Hukuk bürosu inTusell kullanımı: günlük operasyon rehberi

Ana yazıda inTusell yapay zekasını eğittiniz: bilgi tabanını yüklediniz, danışma randevusu tiplerini ve avukat çalışma saatlerini kurdunuz, personayı ve hukuki sınırları ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir hukuk bürosu inTusell’i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda hukuk inTusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor: gelen WhatsApp mesajından danışma randevusuna, takipten insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin hukuk bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini.

Kısa cevap

Bir günün akışı

inTusell’i kuran bir büronun tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden sekreter sabah gelip onlarca okunmamış WhatsApp’ı tek tek tarar, hangisi gerçek talep hangisi reklam ayırırdı. Şimdi gece gelen mesajlar zaten yanıtlanmış, talepler ön sınıflandırılmış, danışma randevuları oluşturulmuş durumda. Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama ve "uygun mu değil mi" eleme işiyle değil, gerçekten avukatlık gerektiren (hukuki değerlendirme isteyen) görüşmelerle ilgileniyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu bürolar için anlamlı:

• WhatsApp ve Instagram’dan yoğun ilk başvuru alan bürolar: günde onlarca "danışmak istiyorum" mesajına yetişemeyenler.
• Danışma dönüşümü düşük bürolar: yanıt geç döndüğü için müvekkil adayı başka büroya kaçanlar.
• Mesai dışı talep kaybeden bürolar: akşam ve hafta sonu gelen acil sorulara geç dönülenler.
• Reklam ve gerçek talebi ayırmak zorunda kalan bürolar: gelen kutusu spam ve gerçek aday karışık akanlar.

Tek bir sekreterin yetişemediği başvuru hacmi varsa, inTusell o başvuruları karşılayan, sınırları belli bir ön görüşme asistanı gibi çalışır, ama avukatın yerine geçmez.

En önemli sınır: AI hukuki tavsiye vermez

Hukuk bürosu için her şeyden önce gelen kural budur. inTusell, somut bir olayda hukuki tavsiye, dava sonucu tahmini veya strateji önerisi vermez. Bu hem mesleki bir sınırdır hem de yanlış yönlendirmenin müvekkili ve büroyu riske atmasını engeller.

Pratikte AI’ın yaptığı ile yapmadığı şöyle ayrılır:

Müvekkil "Bu kira artışına itiraz edebilir miyim?" gibi somut bir soru sorduğunda AI muhtemel cevapları sıralamaz; "Bu, dosyanızın detayına bağlı; avukatımız danışmada değerlendirsin" deyip randevuya yönlendirir. Bilmediği veya yorum gerektiren her yerde dürüstçe sınırını söyler ve avukata devreder. Bu sınırı eğitimde nasıl kurduğunuzu inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.

Gelen talep: müvekkil sorar, AI konuyu netleştirir ve yönlendirir

Akış, müvekkil adayının bir mesaj atmasıyla başlar. WhatsApp’tan "Ev sahibim tahliye davası açmış, ne yapmam lazım?" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, talebin hangi hukuk alanına girdiğini (burada gayrimenkul/kira hukuku) ön sınıflandırır, bilgi tabanınızdaki büro bilgisini tarar ve müvekkili doğru adıma (danışma randevusuna) yönlendirir.

İki nokta kritik. Birincisi: AI olayı yorumlamaz. "Tahliye haklı mı?" sorusunda lehte-aleyhte değerlendirme yapmaz; durumu avukata bırakır ve uygun danışma randevusuna yönlendirir. İkincisi: müvekkil hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir: yabancı müvekkili olan bürolar için bu pratik bir kolaylık.

Hukuk bürosu için hazır gelen talimat, randevu talebi için iletişim bilgisi ve konu başlığını yeterli sayar; belge, kimlik bilgisi ya da olayın ayrıntısını kendiliğinden istemez. Kişi bir süre riskinden söz ederse (tebligat aldım, itiraz süresi, icra takibi) AI süre hesabı yapmaz, durumun ivedi olabileceğini söyler ve en kısa görüşme için sohbeti ekibe devreder. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp danışma otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Danışma randevusu: slot, süre ve çakışma önleme

Müvekkil bir görüşme istediğinde AI havadan saat vermez. Eğitimde tanımladığınız üç şeye bakar: danışma tipinin süresi (örneğin "İlk Görüşme 45 dk"), avukatın çalışma saatleri ve o slotun dolu olup olmadığı. Uygun bir slot bulursa danışmayı oluşturur.

