Restoran inTusell kullanımı: günlük operasyon rehberi

Ana yazıda inTusell yapay zekasını eğittiniz: menünüzü ve bilgi tabanını yüklediniz, çalışma saatlerini ve rezervasyon sürelerini kurdunuz, personayı ve yanıt kurallarını ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir restoran ya da kafe inTusell’i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda restoran inTusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor: gelen DM’den masa rezervasyonuna, paket siparişten hatırlatmaya, no-show azaltmaya ve insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin restoran bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini. Aynı seriyi tur acentesi ve klinik sektörleri için de yazdık.

Kısa cevap

Bir günün akışı

inTusell’i kuran bir restoranın tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden işletme sahibi ya da salon sorumlusu, servis arası kaptığı her fırsatta okunmamış DM’leri, cevapsız WhatsApp’ları ve "bugün açık mısınız?" yorumlarını tek tek tarardı. Şimdi gece boyunca ve servis sırasında gelen mesajlar zaten yanıtlanmış, rezervasyon talepleri toplanmış (AI randevu araçları açıksa rezervasyonlar da açılmış), hatırlatmalar planlanmış durumda. Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama işiyle değil, gerçekten karar gerektiren sohbetlerle (özel etkinlik, büyük grup, şikâyet) ilgileniyor. Servis sırasında telefon başında durup DM yetiştirmek zorunda kalmıyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu işletmeler için anlamlı:

• Instagram ve WhatsApp’tan yoğun rezervasyon talebi alan restoranlar: günde onlarca "yer var mı?" mesajına servis arasında yetişemeyenler.
• No-show’dan zarar eden mekânlar: gelmeyen rezervasyon yüzünden boş kalan masaların, özellikle hafta sonu, doğrudan gelir kaybına döndüğü işletmeler.
• Mesai dışı ve servis içi talep kaybeden kafeler: akşam yoğunluğunda veya kapalıyken gelen sorulara geç dönüldüğü için misafir kaçıranlar.
• Paket / gel-al hacmi yüksek işletmeler: WhatsApp’tan sürekli sipariş alıp tek tek not etmek zorunda kalanlar.

Tek bir kişinin servis arasında yetişemediği talep hacmi varsa, inTusell o talebi karşılayan deneyimli bir salon sorumlusu gibi çalışır.

Gelen talep: misafir sorar, AI uygun yanıtı verir

Akış, misafirin bir mesaj atmasıyla başlar. Instagram DM’den "Cumartesi akşamı 6 kişi geliyoruz, bahçe tarafında yer olur mu?" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, bilgi tabanınızdaki çalışma saatlerini, bahçe ve salon gibi oturma bilgilerini ve mekân kurallarını tarar, misafirin ihtiyacına uyan seçeneği önerir ve rezervasyona yönlendirir.

Önemli iki nokta var. Birincisi: AI menüde, bilgi tabanında olmayan bir şeyi uydurmaz. "Glütensiz pizzanız var mı?" sorusunda emin değilse tahmin yürütmez; bilmediğini söyleyip canlı ekibe ya da işletmeye devreder. Bu, en önemli güven mesajıdır: misafire yanlış bilgi verip masada hayal kırıklığı yaratmaktansa, doğru cevabı bekletmek daha sağlamdır. İkincisi: misafir hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir; turistik bölgedeki bir kafe için bu kritik, ek bir ayar gerekmez.

Eğer eğitimde "rezervasyondan önce kişi sayısını, tarihi ve saati netleştir" yanıt kuralını eklediyseniz, AI önce bu üç şeyi sorar; teklif rastgele değil, gerçek talebe göre çıkar. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Masa rezervasyonu: slot, kapasite ve çakışma önleme

Misafir bir saat istediğinde AI havadan saat vermez. Önce eksik bilgiyi tamamlar: tarih, saat, kişi sayısı ve "cam kenarı", "doğum günü" gibi istekler. Sonrası hesabınızın kurulumuna bağlıdır. AI randevu araçları açıksa eğitimde tanımladığınız şeylere bakar: çalışma saatleriniz, rezervasyon süresi (örneğin "Akşam yemeği 90 dk") ve o saatin dolu olup olmadığı. Bu durumda uygun saate rezervasyonu kendisi açar, kişi sayısını ve istekleri rezervasyonun notuna yazar; saat doluysa en yakın boş saatleri önerir. Araçlar açık değilse talebi bu bilgilerle ekibinize aktarır, saati siz teyit edersiniz ya da misafir online rezervasyon sayfanızdan boş saati kendisi seçer. Hangisinin geçerli olduğunu AI Deneme’de bir rezervasyon isteyerek görürsünüz.

