Sağlık turizminde hasta koordinasyonu: ilk mesajdan dönüş uçağına
MBYS hasta kaydını tutar ama ilk DM ile uçak bileti arasındaki otuz günü tutmaz. Sağlık turizmi yapan bir kliniğin teklif, onam, seyahat ve takip zincirini tek yerde nasıl kurduğunu anlatıyoruz.
Sağlık turizmi yapan bir kliniğin gerçek işi, tedavi masasında başlamaz. Instagram’dan gelen "saç ekimi fiyatı nedir" mesajıyla başlar ve hastanın dönüş uçağına binmesiyle biter. Arada geçen otuz kırk gün, kliniğin en pahalı ve en kayıt dışı bölümüdür: teklif WhatsApp’ta, uçuş bilgisi bir başka sohbette, onam formu tarayıcıdan çekilmiş bir PDF’te, acentenin komisyonu ise koordinatörün not defterinde durur.
Bu yazı o otuz günü tek bir zincire nasıl dizeceğinizi anlatıyor. Başlarken en önemli cümleyi baştan söyleyelim.
Kısa cevap
MBYS’niz kalır, hasta kazanımını ve takibini inTusell yapar. Tedavi kaydı, reçete, tetkik ve resmî bildirim mevcut hastane bilgi sisteminizde durur. inTusell ilk mesaj ile dönüş uçağı arasındaki koordinasyon katmanıdır: teklif, onam, hekim takvimi, seyahat planı, acente komisyonu ve takip. İki sistem arasında veri aktarımı yoktur ve böyle bir entegrasyon vaat edilmez.
Bu ayrım önemli, çünkü sağlık turizminde satılan yazılımların çoğu ya "kayıt tutan CRM" ya da MBYS’nin bir modülüdür. inTusell ikisi de değil: konuşan ve koordine eden katman.
Neden MBYS yetmiyor
MBYS hastayı hasta olduktan sonra tanır. Oysa sağlık turizminde para ve emek, hasta olmadan önceki dönemde harcanır:
| Aşama | Bilgi nerede duruyor | Kim hatırlıyor |
|---|---|---|
| İlk mesaj | Instagram DM | Koordinatör |
| Fiyat sorusu | Koordinatör | |
| Tedavi planı | Word dosyası, e-posta | Koordinatör |
| Uçuş ve otel | Üç ayrı sohbet | Koordinatör |
| Onam formu | Tarayıcı, matbu evrak | Arşiv |
| Acente komisyonu | Not defteri | Koordinatör |
| İşlem kaydı | MBYS | Sistem |
Tablonun tek "sistem" satırı en sondaki. Geri kalan her şey bir kişinin hafızasında. O kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında klinik, yolda olan hastalarının nerede kaldığını bilmez.
Zincirin altı halkası
1. İlk temas ve nitelendirme
Hasta hangi kanaldan yazarsa yazsın tek gelen kutusuna düşer. AI hangi işlemi sorduğunu, hangi ülkeden yazdığını ve hangi dili konuştuğunu belirler. Tanı koymaz, tedavi önermez, fiyat uydurmaz: bilgilendirir ve konsültasyona yönlendirir.
2. Tedavi planı teklifi
Çok kalemli işlemlerde (implant + kemik tozu + geçici protez gibi) AI bir teklif taslağı hazırlar. Kalemler yalnız sizin hizmet listenizden seçilir. Taslak panele düşer; ekip kontrol eder, gerekirse düzeltir ve gönderir. Klinik teklifine şu satır otomatik eklenir: bu bir ön tedavi planıdır, kesin plan ve fiyat muayenede netleşir.
Teklifin para birimi serbesttir ve kur teklif anında dondurulur. Üç hafta sonra kur değiştiğinde teklifin tutarı değişmez; rapor da o günün kuruyla konuşur.
3. Hekim takvimi ve online konsültasyon
Hekim bazlı takvim, aynı klinikte iki hekimin aynı saatte ayrı hastaları görmesini mümkün kılar; aynı hekimin çakışan iki randevusunu ise veritabanı düzeyinde engeller.
Yurt dışındaki hastanın ilk görüşmesi genelde uzaktan olur. Randevu türünü "online" işaretlediğinizde, Google Takvim bağlıysa her randevu için ayrı bir Meet bağlantısı üretilir. Ayrı olması önemli: tek bir kalıcı oda kullanılsaydı iki hasta aynı odaya düşebilirdi. Takviminiz bağlı değilse Ayarlar’daki sabit Zoom/Teams odanız kullanılır. İkisi de tanımlı değilse bağlantı uydurulmaz, alan boş kalır ve hatırlatmaya kırık bir bağlantı girmez.
4. Onam ve ön bilgi formu
Metni siz yazarsınız. inTusell hazır onam metni sunmaz ve öneremez: bir onam metninin tıbbi doğruluğunu üstlenmek, ürünün işi değildir. Hastaya on dört gün geçerli tek kullanımlık bir bağlantı gider; metni okur, ön bilgi sorularını yanıtlar ve parmağıyla imzalar.
