Klinik inTusell kullanımı: günlük operasyon rehberi

Ana yazıda inTusell yapay zekasını eğittiniz: bilgi tabanını yüklediniz, randevu tiplerini ve çalışma saatlerini kurdunuz, personayı ve sağlık sınırlarını ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir klinik inTusell’i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda klinik inTusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor: gelen DM’den randevuya, hatırlatmadan no-show azaltmaya ve insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin sağlık bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini.

Kısa cevap

Bir günün akışı

inTusell’i kuran bir kliniğin tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden resepsiyon sabah gelip onlarca okunmamış DM’i ve cevapsız yorumu tek tek tarardı. Şimdi Stajyer modunda gece boyunca gelen mesajlar zaten yanıtlanmış, randevular oluşturulmuş, hatırlatmalar planlanmış durumda; yeni sağlık hesabının başladığı Tam onay’da ise gece hazırlanan yanıtlar ve randevular sabah onayınızı bekler. Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama işiyle değil, gerçekten karar gerektiren sohbetlerle, özellikle tıbbi olanlarla ilgileniyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu klinikler için anlamlı:

• Instagram ve WhatsApp’tan yoğun randevu talebi alan klinikler: günde onlarca "yer var mı?" mesajına yetişemeyenler.
• Gelmeyen hastadan (no-show) zarar eden klinikler: boş kalan saatlerin gelir kaybına dönüştüğü merkezler.
• Mesai dışı talep kaybeden klinikler: akşam ve hafta sonu gelen randevu sorularına geç dönüldüğü için hasta kaçıranlar.
• Sağlık turizmiyle çalışan merkezler: saç ekimi, diş ve estetikte yurt dışı hastaya çok dilli dönmek zorunda olanlar.

Tek bir resepsiyonun yetişemediği talep hacmi varsa, inTusell o talebi karşılayan deneyimli bir danışan koordinatörü gibi çalışır.

Gelen talep: hasta sorar, AI uygun hizmeti önerir

Akış, hastanın bir mesaj atmasıyla başlar. Instagram DM’den "Diş taşı temizliği için fiyat ve müsait gün?" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, bilgi tabanınızdaki hizmet açıklamalarını tarar, hastanın ihtiyacına uyan hizmeti önerir ve randevuya yönlendirir.

İki önemli sınır var. Birincisi: AI tanı koymaz. "Dişim ağrıyor, ne olabilir?" sorusunda muhtemel sebepleri sıralamaz; durumu hekime bırakır ve uygun randevuya yönlendirir. İkincisi: hasta hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir; yurt dışı hastalar için bu kritik.

Eğer eğitimde "randevudan önce talebi ve uygunluğu sor, ama teşhis etme" kuralını eklediyseniz, AI önce hangi hizmet, hangi tarih aralığı ve uygunluk durumunu netleştirir. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp randevu otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Randevu alma: slot, süre ve çakışma önleme

Hasta bir saat istediğinde AI havadan saat vermez. Eğitimde tanımladığınız üç şeye bakar: randevu tipinin süresi (örneğin "İlk Muayene 30 dk"), çalışma saatleriniz ve o slotun dolu olup olmadığı. Uygun bir slot bulursa randevuyu oluşturur.

Burada en kritik koruma çakışma önlemedir: aynı saate iki randevu girilemez. inTusell randevu oluşturmadan önce çalışma saatlerinizi ve mevcut randevuları kontrol eder; çakışan bir slot istenirse randevuyu açmaz. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu tekrar boşaltır. Böylece manuel ajandayla çalışan kliniklerin en sık yaşadığı kâbus (aynı saate iki hasta yazmak) ortadan kalkar.

Her randevunun bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (geldi / tamamlandı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi / no-show)

Randevu tiplerini, süreleri, ara sürelerini ve takvim senkronunu nasıl kuracağınızı klinik randevu otomasyonu yazısında ayrıntılı bulursunuz.

Hatırlatma ve no-show azaltma

Klinikte en pahalı şey gelmeyen hastadır: boş kalan slot hem gelir kaybıdır hem de o saate alınabilecek başka bir hastanın kaçması demektir. inTusell bunu otomatik hatırlatmayla azaltır.

Her randevu için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] randevunuz var" tonunda bir mesaj; "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye sorar ve cevap randevuya işlenir.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] randevunuz var" tonunda kısa bir hatırlatma.

