Hukuk bürosu danışma randevu otomasyonu: ön yönlendirme

Bir avukatlık ofisinde danışma randevusu, kliniğin muayene randevusundan iki noktada ayrılır. Birincisi: gelen talep çoğu zaman ham ve sınıflanmamıştır: "ev sahibim dava açmış", "işten çıkarıldım", "miras kaldı ama anlaşamıyoruz" diyen biri hangi alanın, hangi avukatın işi olduğunu kendisi bilmez. İkincisi: AI bu talebe cevap verirken bir çizgiyi asla aşmamalıdır: hukuki yorum yapmaz, dava sonucu tahmin etmez. Danışma randevu motoru bu iki ihtiyacı birden karşılamak için kurulur: talebi doğru çalışma alanına ve doğru avukata yönlendirmek, ama olayı yorumlamadan.

Bu yazı, bir hukuk bürosunun danışma randevusu ve dosya ön değerlendirme yönlendirmesi motorunu inTusell üzerinde nasıl kurduğunu anlatıyor: randevu tipleri, çalışma saatleri, çakışma önleme, hatırlatma, no-show azaltma ve en kritik parça olan ön değerlendirme yönlendirmesi. Bu, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin hukuk bölümünün randevu ve motor ayağıdır; serinin hukuk pilonu için bir hukuk bürosu inTusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden danışma randevu otomasyonu

Hukuk bürosunda iki şey aynı anda kaybolur: yetişilemeyen talep ve hatırlatılmayan görüşme. Mesai dışında yazan müvekkil ertesi güne kadar bekler, çoğu zaman başka büroya gider. Talebin ham olması işi daha da yorar: sekreter önce "bu hangi konu, hangi avukat bakar?" diye eler, sonra randevu vermeye çalışır. Manuel modda bütün zincir insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır. Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, inTusell’in "hazır bir bot değil, deneyimli bir danışma koordinatörü" konumunu somutlaştırır: iyi bir koordinatör havadan saat vermez, takvime bakar; talebi rastgele değil doğru çalışma alanına yönlendirir; görüşmeye boş elle gelinmesin diye belge listesini önceden hatırlatır.

Kimler için?

• Aile, iş ve tüketici hukuku gibi danışma talebi yüksek alanlarda çalışan bürolar.
• Ceza, ticaret, icra-iflas ve gayrimenkul davalarıyla ilgilenen, gelen talebi alana göre ayırması gereken ofisler.
• Trafik kazası, tazminat ve sigorta uyuşmazlıklarında yoğun ilk başvuru alan, gelmeyen müvekkil (no-show) yüzünden saat kaybeden bürolar.
• Birden çok avukatın farklı uzmanlık alanına baktığı ve talebin doğru avukata düşmesi gereken ekipler.
• Avukatların kendi Google Takvimi üzerinden günü takip etmek istediği ofisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum tümüyle panelden, kod yazmadan yapılır.

1. Danışma tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli danışma tipleridir. Klinikte bu muayene tipiydi; hukuk bürosunda karşılığı görüşme türüdür. Her tip için üç ayar tanımlarsınız:

Süre, AI’ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "İlk Danışma 45 dk" tanımlıysa AI 45 dakikalık boşluk arar, daha kısa bir araya görüşme sıkıştırmaz. Ara süresi, görüşme aralarına not alma ve dosya hazırlığı için nefes payı bırakır.

Ücret konusunda sınır nettir. Hukuk bürosu için hazır gelen talimatta AI tutar söylemez ve ücret pazarlığı yapmaz; ücretin Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi ve yazılı avukatlık sözleşmesiyle belirlendiğini, net bilginin görüşmede verildiğini söyler. Bu ücret davranışını bir hukuk bürosu inTusell’i nasıl kullanır yazısında ayrıntılı anlattık.

Birden çok avukatınız varsa her birini personel olarak ekleyebilirsiniz: her avukatın kendi çalışma saatleri, takvim rengi ve verdiği hizmetler (danışma türleri) olur. Çakışma kontrolü avukat bazında çalışır; aynı saatte iki farklı avukata iki ayrı müvekkil yazılabilir, ama aynı avukata iki müvekkil yazılamaz. Müvekkil bir isim söylerse ("Av. Ayşe Hanım’la görüşebilir miyim?") AI o avukatın uygun saatlerini önerir; isim birden fazla kişiye uyuyorsa "hangisi?" diye sorar.

2. Çalışma saatleri ve adli tatil istisnaları

AI’ın yalnızca açık olduğunuz saatlere danışma vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış (örneğin Pazartesi-Cuma 09:00-18:00, Cumartesi 10:00-13:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram veya adli tatil günü ofisi kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Adli tatil: kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz (örneğin duruşma günü öğleden sonra danışma almama).

Böylece AI adli tatilde randevu vermez, mesai bitiminden sonraki bir saate danışma açmaz. Avukatın çalışma düzeni neyse, danışma da ona uyar.