Üç ayrıntı burada kritik:
- İmza hangi metne ait olduğunu ispatlar. Metnin özeti (hash) imzayla birlikte saklanır. Klinik metni sonradan değiştirirse eski imza yeni metne ait görünmez; hasta formu açtıktan sonra metin değişirse gönderim reddedilir ve sayfayı yenilemesi istenir.
- Sağlık beyanları şifreli durur. Kullandığı ilaçlar, alerjileri, geçirdiği ameliyatlar veritabanında şifreli saklanır. AI bunları okumaz; dışa aktarma dosyalarına girmez.
- İmzalı PDF hasta dosyasına düşer ve yalnız altmış saniye geçerli bir bağlantıyla açılır. Her açılış denetim kaydına yazılır, izleyici rolündeki kullanıcı açamaz.
5. Seyahat planı
Hasta sohbette "14 Mart geliyorum, 5 gece kalacağım, eşim de gelecek, Arapça tercüman lazım" yazdığında bu cümle bir kartta toplanır: geliş ve dönüş tarihi, konaklama gece sayısı, refakatçi sayısı, tercüman ihtiyacı, vize durumu ve uçuş notları.
Kart rezervasyon yapmaz. Otel tutmaz, uçuş almaz, "sizi havaalanından alacağız" demez. Yalnız not eder; operasyonu ekip kurar. Koordinatör bir alanı elle düzelttiğinde AI o alana bir daha dokunmaz, çünkü teyit edilmiş bir uçuş saatinin üç hafta önceki belirsiz bir mesajla ezilmesi kabul edilemez.
Randevu teyit edildiğinde hastaya konaklama bilgisi, transfer bilgisi ve işlem öncesi hazırlık talimatı sırayla gider. Bunlar hizmet bildirimidir, kampanya değil.
6. Yönlendiren acente ve komisyon
Sağlık turizminde hastaların önemli kısmı bir acenteden ya da bir hekim yönlendirmesinden gelir. Yönlendirme kaynağını kişiye bağladığınızda, fırsat kazanıldığı anda komisyon o günkü oranla dondurularak tahakkuk eder.
Rapor karışık dövizde tek bir toplam uydurmaz: her kaynağı para birimi bazında gösterir, TL karşılığını yalnız kuru dondurulmuş satırlardan toplar ve kaç satırın dışarıda kaldığını açıkça yazar. Parayı inTusell göndermez; ödemeyi yaptıktan sonra satırı "ödendi" işaretlersiniz.
İşlem sonrası: iş bitmedi
İşlem yapıldığında zincir kopmaz. Randevu "geldi" işaretlendiği anda:
- İşlem sonrası bakım mesajları (ilk gün, birinci hafta, birinci ay) sıraya girer,
- bir sonraki kontrol daveti tarihi hesaplanır,
- seans paketi varsa bakiyeden bir seans düşer,
- memnuniyet anketi zamanı geldiğinde gider.
Randevu iptal edilir ya da hasta gelmezse bu satırların hepsi otomatik düşer. İptal edilmiş bir işlem için "iyileşme süreciniz nasıl gidiyor" mesajı gitmesi, kliniğin güvenilirliğine verilen en sessiz zarardır.
Memnuniyet anketinde dört ya da beş yıldız veren hastaya, aynı sayfada Google işletme profilinize giden bir düğme gösterilir. Ayrıca mesaj gönderilmez; hasta isterse kendisi tıklar.
Kimler için uygun
- Yurt dışından hasta kabul eden diş, saç ekimi ve estetik klinikleri
- Hasta koordinatörü olan, çok dilli ve çok kanallı çalışan merkezler
- Acente ya da hekim yönlendirmesiyle hasta alan ve komisyon takibi gereken klinikler
Kimler için uygun değil
- Tek kanaldan, yalnız yerel hasta kabul eden ve randevusu telefonla dolan muayenehaneler
- MBYS’nin yerine geçecek bir sistem arayanlar
- Klinik karar desteği ya da tanı yardımı bekleyenler
Mevzuat sınırı
AI tanı koymaz, tedavi önermez, ilaç adı vermez ve sonuç garantisi içeren hiçbir ifade kullanmaz. Tedavi ücreti sorularında klinik politikanıza göre muayene ya da konsültasyon randevusuna yönlendirir. Tıbbi karar gerektiren her soru hekime ve canlı ekibe devredilir. Hassas sağlık verileri KVKK’ya uygun olarak açık rıza ve teyit ile işlenir. Hizmeti sunan her zaman kliniktir; inTusell iletişim ve kayıt altyapısıdır.
Nereden başlanır
Kurulum sırasında sektör olarak Sağlık & Klinik, klinik türü olarak diş, estetik ya da saç ekimi seçin. AI personası, bilgi tabanı, toplanacak hasta alanları ve ölçülen göstergeler o türe göre kurulur. Ardından hizmet listenizi ve randevu türlerinizi girin; hekim takvimi, teklif, onam ve seyahat kartı bunların üzerine oturur.
İlgili okumalar: inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz, bir klinik inTusell’i nasıl kullanır, klinik ve sağlık turizmi SSS.
Blog’u okudun, şimdi canlı gör.
20 dakikalık bir demoda kendi sektör senaryonla inTusell’i canlı test et.