Hatırlatma, hastanın yazdığı kanaldan gider; o kanaldan ulaşılamazsa, bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Mesajın içinde değiştirme/iptal bağlantısı bulunur; hasta gelemeyeceğini önceden bildirirse saat yeniden boşa çıkar. Belirli bir randevu için hatırlatmayı kapatmak isterseniz bunu randevu bazında da yapabilirsiniz. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Hasta yine de gelmezse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir "Geldi") inTusell gelmeyen hastaya gerçek boş saatlerinizden numaralı 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gönderir; işaretleme yapmıyorsanız göndermez, çünkü o durumda "gelmedi" bir tahmindir ve gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. Hasta kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

Fiyat ve mevzuat

Tedavi ücreti, klinik için turizmdeki fiyat matrisinden daha hassas bir konudur. Sağlık mevzuatı, tedavi ücretlerinin kamuya açık kanallarda pazarlanmasını ve sonuç vaadini sınırlar. AI bu çizgiyi korur:

• Tedavi ücretini kamuya açık yorumlarda tartışmaz; hastayı DM’den yazmaya davet eder.
• Tipik kurulumda ücreti "muayene/konsültasyon sonrası netleşir" diyerek randevuya yönlendirir (politikanıza göre değiştirilebilir).
• "Garantili sonuç", "kesin geçer" gibi ifadeler yasaktır; sektör talimatları AI’dan bunları kurmamasını ister, bir çıktı filtresi (desen taraması ve ikinci bir model kontrolü) de bu tür vaatleri ayrıca işaretler.

Yani AI, emin olmadığı bir rakamı uydurmak yerine doğru adıma (muayeneye ya da canlı ekibe) yönlendirir. Ürün ve fiyatlandırma detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

KVKK ve özel nitelikli veri

Sağlık verisi, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi sıkı şartlara bağlıdır. inTusell’de bu tarafı destekleyen araçlar şunlar:

1. Rıza kaydı: Hastanın rızası kanal ve amaç bazında, zamanıyla birlikte kaydedilir; hastaya rızasını yönetebileceği bir bağlantı da gönderilebilir.
2. Hassas alan kontrolü: "Sağlık notu/şikâyet" gibi yüksek hassasiyetli bir alanı AI kendiliğinden kaydetmez; her seferinde onay ister.
3. Yasal bildirimler: İşletmem › İşletme Bilgileri’ndeki "Yasal bildirimler", hastalarınıza sizin kendi gizlilik bağlantınızla bir KVKK bilgilendirmesi gönderir (ilk temas notu, tanıtım mesajlarında ret satırı). Varsayılan olarak açıktır; yalnız sahip ve yönetici değiştirebilir.
4. Saklama ve maskeleme: Veriler şifreli saklanır ve her işletmenin verisi ayrı tutulur; bir saklama politikası tanımlarsanız süresi dolan kayıtlar gece silinir. Yüklediğiniz satış görüşmesi kayıtlarının dökümünde telefon, e-posta, kimlik ve kart numarası maskelenir. "Verilerimi İndir (KVKK)" ile verinizin dökümünü alabilirsiniz.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "hasta neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kayıtla cevap vermenizi kolaylaştırır.

Sessiz danışanı kaybetmemek: proaktif takip ve CRM

Klinikte en çok randevu, "düşüneyim" deyip kaybolan danışanlarda erir. inTusell bu danışanları unutmaz. Bilgi alıp sessiz kalan danışana AI en fazla 3 takip mesajı yazar; mesajlar hazır şablon değildir, konuşmaya göre yazılır ve yalnız mesai saatinde (randevu saatleriniz, yoksa yerel saatle 09:00-21:00) WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan gider. Danışan yanıt verirse, randevu alırsa ya da "yazmayın" derse takip durur. Her sohbet CRM’e işlenir, böylece danışanın geçmişi, hangi hizmetle ilgilendiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede ekip sabah operasyona oturduğunda hangi danışanın sıcak, hangisinin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmaya gerek kalmaz.