3. Çakışma önleme: aynı saate iki müvekkil olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır ve küçük bürolarda en sık yaşanan kâbusu çözer: avukatın aynı saate iki müvekkille görüşmeye çağrılması. inTusell bir danışma oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Bir müvekkil iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir müvekkile açılabilir. Her danışmanın net bir yaşam döngüsü vardır:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (görüşme yapıldı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi)

Bu döngü hem çakışma kontrolünü besler hem de müvekkil hattını (pipeline) doğru aşamada tutar.

4. Hatırlatma ve belge listesi: 1 gün + 2 saat önce

Gelmeyen müvekkil (no-show), hukuk bürosunda pahalı bir kalemdir: boş geçen danışma saati avukatın faturalandırılamayan zamanıdır. inTusell bunu otomatik hatırlatmayla azaltır. Her danışma randevusu için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] danışma randevunuz var" tonunda bir mesaj; "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit ister ve cevap randevuya işlenir. Danışma türüne bir hazırlık notu yazdıysanız (örneğin "sözleşme, tebligat ve tutanağınızı getirin") bu mesajda görünür, böylece görüşme boşa geçmez ve avukat ilk dakikadan dosyayla çalışır.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] görüşmeniz var: 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

Mesajda değiştirme/iptal bağlantısı bulunur. Müvekkil gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez. Hukuk tonuna uygun olarak bu mesajlar ölçülü ve emoji içermeyen bir dilde gider.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Müvekkilin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram).
2. Bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS.
3. O da olmazsa e-posta.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz; aynı gün içinde alınmış bir danışmada 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem her hatırlatmayı yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

5. Dosya ön değerlendirme yönlendirmesi (motorun ayırt edici parçası)

Burası hukuk randevu motorunu klinikten ayıran asıl yetenektir. Klinikte hasta "diş ağrım var, randevu istiyorum" der; alan bellidir. Hukukta gelen talep ham ve karışıktır. Ön değerlendirme yönlendirmesi, AI’ın bu ham talebi doğru avukata taşıması demektir: olayı yorumlamadan.

Pratikte AI üç adımı işletir:

1. Çalışma alanını sınıflar. "Ev sahibim tahliye davası açmış" → gayrimenkul/kira hukuku. "İşten haksız çıkarıldım" → iş hukuku. "Babamdan miras kaldı, kardeşlerimle anlaşamıyoruz" → miras/aile hukuku. AI talebi okur ve hangi alana girdiğini ön sınıflandırır.
2. Getirilecek belgeleri söyler. Bilgi tabanına yazdığınız listeye göre o alana özel evrakı hatırlatır (örneğin iş hukukunda işe giriş bildirgesi, fesih bildirimi; kira hukukunda sözleşme, tebligat). Belgeyi ya da olayın ayrıntısını sohbette istemez; hazır gelen talimat görüşme talebi için iletişim bilgisi ve konu başlığını yeterli sayar. Aynı liste danışma türünün hazırlık notu olarak 1 gün önceki hatırlatmada da görünebilir.
3. Uygun danışmayı açar. Danışma türlerini alana göre ayırdıysanız ve avukatlarınızı personel olarak eklediyseniz, randevu o hizmeti veren avukatın takviminde açılır; müvekkil bir avukat adı verirse AI o avukatın saatlerini önerir.

Sınır net ve değişmez: bu üç adımın hiçbirinde AI olayı yorumlamaz. "Tahliye haklı mı?", "Bu davayı kazanır mıyım?" gibi sorularda lehte-aleyhte değerlendirme yapmaz, dava sonucu tahmin etmez, strateji önermez; "Bu, dosyanızın detayına bağlı; avukatımız danışmada değerlendirsin" deyip randevuya yönlendirir. AI ne yapar / ne yapmaz ayrımı şöyledir:

Bu çizgi yalnızca sizin yazdığınız kurallara bırakılmaz. Sınırı koyan birincil şey hukuk bürosu için hazır gelen talimattır: hukuki görüş, kazanma ihtimali, ceza ya da tazminat tahmini ve "kazanırız" gibi sonuç vaadi yasaktır; Avukatlık Kanunu ve reklam yasağı gereği "en iyi", "uzman", başarı oranı ya da kazanılmış dava örneği de kullanılmaz. Üstüne bir çıkış süzgeci (kalıp taraması ve ikinci bir model kontrolü) "davayı kesin kazanırsınız", "garanti tazminat" gibi yanıltıcı hukuki vaatleri tarar ve işaretler. Bu süzgeç her şeyi engelleyen bir duvar değildir; riskli ifadeyi tespit edip işaretler, asıl kontrol talimattadır. Hukuki ve hassas konular hangi modda olursanız olun ekibinize gelir. Bu sınırı eğitimde nasıl kurduğunuzu bir hukuk bürosu inTusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.

6. Gelmeyen müvekkil ve yeniden planlama

Müvekkil tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen müvekkile gerçek boş saatlerinizden numaralı 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Aday, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da müvekkil hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Müvekkil kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Avukatların günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz takvimi Google hesabınızla bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (inTusell → Google Takvim).

