Spor salonu üyelik ve ders rezervasyonu otomasyonu

Bir spor salonu, fitness merkezi ya da pilates stüdyosunda gelen kutusu hep aynı iki tür mesajla dolar: üyelik soruları ("Aylık ne kadar?", "Dondurabiliyor muyum?", "Öğrenci indirimi var mı?") ve ders/deneme talepleri ("Sabah reformer kaçta?", "Yarın deneme dersine gelebilir miyim?", "Cumartesi grup dersinde yer var mı?"). Bu mesajların büyük kısmı bir saate çıkar: aday önce bir deneme dersine ya da tanışma görüşmesine gelir, denedikten sonra üyelik konuşulur. Ama resepsiyon ders aralarında telefona yetişemez, deneme dersi bir deftere yazılır, biri kontenjanı iki kez söyler, gece gelen "yarın gelebilir miyim" cevapsız kalır ve aday başka salona gider. Bu yazı, spor salonu randevu otomasyonu ile deneme dersi ve ders rezervasyonundan üyelik danışmanlığına, hatırlatmadan no-show azaltmaya kadar salonun randevu motorunu inTusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin spor salonu dikeyindeki randevu ve motor ayağıdır; serinin spor salonu pilonu için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Deneme dersini, ders rezervasyonunu ve tanışma görüşmesini inTusell’e taşımanın iki nedeni var: hiçbir üyelik talebinin elde kaybolmaması ve hiçbir deneme dersinin hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey resepsiyonun hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda rezervasyon 7/24 alınır, hatırlatma kendiliğinden gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, inTusell’in "chatbot değil, deneyimli bir üye karşılayıcısı" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir resepsiyon deneme dersini havadan vermez, kontenjana bakar; adayı aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• Fitness merkezleri ve klasik spor salonları.
• Pilates ve reformer stüdyoları (kontenjanlı, deneme dersi trafiği yüksek).
• Yoga, crossfit, kickbox ve grup ders stüdyoları.
• Kişisel antrenman (PT) ve butik antrenman stüdyoları.
• Deneme dersini ve tanışma görüşmesini randevuyla yürüten, no-show’un kontenjanı boşa harcadığı işletmeler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır. AI tarafını hizmetleriniz ve tonunuzla şekillendirmek için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakabilirsiniz.

1. Randevu tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli randevu tipleridir. Her hizmet türü için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI’ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "Deneme dersi 50 dk" tanımlıysa AI 50 dakikalık boşluk arar. Ara süresi, dersler arasında ekipman temizliği ve geçiş için nefes payı bırakmanızı sağlar: reformer ve grup derslerinde özellikle işe yarar. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, AI bilmediği bir paketin ücretini uydurmaz: fiyat ve üyelik görüşmesi davranışını inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI’ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pzt-Cum 07:00-22:00, Cumartesi 09:00-18:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da bakım günü salonu kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil: kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz (örneğin bayram arifesinde erken kapanış).

Böylece AI bayramda deneme dersi vermez, salon kapandıktan sonraki saate aday yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, rezervasyon da ona uyar.

Grup dersleri için kapasiteli seanslar. Reformer, yoga ya da spinning gibi sabit saatli dersleri birebir randevu yerine grup seansı olarak kurarsınız: Randevular › Ayarlar › "Grup Seansları"nda seans adı, gün, başlangıç ve bitiş saati ve kapasiteyi girersiniz ("Salı 19:00 reformer, kapasite 8" gibi). Sistem önümüzdeki 28 günün seanslarını kendisi üretir; AI aday yazdığında bu seansları kalan kontenjanıyla sunar ("Salı 19:00, 3 yer kaldı"). Grup seansı tanımlamadıysanız AI seans uydurmaz, adaya uygun gününü sorar.

3. Çakışma ve kontenjan önleme: aynı saate iki aday olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. inTusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir aday iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir adaya açılabilir. Aynı saate iki deneme dersi yazmak (manuel ajandanın en sık hatası) sistemce engellenir.

Grup seanslarında kural farklıdır: aynı saati kapasiteye kadar birden fazla kişi paylaşır. Kontenjan kontrolü ile kaydın kendisi tek bir veritabanı işleminde, seans kilitliyken yapılır; iki aday son yere aynı anda yazamaz ve dolu seansa yeni kayıt açılmaz. Panelde her seansın doluluğunu ve katılımcı listesini görürsünüz.

4. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

No-show’u asıl azaltan parçadır. Her deneme dersi ve görüşme için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] randevunuz var" tonunda bir mesaj; sonunda "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit ister ve cevap randevuya işlenir.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] randevunuz var, 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

Mesaj salonunuzun asistan adıyla imzalanır ve içinde değiştirme/iptal bağlantısı bulunur. Aday gelemeyeceğini önceden bildirirse kontenjan boşa gitmez; yer başka bir adaya açılır. Boşa giden deneme kontenjanı spor salonlarının en sık şikâyetidir; hatırlatma bunu azaltır.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Kişinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram).
2. O kanaldan ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat kullananlarda mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz (reminders_enabled); örneğin aynı gün içinde alınmış bir deneme dersinde 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

5. Gelmeyen aday ve yeniden planlama

Aday tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen adaya gerçek boş saatlerinizden numaralı en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Aday, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da aday hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Aday kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir. Üyeliği henüz konuşmamış adaylar için bu, ikinci bir temas kapısıdır.