Burada en kritik koruma çakışma önlemedir: aynı avukata aynı saatte iki görüşme girilemez. Avukatlarınızı personel olarak eklediyseniz kontrol avukat bazında çalışır. inTusell randevu oluşturmadan önce çalışma saatlerinizi ve mevcut randevuları kontrol eder; çakışan bir slot istenirse randevuyu açmaz. İptal veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu tekrar boşaltır. Böylece avukatın aynı saate iki müvekkille görüşmeye çağrılması (küçük bürolarda sık yaşanan kâbus) ortadan kalkar.

Her danışmanın bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (görüşme yapıldı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi)

Danışma tiplerini, süreleri, ara sürelerini ve takvim senkronunu nasıl kuracağınızı hukuk danışma randevu otomasyonu yazısında ayrıntılı bulursunuz.

Hatırlatma, belge listesi ve no-show azaltma

Büroda pahalı kalemlerden biri gelmeyen müvekkildir (no-show): boş geçen danışma saati avukatın faturalandırılamayan zamanıdır. inTusell bunu otomatik hatırlatmayla azaltır.

Her danışma randevusu için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] danışma randevunuz var" tonunda bir mesaj; "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit ister. Danışma türüne bir hazırlık notu yazdıysanız (örneğin "sözleşme, tebligat ve kimliğinizi getirin") bu mesajda görünür, böylece görüşme boşa geçmez.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] görüşmeniz var: 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

Hatırlatma, müvekkilin yazdığı kanaldan gider; bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Mesajın içinde değiştirme/iptal bağlantısı bulunur, böylece müvekkil gelemeyeceğini önceden bildirebilir ve slot boşa gitmez. Belirli bir randevu için hatırlatmayı randevu bazında kapatabilirsiniz. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Müvekkil yine de gelmezse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir "Geldi") inTusell gelmeyen müvekkile gerçek boş saatlerinizden numaralı 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gönderir; işaretleme yapmıyorsanız göndermez, çünkü o durumda "gelmedi" bir tahmindir ve gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. Müvekkil kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

Dosya durumu sorgusu: AI bilmez, avukata devreder

Mevcut müvekkilleriniz çoğu zaman "Dosyam ne durumda?" diye yazar. Burada net olalım: inTusell bir UYAP ya da dava takip sistemi değildir ve AI bir müvekkilin dosya durumunu bilmez. Bu soruda AI tahmin yürütmez; soruyu nazikçe alır ve sohbeti ilgili avukata devreder, devir Kararlar sayfasına sohbetin tüm geçmişiyle düşer.

Bilgi tabanına kişiye özel dosya bilgisi yazmayın: bilgi tabanı tüm konuşmalarda kullanılır, yani oraya yazılan bir duruşma tarihi başka bir kişiye de söylenebilir. Bilgi tabanının yeri genel bilgidir: çalışma alanları, danışma süreci, ücretin nasıl belirlendiği, ofis konumu ve çalışma saatleri. Müvekkil hızlı bir yanıt alır, dosyaya dair her bilgi ve yorum ise avukattan gelir.

Danışma ücreti ve sınırlar

Ücret, hukuk bürosu için hassas bir konudur ve meslek kurallarına bağlıdır. Hukuk bürosu için hazır gelen talimat bu çizgiyi şöyle korur:

• AI tutar söylemez ve ücret pazarlığı yapmaz. Ücretin Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi ve yazılı avukatlık sözleşmesiyle belirlendiğini, net bilginin görüşmede verildiğini söyler ve randevuya yönlendirir.
• Talimatları büro politikanıza göre düzenleyebilirsiniz; ama AI bilgi tabanında olmayan bir rakamı hiçbir durumda uydurmaz.
• "Kesin kazanırsınız", "garanti sonuç", "şu kadar tazminat alırsınız" gibi ifadeler hem mesleki olarak sakıncalıdır hem de hazır talimatta yasaktır; ayrıca bir çıkış süzgeci (kalıp taraması ve ikinci bir model kontrolü) bu tür yanıltıcı vaatleri tarayıp işaretler. Süzgeç her şeyi engellemez; asıl kontrol talimattadır.