Satış hattı: sağlık pipeline’ı

Her danışan, sağlığa özel bir satış akışında (pipeline) ilerler ve AI sohbet geliştikçe danışanı doğru aşamaya taşır. Sağlık şablonunun aşamaları şunlardır:

Yeni Hasta / Talep
  → Randevu Alındı
  → Muayene / Konsültasyon
  → Tedavi Planı Sunuldu
  → Ödeme / Onay
  → Tedavi Başladı
  → Tedavi Tamamlandı (kazanıldı)
veya → Vazgeçildi (kaybedildi)

Bu hat sayesinde, hangi danışanın yalnızca bilgi aldığını, hangisinin randevu aldığını, hangisinin tedavi planını beklediğini tek bakışta görürsünüz. AI randevu oluşturduğunda danışanı otomatik olarak "Randevu Alındı" aşamasına taşır.

İnsana devir: çalışma modları

AI’ın ne kadar bağımsız çalışacağını siz belirlersiniz. Modu İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "AI Gelişmiş Ayarlar"dan seçersiniz:

Her modda AI, tıbbi karar gerektiren bir soruyu veya hassas bir durumu ekibe devreder; devir tüm geçmişiyle Kararlar ekranına düşer, hasta baştan anlatmak zorunda kalmaz. Tek bir konuşmayı da Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alabilirsiniz; bu yalnız o konuşmayı etkiler.

Ne değildir?

inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu açan, hastayı satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir; basit bir chatbot değildir. Doğru kategoriye koymak için ne olmadığını da netleştirelim:

• Bir hekim ya da teşhis aracı değildir. Tanı koymaz, tedavi/ilaç önermez; tıbbi soruyu hekime bırakır.
• Bir HBYS / EMR (hasta kayıt sistemi) değildir. Tıbbi kayıt tutmaz; randevu, iletişim ve danışan koordinasyonu katmanıdır.
• Bir tahsilat aracısı değildir. Hizmeti sunan ve faturayı kesen kliniktir; inTusell satıcı veya aracı değildir.
• Sağlığa özel fiyatlı bir ürün değildir. Paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama bakımından ayrılır, sektöre göre değişmez. Randevu modülü her pakette açılabilir; hatırlatma ve takip gibi otomasyonlar ücretli paketlerdedir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI randevuyu tek başına oluşturur mu?

Evet. AI uygun hizmeti önerir, çalışma saatlerine ve dolu slotlara göre randevu oluşturur. Aynı saate çift randevu sistemce engellenir. Tıbbi karar veya karmaşık durum gerektiğinde sohbeti canlı ekibe devreder.

No-show (gelmeyen hasta) nasıl azalır?

Her randevu için 1 gün ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider; 1 gün önceki mesaj "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye sorar ve değiştirme/iptal bağlantısı taşır. Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen hastaya gerçek boş saatlerinizden 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Hatırlatma hangi kanaldan gider?

Önce hastanın yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram); ulaşılamazsa, bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS ile, o da olmazsa e-posta ile. Hastanın yeni bir uygulama yüklemesine gerek yoktur. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Tedavi fiyatını AI söyler mi?

Klinik politikanıza göre. Sağlık mevzuatı tedavi ücretlerinin kamuya açık pazarlanmasını sınırlar; tipik kurulumda AI ücreti muayene/konsültasyon sonrasına bırakır veya canlı ekibe yönlendirir, uydurma rakam vermez.

Hasta insana bağlanabilir mi?

Evet. AI emin olmadığı ya da insan gerektiren bir konuşmayı ekibinize devreder; devir Kararlar sayfasına düşer ve sohbetin tüm geçmişi önünüzde olur. Bir konuşmayı istediğiniz an devralabilir, yalnız o konuşma için AI’ı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alabilirsiniz.

Randevular Google Takvim’e düşer mi?

Evet. Randevu oluşturulduğunda Google Takvim’e "Randevu: hasta adı" olarak kopyalanır; erteleme ve iptal de yansır. Senkron tek yönlüdür (inTusell → Takvim): ekip randevuları kendi takviminde görür, ama Google’a elle eklediğiniz bir etkinlik inTusell’de o saati kapatmaz.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın: bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp randevu otomasyonu yazısına, randevu motorunun ayrıntısı için klinik randevu otomasyonu ve no-show azaltma yazısına geçebilir, kliniklere hazır kurulumu klinik çözüm sayfasında inceleyebilir, tüm seriyi tüm yazılar sayfasından görebilirsiniz.

Kendi kliniğinizde nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hi@intusell.com adresine yazın. Kısa bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk randevuyu sistemde test ediyoruz.