Burada en kritik koruma çakışma önlemedir: dolu bir saate ikinci rezervasyon girilemez. inTusell rezervasyon oluşturmadan önce çalışma saatlerinizi ve mevcut rezervasyonları kontrol eder; dolu bir saat istenirse rezervasyon açılmaz. İptal edilen veya gelmeyen (missed) rezervasyonlar bu kontrolde saati tekrar boşaltır. Aynı saatte birden çok masaya rezervasyon alıyorsanız o servisi kapasiteli bir grup seansı olarak tanımlarsınız (örneğin "Cumartesi 20:00, kapasite 10"); kayıtlar kalan kontenjana göre alınır, kontenjan dolunca o seansa yeni kayıt girilmez. Kapasite rezervasyon sayısıyla sayılır, kişi sayısıyla değil; masa planı ve masa ataması inTusell’de yoktur, onu salonda siz yaparsınız. Böylece manuel rezervasyon defteriyle çalışan mekânların en sık yaşadığı kâbus (aynı saate açtığınızdan fazla rezervasyon yazmak) ortadan kalkar.

Her rezervasyonun bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (geldi / oturdu)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi / no-show)

Rezervasyon akışını, rezervasyon sürelerini ve takvim senkronunu nasıl kuracağınızı restoran rezervasyon otomasyonu yazısında ayrıntılı bulursunuz.

Paket ve gel-al sipariş yönlendirme

Rezervasyonun yanında ikinci ana akış paket / gel-al siparişidir. WhatsApp’tan "2 lahmacun, 1 ayran, paket" yazan misafiri düşünün. AI menüyü bilgi tabanından okur, sipariş kalemlerini ve adetleri netleştirir, eksik bilgiyi (adres, teslim saati, not) sorar. Menünüz panelde ürün olarak tanımlıysa ve Ödeme takibini açtıysanız kalemleri ve tutarı misafire teyit ettirip siparişi açar ve misafire siparişini görebileceği takip bağlantısını gönderir.

Burada sınır net: AI fiyat veya stok uydurmaz. Menüde tanımlı bir kalemin fiyatını bilgi tabanından verir; tanımlı değilse ya da "bugün var mı?" gibi anlık stok sorusu gelirse tahmin yürütmez, canlı ekibe yönlendirir veya "bunu mutfaktan teyit edeyim" diyerek bekletir. Sipariş açıldıktan sonra ödeme ve teslim sizin akışınızda kalır: sipariş panelde Siparişler’e düşer, ekip tek bakışta görür. Havale ile ödeme alıyorsanız AI tutarı, IBAN’ınızı ve referans kodunu tek mesajda gönderir; dekontu ekibiniz onaylar.

Yani paket sipariş tarafında inTusell, siparişi alan ve düzenli kaydeden bir ön kademe gibi çalışır; sonucu mutfağa ya da kuryeye taşımak işletmenin kontrolünde kalır.

Hatırlatma ve no-show azaltma

Restoranda en pahalı şey gelmeyen rezervasyondur: boş kalan masa hem o akşamki gelir kaybıdır hem de o saate oturtabileceğiniz başka bir grubun kaçması demektir, özellikle dolu bir cumartesi gecesinde. inTusell bunu ücretli paketlerde otomatik hatırlatmayla azaltır.

Her rezervasyon için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] rezervasyonunuz var" tonunda, "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit isteyen bir mesaj.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] rezervasyonunuz var: 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

Hatırlatma, misafirin yazdığı kanaldan gider; o kanaldan ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Mesajın içinde iptal/erteleme bağlantısı bulunur, böylece misafir gelemeyeceğini önceden bildirebilir ve masa boşa gitmez. Misafir bağlantıdaki /manage-appointment/{token} sayfasından rezervasyonunu kendisi yönetir; ekibinizi aramasına gerek kalmaz. Belirli bir rezervasyon için hatırlatmayı kapatmak isterseniz (reminders_enabled) onu da rezervasyon bazında yapabilirsiniz.

Misafir yine de gelmezse rezervasyonu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş rezervasyon da "gelmedi" sayılır ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir "Geldi") inTusell gelmeyen misafire gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 numaralı seçenek ve rezervasyon yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gönderir; işaretleme yapmıyorsanız göndermez, çünkü o durumda "gelmedi" bir tahmindir ve gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. Misafir kaçırdığı rezervasyonu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

Instagram yorumları: kendi anahtarıyla çalışan kanal

Restoranda akış çoğu zaman bir gönderi altındaki yorumdan başlar: "Fiyatlar nasıl?", "Rezervasyon alıyor musunuz?", "Bugün açık mısınız?". inTusell’de WhatsApp, Instagram DM ve Instagram yorum otomasyonu bugün canlıdır. DM yanıtları Instagram bağlanınca zaten açıktır; yorumları ise Instagram kartındaki "Instagram yorumları" anahtarı yönetir; anahtar varsayılan olarak açıktır, isterseniz kapatırsınız.

Akış şöyle işler: AI uygun yorumlara tek bir kısa, herkese açık yanıt verir ("Tabii, detay için bize DM’den yazabilirsiniz"). Misafir DM’den yazınca konuşma orada sürer ve AI oradan yanıtlar; fiyat ve rezervasyon gibi konular DM’de netleşir. Yoruma özel mesajla yanıt (DM ile Yanıt) Meta onayından sonra açılacak; bugün AI yoruma herkese açık yanıt yazar ve müşteriyi DM’den yazmaya davet eder. Bağlantı içeren spam yorumlara AI yanıt yazmaz; onları panelden gizler ya da silersiniz. Instagram’ı 24 Eylül 2026’dan önce bağladıysanız panelde "Yorum yönetimi için Instagram’ı yeniden bağlayın" uyarısını görürsünüz; bir kez yeniden bağlayana kadar hiçbir yoruma AI yanıtı gitmez. Kanal kurulumu Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında ayrıntılı.