6. Üyelik danışmanlığı: deneme dersinden üyeliğe

Randevu motoru yalnızca takvim doldurmaz; üyelik hattının ilk halkasıdır. Deneme dersi alındığında aday CRM’de bir kayda dönüşür; konuşma sessiz kalırsa takip zinciri devreye girer. AI’ın bu aşamadaki rolü net bir çizgiyle tanımlıdır:

• AI; ders programı, gün/saat, format (grup/birebir/PT) ve bilgi tabanındaki paket içerikleri gibi bildiği konularda danışmanlık yapar.
• Net üyelik fiyatı, kampanya tutarı ve özel koşullar gibi konularda, bilgi tabanında karşılığı yoksa tutar uydurmaz; adayı antrenör/danışman ekibe bağlar.
• Sağlık durumu, sakatlık, ameliyat sonrası dönem veya gebelik gibi konularda AI tıbbi yorum yapmaz, program önermez; antrenör ekibine ve gerektiğinde hekime yönlendirir.
• AI’ın ne kadar kendi başına çalışacağını hesap modu belirler: Stajyer (varsayılan) yanıtları kendisi gönderir, iptal ya da iadeden önce size sorar; Kıdemli bunları da kendisi yapar; Tam onay’da WhatsApp, Instagram ve Telegram’daki her yanıt Kararlar › Onay Kuyruğu’nda onayınızı bekler. Üyelik görüşmesini insana bırakmak istediğiniz bir konuşmayı Onaylı ya da Duraklat moduna alırsınız; devirler sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar’a düşer.
• Ders paketi satıyorsanız ("8 derslik paket" gibi) ürüne seans sayısı tanımlarsınız; paket satıldığında bakiye açılır, ders "Geldi" işaretlenince bir seans düşer. AI kalan seansı yalnız sistemdeki rakamdan söyler, kendisi düşüm yapmaz.

Böylece deneme dersi ile üyelik arasındaki köprü kopmaz: AI rezervasyonu kurar ve hatırlatır, ekip ise sıcak adayla üyeliği konuşur. Bu akışın günlük operasyonda nasıl yönetildiğini inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında, kanal tarafını ise Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında bulabilirsiniz.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi Google hesabınızla bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (inTusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim’e "Randevu: aday adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal edildiğinde etkinlik silinir; gelmedi işaretlenen randevunun etkinliği takvimde kalır.
• Grup seansı kayıtları için takvim senkronu çalışmaz; seans doluluğu ve katılımcı listesi randevu ekranında görünür.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim’de elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim’in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, rezervasyon kaynağı değildir. Bağlamasanız da deneme dersi rezervasyonu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir üyelik yönetimi ya da turnike sistemi değildir. Üye giriş-çıkış kaydı tutmaz; üyelik süresini, dondurmayı ya da yenilemeyi yönetmez, aidat tahsil etmez. Dondurma ve iptal koşullarını yalnız bilgi tabanınızdan anlatır.
• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir. Deneme dersini randevu olarak kurar, grup derslerine kalan kontenjana göre kayıt açar.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim’e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• Bir antrenör ya da sağlık danışmanı değildir. Egzersiz programı yazmaz, sakatlık/diyet tavsiyesi vermez; sağlık ve program konularını antrenör ekibine ve gerektiğinde uzmana yönlendirir.
• Spora özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre farklılaşmaz ve kanal sayısı ücretlendirilmez. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

Deneme dersi rezervasyonu nasıl alınıyor?

Aday WhatsApp, Instagram, Telegram ya da web sohbetinden yazdığında AI deneme dersi tipini, süresini ve müsait saatleri kontrol eder, uygun saati önerir ve randevuyu oluşturur. Çalışma saati dışına veya dolu bir saate randevu açılmaz. Reformer ya da grup dersini kapasiteli grup seansı olarak tanımladıysanız AI kalan kontenjanı olan seansları sunar; dolu seansa kayıt açılmaz.

Hatırlatmalar ne zaman ve hangi kanaldan gider?

Her deneme dersi ve görüşme için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gönderilir. Mesaj önce kişinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram) gider; ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Web sohbetinde mesaj sohbet geçmişine işlenir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır.

Aynı saate iki deneme dersi girilebilir mi?

Hayır. inTusell çalışma saatlerinizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Deneme dersine gelmeyen aday (no-show) olunca ne olur?

Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen adaya gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

AI üyelik fiyatını veya kampanya tutarını söyler mi?

AI ücreti yalnızca bilgi tabanına yüklediğiniz paket/kampanya bilgisinden verir; bilmediği bir paket için tutar uydurmaz, adayı antrenör/danışman ekibe bağlar. Fiyat politikanız neyse AI ona uyar; istenirse net tutar tamamen deneme dersine/görüşmeye bırakılır.

Randevu için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Randevu tipleri, çalışma saatleri, kapasiteli grup seansları, kontenjan kontrolü, hatırlatma ve takvim senkronu inTusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir ve tek yönlüdür; bağlamazsanız da deneme dersi rezervasyonu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı üyelik paketleriniz, ders programınız, tonunuz ve fiyat/sağlık sınırlarınızla şekillendirmek için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun. Gelen rezervasyonların ve üyelik görüşmelerinin günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısına geçin. Spor salonu çözümünün tüm hatlarını spor salonu çözümü sayfasında inceleyebilir, tüm yazılara blog üzerinden ulaşabilirsiniz.

Bu motor sektörden bağımsız aynı omurgayı kullanır; benzer kurguların farklı dikeylerdeki anlatımı için tur acentesi yapay zeka eğitimi ve klinik yapay zeka eğitimi pilon yazılarına bakabilirsiniz.

Randevu ve deneme dersi sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, randevu tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı kısa bir oturumda birlikte ayarlarız.