• Danışma oluşturulduğunda Google Takvim’e "Danışma: müvekkil adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal edildiğinde etkinlik silinir; gelmedi işaretlenen randevunun etkinliği takvimde kalır.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim’de elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim’in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da danışma, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Kanallar ve insana devir

Danışma motoru hangi kanaldan gelirse gelsin aynı çalışır: Instagram DM, Instagram yorumları, WhatsApp, Telegram ve web sohbeti tek bir gelen kutusunda birleşir. Pratik yol önce WhatsApp ve Instagram DM’i açmaktır; Instagram yorum yanıtları da canlıdır ve varsayılan olarak açıktır, ama Instagram’ı 24 Eylül 2026’dan önce bağladıysanız yorumlar için bir kez yeniden bağlamanız gerekir.

Hesap genelinde üç mod vardır (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "AI Gelişmiş Ayarlar"):

Her modda AI danışma randevusu ve ön yönlendirmeyi karşılar; hukuki değerlendirme gerektiren ya da acil (yaklaşan duruşma, gözaltı/tutukluluk) sohbetleri tüm geçmişiyle avukata devreder, devir Kararlar sayfasına düşer ve müvekkil olayı baştan anlatmaz. Tek bir konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna da alabilirsiniz. Kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp danışma otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Ne değildir?

• Bir avukat ya da hukuki danışman değildir. Danışma randevu motoru talebi sınıflar ve doğru avukata yönlendirir; hukuki görüş bildirmez, dava sonucu tahmin etmez, strateji önermez.
• Bir UYAP / dava takip sistemi değildir. Resmi dosya işlemi yürütmez; danışma randevusu, iletişim ve ön yönlendirme katmanıdır.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim’e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi randevu defterinden hesaplar.
• Boşalan saati başka müvekkil adaylarına teklif etmez. Gelmeyen müvekkilin saati randevu defterinde yeniden açılır; yeniden planlama mesajı yalnız gelmeyen müvekkilin kendisine gider.
• Hukuka özel fiyatlı bir ürün değildir. Paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre değişmez; kanal sayısı ücretlendirilmez. Danışma randevu modülü her pakette açılabilir; paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

Dosya ön değerlendirme yönlendirmesi nedir, AI dosyayı yorumlar mı?

Hayır. Ön değerlendirme yönlendirmesi, AI’ın olayın hangi çalışma alanına girdiğini (aile, iş, ceza, icra, gayrimenkul) ve hangi belgelerin gerektiğini sorup danışmayı doğru avukata yönlendirmesidir. AI olayı yorumlamaz, haklılık değerlendirmesi yapmaz, dava sonucu tahmin etmez; talebi sınıflandırıp uygun danışma randevusuna taşır. Hukuk alanı yüksek hassasiyetli bir alandır; AI onu sizin teyidiniz olmadan kayda geçirmez.

AI danışma randevusunu kendi başına oluşturur mu?

Evet. AI talebin konusunu netleştirir, danışma tipinin süresine ve avukatın çalışma saatlerine bakar, dolu slotları dikkate alır ve uygun bir saat bulursa randevuyu oluşturur. Aynı saate çift randevu (double-booking) sistemce engellenir. Hukuki değerlendirme gereken veya acil durumlarda sohbeti avukata devreder.

Danışma ücretini AI söyler mi?

Hukuk bürosu için hazır gelen talimatta AI tutar söylemez ve ücret pazarlığı yapmaz: ücretin Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi ve yazılı avukatlık sözleşmesiyle belirlendiğini, net bilginin görüşmede verildiğini söyler. Talimatları büro politikanıza göre düzenleyebilirsiniz, ama AI bilgi tabanında olmayan bir rakamı hiçbir durumda uydurmaz.

Hatırlatmalar ne zaman ve hangi kanaldan gider?

Her danışma randevusu için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma planlanır. Önce müvekkilin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram) gider; bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Danışma türüne bir hazırlık notu (örneğin getirilecek belgeler) yazdıysanız 1 gün önceki hatırlatmada görünür. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır.

Müvekkil danışmaya gelmezse (no-show) ne olur?

Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen müvekkile gerçek boş saatlerinizden 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Google Takvim senkronu çift yönlü mü?

Hayır, tek yönlüdür: inTusell randevuyu Google Takvim’e yazar (oluşturma, erteleme, iptal yansır). Takvimde elle yapılan değişiklik inTusell’e geri dönmez; çakışma kontrolü her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden yapılır. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da randevu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Danışma randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı çalışma alanlarınız, tonunuz ve hukuki sınırlarınızla şekillendirmek için bir hukuk bürosu inTusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısını okuyun. Gelen danışma taleplerinin günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için bir hukuk bürosu inTusell’i nasıl kullanır yazısına geçin. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp danışma otomasyonu yazısına bakabilir, hukuk bürolarına özel çözümü hukuk bürosu sayfasında inceleyebilir, tüm seriyi tüm yazılar listesinden okuyabilirsiniz.

Aynı randevu mantığının başka regülasyonlu alanlarda nasıl kurulduğunu merak ederseniz, sağlık için klinik yapay zeka eğitimi ve turizm için tur acentesi yapay zeka eğitimi iyi birer karşılaştırma sunar.

Danışma randevu sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, danışma tiplerinizi ve ilk ön yönlendirmeyi kısa bir oturumda birlikte ayarlarız.