Sessiz misafiri kaybetmemek: proaktif takip ve CRM

Restoranda en çok rezervasyon, "bakıp döneyim" deyip kaybolan misafirlerde erir. inTusell bu misafirleri unutmaz. Bilgi alıp sessiz kalan misafire AI’ın kendisi yazdığı en fazla 3 takip mesajı gider; mesajlar yalnız çalışma saatlerinde WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan çıkar ve misafir yanıt verince, rezervasyon alınca ya da "yazmayın" deyince durur. Her sohbet CRM’e işlenir, böylece misafirin geçmişi, hangi tarih/etkinlikle ilgilendiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede ekip yeni güne başladığında hangi rezervasyonun kesinleştiği, hangi talebin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmaya gerek kalmaz; tekrar gelen bir misafir, geçmiş tercihiyle birlikte tanınır.

İnsana devir: çalışma modları

AI’ın ne kadar kendi başına çalışacağını siz belirlersiniz. Hesap genelinde üç mod var (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "AI Gelişmiş Ayarlar"):

Her modda AI, emin olmadığı ya da insan gereken bir konuşmayı, örneğin 30 kişilik bir özel etkinlik talebini ya da bir şikâyeti, ekibe devreder. Devir, sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar ekranına düşer; misafir baştan anlatmak zorunda kalmaz. Tek bir konuşmada farklı davranmak isterseniz o konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alırsınız.

Ne değildir?

inTusell’i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.
• Bir POS / adisyon sistemi değildir. Masa açıp hesap kapatmaz, mutfak ekranı sürmez; rezervasyon, sipariş alma ve misafir iletişimi katmanıdır.
• Bir yemek pazaryeri / kurye platformu değildir. Kendi envanteri yoktur; sizin menünüzü ve kurallarınızı kullanır, teslimi sizin akışınıza bırakır.
• Restorana özel fiyatlı bir ürün değildir. Paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre değişmez; kanal sayısı ücretlendirilmez. Rezervasyon ve sipariş modülü her pakette açılabilir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun. Ürün ve fiyatlandırma detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

AI rezervasyonu tek başına açar mı?

AI randevu araçları hesabınızda açıksa evet: çalışma saatlerinize ve dolu saatlere göre boş saati önerir, rezervasyonu açar ve kişi sayısını nota yazar. Açık değilse talebi ekibinize aktarır, saati siz teyit edersiniz ya da misafir online rezervasyon sayfanızdan boş saati seçer. Aynı saate çift rezervasyon sistemce engellenir; aynı saatte birden çok masa için kapasiteli seans tanımlarsınız. Masa atamasını salonda siz yaparsınız. Büyük grup ya da özel etkinlikte sohbeti ekibe devreder.

No-show (gelmeyen rezervasyon) nasıl azalır?

Her rezervasyon için 1 gün ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider; misafir mesajdaki bağlantıdan iptal veya erteleme yapabilir. Rezervasyon bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş rezervasyon "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir rezervasyon "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen misafire gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve rezervasyon yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Paket / gel-al siparişlerini AI alır mı?

Evet. Menünüz panelde ürün olarak tanımlıysa ve Ödeme takibini açtıysanız AI kalemleri, adetleri ve tutarı misafire teyit ettirip siparişi açar ve misafire sipariş takip bağlantısını gönderir. Ödeme ve teslim sizin akışınızda kalır. AI fiyat uydurmaz; menüde olmayan bir ürünü "yok" der.

Hatırlatma hangi kanaldan gider?

Önce misafirin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram); ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta ile. Misafirin yeni bir uygulama yüklemesine gerek yoktur. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Misafir insana bağlanabilir mi?

Evet. AI emin olmadığı ya da insan gerektiren bir konuşmayı ekibinize devreder; devir Kararlar sayfasına düşer ve sohbetin tüm geçmişi önünüzde olur. Bir konuşmayı istediğiniz an devralabilir, yalnız o konuşma için AI’ı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alabilirsiniz.

Rezervasyonlar Google Takvim’e düşer mi?

Evet. Rezervasyon oluşturulduğunda misafir adıyla Google Takvim’e kopyalanır; erteleme ve iptal de yansır. Senkron tek yönlüdür (inTusell → Takvim); ekip kendi takviminde rezervasyonları görür, ama Google’da eklenen bir etkinlik inTusell’deki saati kapatmaz.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın: bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına, rezervasyon motorunun ayrıntısı için restoran rezervasyon otomasyonu yazısına geçebilir, restoran çözümü sayfasını ve tüm seriyi tüm yazılar sayfasından görebilirsiniz. Fiyatı fiyatlandırma sayfasından inceleyebilirsiniz.

Kendi mekânınızda nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hi@intusell.com adresine yazın. Kısa bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk rezervasyonu sistemde test ediyoruz.