Yani AI, emin olmadığı bir rakamı uydurmak yerine doğru adıma (danışmaya ya da avukata) yönlendirir. inTusell hiçbir aşamada ücreti kendisi tahsil etmez; hizmeti veren ve faturayı kesen bürodur. Ürün ve fiyat detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

Gizlilik, KVKK ve avukat-müvekkil ilişkisi

Hukuk bürosunda gelen bilgi çoğu zaman hassastır ve avukat-müvekkil gizliliği kapsamındadır. inTusell size şu araçları verir:

1. Rıza kaydı: Rıza kanal ve amaç bazında, zamanıyla birlikte kaydedilir; müvekkil rıza portalı bağlantısından tercihini görüp değiştirebilir.
2. Yasal bildirimler: İşletmem › İşletme Bilgileri’ndeki "Yasal bildirimler" müvekkile ilk temasta sizin kendi gizlilik bağlantınızı taşıyan kısa bir KVKK notu gönderir ve tanıtım mesajlarına çıkış satırı ekler. Varsayılan olarak açıktır; yalnız sahip ya da yönetici değiştirebilir.
3. Hassas alan kontrolü: Hukuk alanı (aile, ceza, icra gibi) yüksek hassasiyetli bir alandır; AI onu sizin teyidiniz olmadan kaydetmez. Hazır talimat da belge, kimlik bilgisi ya da olayın ayrıntısını sohbette kendiliğinden istemez.
4. Şifreli saklama, ayrı veri ve silme: Veriler şifreli saklanır, her işletmenin verisi ayrı tutulur. Saklama politikası süresi dolan veriyi gece siler; "Verilerimi İndir (KVKK)" ile dışa aktarım yaparsınız. Yüklediğiniz satış görüşmesi kayıtlarının dökümünde telefon, e-posta, kimlik ve kart numarası gibi bilgiler maskelenir.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "müvekkil neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kanıtla cevap vermenizi kolaylaştırır; aynı zamanda hassas dosya bilgisinin gelişigüzel kaydedilmesini engeller.

Sessiz müvekkili kaybetmemek: proaktif takip ve CRM

Büroda en çok iş, "düşüneyim, eşime danışayım" deyip kaybolan müvekkil adaylarında erir. inTusell bu adayları unutmaz. Bilgi alıp sessiz kalan adaya AI’ın kendi yazdığı en fazla 3 takip mesajı gider; bekleme süreleri sektöre göre ayarlıdır ve mesajlar yalnız çalışma saatlerinde (randevu saatleriniz, yoksa yerel saatle 09:00-21:00) WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan çıkar. Aday yanıt verince, randevu alınca ya da "yazmayın" deyince takip durur. Her sohbet CRM’e işlenir, böylece adayın geçmişi, hangi konuyla geldiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede ekip sabah operasyona oturduğunda hangi adayın sıcak, hangisinin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmaya gerek kalmaz; bir adayı belirli bir gün aramak isterseniz kişi kartına personel hatırlatıcısı kurarsınız ve zamanı gelince bildirim yalnız ilgili kişiye düşer.

Müvekkil hattı: hukuk pipeline’ı

Her müvekkil adayı bir satış akışında (pipeline) ilerler. Hukuk bürosu, kurulumda Danışmanlık sektörünün "Hukuk Bürosu" alt türü olarak seçilir ve şu akış hazır gelir:

Yeni Potansiyel
  → Keşif Görüşmesi
  → Brief Alındı
  → Teklif Hazırlandı
  → Müzakere
  → Kapandı (kazanıldı)
veya → Kaybedildi

Çoğu büroda "Keşif Görüşmesi" ilk danışmaya, "Teklif Hazırlandı" ve "Müzakere" vekâlet ve ücret görüşmesine karşılık gelir. Bu hat sayesinde hangi adayın yalnızca bilgi aldığını, hangisinin danışma aldığını, hangisinin vekâlet kararını beklediğini tek bakışta görürsünüz. Vekâlet büroda verildiği için "Kapandı" aşamasına geçişi ekibiniz yapar; AI kendi tahminiyle bir fırsatı kazanıldı saymaz.

