi otomatik adımı tetikler:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Varsa Google Takvim etkinliği silinir.
• Boşalan slot, takipteki uygun müvekkil adaylarına otomatik yeniden teklif edilir.
• Aday, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Yeniden teklif konusunda net olalım: çok kanallı hatırlatmaların aksine, bu şimdilik WhatsApp üzerinden ve takipteki birkaç uygun müvekkil adayına gider. Ayrı bir yönetilen bekleme listesi tutulmaz; sistem bir kuyruk yönetmez, yalnızca boşalan fırsatı takipteki en uygun WhatsApp adaylarına iletir. Yani no-show, kayıp bir saat değil; yeniden değerlendirilen bir fırsat olur.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Avukatların günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz takvimi tek tık OAuth ile bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (intusell → Google Takvim).

• Danışma oluşturulduğunda Google Takvim'e "Danışma — müvekkil adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal veya no-show olduğunda etkinlik silinir.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim'de elle yaptığınız bir değişiklik intusell'e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim'in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman intusell'in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da danışma, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Kanallar ve insana devir

Danışma motoru hangi kanaldan gelirse gelsin aynı çalışır: Instagram DM, WhatsApp, Telegram, Messenger, web chat ve e-posta tek bir gelen kutusunda birleşir. Pratik yol önce WhatsApp ve Instagram DM'i açmaktır; Instagram yorum otomasyonu Meta onayına bağlı olduğundan kademeli devreye girer. İnsana devir için üç mod vardır: ai_only, human_only ve hybrid (çoğu büronun seçtiği). hybrid'de AI danışma randevusu ve ön değerlendirmeyi karşılar; hukuki değerlendirme gerektiren ya da acil (yaklaşan duruşma, gözaltı/tutukluluk) sohbetleri tüm geçmişiyle avukata devreder — müvekkil olayı baştan anlatmaz. Kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp danışma otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Ne değildir?

• Bir avukat ya da hukuki danışman değildir. Danışma randevu motoru talebi sınıflar ve doğru avukata yönlendirir; hukuki görüş bildirmez, dava sonucu tahmin etmez, strateji önermez.
• Bir UYAP / dava takip sistemi değildir. Resmi dosya işlemi yürütmez; danışma randevusu, iletişim ve ön yönlendirme katmanıdır.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim'e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi randevu defterinden hesaplar.
• Yönetilen bir bekleme listesi değildir. No-show'da boşalan slot, kuyruk tutan bir listeye değil, takipteki uygun WhatsApp müvekkil adaylarına yeniden teklif edilir.
• Hukuka özel fiyatlı bir ürün değildir. Fiyat modeli mesaj ve ses dakikası bazlıdır, sektöre göre değişmez. Danışma randevu modülü her pakette açılabilir; paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

Dosya ön değerlendirme yönlendirmesi nedir, AI dosyayı yorumlar mı?

Hayır. Ön değerlendirme yönlendirmesi, AI'ın olayın hangi çalışma alanına girdiğini (aile, iş, ceza, icra, gayrimenkul) ve hangi belgelerin gerektiğini sorup danışmayı doğru avukata yönlendirmesidir. AI olayı yorumlamaz, haklılık değerlendirmesi yapmaz, dava sonucu tahmin etmez; sadece talebi sınıflandırıp uygun danışma randevusuna taşır.

AI danışma randevusunu kendi başına oluşturur mu?

Evet. AI talebin konusunu netleştirir, danışma tipinin süresine ve avukatın çalışma saatlerine bakar, dolu slotları dikkate alır ve uygun bir saat bulursa randevuyu oluşturur. Aynı saate çift randevu (double-booking) sistemce engellenir. Hukuki değerlendirme gereken veya acil durumlarda sohbeti avukata devreder.

Danışma ücretini AI söyler mi?

Büro politikanıza ve meslek kurallarına göre. Sabit danışma/ön görüşme ücretini bilgi tabanından paylaşabilir; vekâlet ücreti gibi dosyaya özel tutarları "görüşmede, dosyanın kapsamına göre netleşir" diyerek danışmaya yönlendirir. Emin olmadığı bir rakamı uydurmaz.

Hatırlatmalar ne zaman ve hangi kanaldan gider?

Her danışma randevusu için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma planlanır. Önce müvekkilin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger); ulaşılamazsa SMS, o da olmazsa e-posta. 1 gün önceki hatırlatmaya, tanımladıysanız görüşmeye getirilecek belge listesi de eklenir.

Müvekkil danışmaya gelmezse (no-show) ne olur?

Randevuyu missed (gelmedi) işaretlersiniz; bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir, varsa Google Takvim etkinliği silinir ve boşalan slot takipteki uygun WhatsApp müvekkil adaylarına otomatik yeniden teklif edilir. Ayrı bir yönetilen bekleme listesi tutulmaz; fırsat en sıcak adaylara iletilir.

Google Takvim senkronu çift yönlü mü?

Hayır, tek yönlüdür: intusell randevuyu Google Takvim'e yazar (oluşturma, erteleme, iptal yansır). Takvimde elle yapılan değişiklik intusell'e geri dönmez; çakışma kontrolü her zaman intusell'in kendi randevu defterinden yapılır. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da randevu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Danışma randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI'ı çalışma alanlarınız, tonunuz ve hukuki sınırlarınızla şekillendirmek için bir hukuk bürosu intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısını okuyun. Gelen danışma taleplerinin günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için bir hukuk bürosu intusell'i nasıl kullanır yazısına geçin. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp danışma otomasyonu yazısına bakabilir, hukuk bürolarına özel çözümü hukuk bürosu sayfasında inceleyebilir, tüm seriyi tüm yazılar listesinden okuyabilirsiniz.

Aynı randevu mantığının başka regülasyonlu alanlarda nasıl kurulduğunu merak ederseniz, sağlık için klinik yapay zeka eğitimi ve turizm için tur acentesi yapay zeka eğitimi iyi birer karşılaştırma sunar.

Danışma randevu sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hello@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, danışma tiplerinizi ve ilk ön değerlendirme yönlendirmesini 20 dakikalık bir oturumda birlikte ayarlarız.