İnsana devir: çalışma modları

AI’ın ne kadar kendi başına çalışacağını siz belirlersiniz. Hesap genelinde üç mod var (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "AI Gelişmiş Ayarlar"):

Her modda AI, hukuki yorum gerektiren bir soruyu, çıkar çatışması ihtimalini veya acil bir durumu (örneğin yaklaşan duruşma, tutukluluk) avukata devreder; hukuki ve hassas konular her modda ekibe gelir. Devir, sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar ekranına düşer; müvekkil olayı baştan anlatmak zorunda kalmaz. Hassas bir dosyada tek bir konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alabilirsiniz.

Ne değildir?

inTusell’i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Basit bir chatbot değildir. WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu açan, müvekkil adayını satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.
• Bir avukat ya da hukuki danışman değildir. Hukuki tavsiye vermez, dava sonucu söylemez, strateji önermez; somut hukuki soruyu avukata bırakır.
• Bir UYAP / dava takip sistemi değildir. Resmi dosya işlemi yürütmez; danışma randevusu, iletişim ve müvekkil koordinasyonu katmanıdır.
• Bir tahsilat veya muhasebe aracısı değildir. Hizmeti veren ve faturayı kesen bürodur; inTusell satıcı veya aracı değildir.
• Hukuka özel fiyatlı bir ürün değildir. Paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre değişmez; kanal sayısı ücretlendirilmez. Danışma randevu modülü her pakette açılabilir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI hukuki tavsiye verir mi?

Hayır. AI dava sonucu, hak kaybı veya hukuki strateji hakkında yorum yapmaz. Yalnızca genel prosedür, getirilecek belgeler, ücretin nasıl belirlendiği ve büro işleyişi hakkında bilgi verir; somut hukuki sorularda müvekkili avukata ve danışma randevusuna yönlendirir. Hizmeti veren her zaman bürodur.

AI danışma randevusunu tek başına oluşturur mu?

Evet. AI talebin konusunu netleştirir, avukatın çalışma saatlerine ve dolu slotlara göre danışma randevusu oluşturur. Aynı saate çift randevu sistemce engellenir. Çıkar çatışması, acil veya karmaşık durumda sohbeti avukata devreder.

Müvekkil "dosyam ne durumda?" derse ne olur?

AI bir müvekkilin dosya durumunu bilmez; inTusell bir dava takip sistemi değildir. Soruyu nazikçe alır ve sohbeti ilgili avukata devreder, devir Kararlar sayfasına düşer. Bilgi tabanı tüm konuşmalarda kullanıldığı için oraya kişiye özel dosya bilgisi yazılmamalıdır.

Randevu hatırlatması hangi kanaldan gider?

Danışma randevusu için 1 gün ve 2 saat önce hatırlatma önce müvekkilin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram) gider; bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Duruşma tarihleri için otomatik hatırlatma yoktur; inTusell yalnız sistemdeki randevuları hatırlatır.

Danışma ücretini AI söyler mi?

Hukuk bürosu için hazır gelen talimatta AI tutar söylemez ve ücret pazarlığı yapmaz: ücretin Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi ve yazılı avukatlık sözleşmesiyle belirlendiğini, net bilginin görüşmede verildiğini söyler. Talimatları büro politikanıza göre düzenleyebilirsiniz; AI hiçbir durumda uydurma rakam vermez.

Müvekkil bilgileri ve gizlilik nasıl korunur?

Veriler şifreli saklanır, her işletmenin verisi ayrı tutulur. Rıza kanal ve amaç bazında, zamanıyla kaydedilir. Hukuk alanı gibi yüksek hassasiyetli alanları AI sizin teyidiniz olmadan kaydetmez; hazır talimat da belge ya da olay ayrıntısını sohbette kendiliğinden istemez. "Verilerimi İndir (KVKK)" ile dışa aktarım yaparsınız.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın: bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp danışma otomasyonu yazısına, randevu motorunun ayrıntısı için hukuk danışma randevu otomasyonu yazısına geçebilir, hukuk bürolarına özel çözümü hukuk bürosu sayfasında görebilir, tüm seriyi tüm yazılar sayfasından inceleyebilirsiniz.

Aynı mantığın "tavsiye vermez" sınırı olan başka bir regülasyonlu alanda nasıl kurulduğunu merak ederseniz klinik yapay zeka eğitimi iyi bir karşılaştırma sunar; turizmde ise akış tur acentesi yapay zeka eğitimi yazısında.

Kendi büronuzda nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hi@intusell.com adresine yazın. Kısa bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk danışma randevusunu sistemde test ediyoruz.