Tur acentesi inTusell kullanımı: günlük operasyon rehberi

Ana yazıda inTusell yapay zekasını eğittiniz: bilgi tabanını yüklediniz, satış görüşmelerini işaretlediniz, personayı ve yanıt kurallarını ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir tur acentesi inTusell’i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda tur acentesi inTusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor: gelen DM’den rezervasyona, ödemeden insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin turizm bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini.

Kısa cevap

Bir günün akışı

inTusell’i kuran bir acentenin tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden operasyon sorumlusu sabah gelip onlarca okunmamış DM’i tek tek tarardı. Şimdi gece boyunca gelen mesajlar zaten yanıtlanmış, müşteri adayları kategorize edilmiş, bazı opsiyonlar tutulmuş durumda. Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama işiyle değil, gerçekten karar gerektiren sohbetlerle ilgileniyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu acenteler için anlamlı:

• Instagram ve WhatsApp’tan yoğun talep alan acenteler: günde onlarca "fiyat ne kadar?" mesajına yetişemeyenler.
• Mesai dışı talep kaybeden operasyonlar: akşam ve hafta sonu gelen sorulara geç dönüldüğü için satış kaçıranlar.
• Sabit ürün kataloğu olan acenteler: umre, hac, kültür ve tatil paketleri tekrar eden sorularla satılanlar.
• Küçük ekiple çok kanal yöneten firmalar: DM, WhatsApp, yorum ve web sohbetini ayrı ayrı takip etmek zorunda kalanlar.

Tek bir satıcının yetişemediği talep hacmi varsa, inTusell o talebi karşılayan kıdemli bir satışçı gibi çalışır.

Gelen talep: müşteri tur sorar, AI uygun turu önerir

Akış, müşterinin bir mesaj atmasıyla başlar. Instagram DM’den "Kasım’da Karadeniz turu düşünüyoruz, 2 yetişkin 1 çocuk" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, bilgi tabanınızdaki tur şartlarını ve kataloğunuzdaki paketleri tarar, müşterinin ihtiyacına uyan turu önerir.

Önemli nokta: müşteri hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir. Yabancı turistler için bu kritik: İngilizce gelen bir Kapadokya sorusu İngilizce yanıt alır, ek bir ayar gerekmez. Sabit sistem mesajları ise Türkçe yazana Türkçe, diğer herkese İngilizce gider.

Eğer eğitimde "fiyat vermeden önce ihtiyaç sor" yanıt kuralını eklediyseniz, AI önce kalkış noktasını, tarih aralığını ve yolcu sayısını netleştirir. Bu kural sayesinde teklif rastgele değil, müşterinin gerçek ihtiyacına göre çıkar. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Fiyat ve müsaitlik: AI fiyat matrisinden teklif verir

Burası tur acenteleri için en hassas nokta. AI fiyatı uydurmaz. Bu akış tur modülüyle çalışır (beta); teklifi yalnızca kataloğunuzdaki fiyat matrisinden verir. Matris üç eksende çalışır: kalkış noktası × otel sınıfı × oda tipi. Çocuk ve bebek fiyatları da bu matristen gelir:

"2 yetişkin 1 çocuk" talebinde AI, çocuğun yaşını sorar, yaş eşiğinin altındaysa çocuk fiyatını uygular ve toplam teklifi tek seferde verir. Para birimi varsayılan USD’dir.

Matriste olmayan bir kombinasyon sorulursa, örneğin tanımlamadığınız bir kalkış noktası, AI fiyat uydurmaz; sohbeti ekibinize devreder ve devir Kararlar sayfasına düşer. Bu davranış, müşteriye yanlış fiyat verilip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmanızı engeller; güvenin temeli budur.

Kataloğun KolayTurum entegrasyonuyla, sitenizden içe aktarmayla ya da elle nasıl beslendiğini ve fiyat matrisinin nasıl kurulduğunu tur kataloğu ve KolayTurum entegrasyonu yazısında ayrıntılı bulursunuz. KolayTurum bağlıysa her gece (Türkiye saatiyle 05:00 civarı) çalışan senkron matrisi güncel tutar; acil bir değişiklikte "Şimdi senkronize et" ile beklemeden çekersiniz. Bilgi tabanına yüklediğiniz Excel ya da CSV fiyat listesi belge olarak okunur; kesin teklif, koltuk ve ödeme her zaman katalogdaki matristen çalışır.

Opsiyon ve rezervasyon: koltuk defteri ve overbooking

Müşteri teklifi beğenip "ayırabilir miyiz?" dediğinde rezervasyon yaşam döngüsü devreye girer. Akış net bir sırayla ilerler:

quote (teklif)
  → option_hold (opsiyon: koltuk geçici tutulur)
  → awaiting_payment (ödeme bekleniyor)
  ↔ partially_paid (kısmi ödeme)
  → fully_paid (tam ödeme)
  → confirmed (kesin)
  → departed → completed

İptal, iade ve no_show dalları da bu döngünün içinde. Teklif verildiği anda kur dondurulur: müşteriye verdiğiniz fiyat, kur dalgalansa bile o teklif için sabit kalır.

Opsiyon tutulduğunda koltuk defteri devreye girer. Koltuk ayırma tek işlemde ve kilitli yapılır: iki müşteri aynı anda son koltuğu istese bile sistem yalnızca birine ayırır. KolayTurum kullanıyorsanız orada satılmış koltuklar da kapasiteden düşülür. Kalkış dolduğunda AI yeni rezervasyon açmaz, talebi ekibinize aktarır. Elle tutulan Excel listelerindeki en sık hata, aynı koltuğu iki kez satmak, böylece önlenir.

Ödeme: havale/IBAN varsayılan, iyzico opsiyonel

Müşteri awaiting_payment aşamasına geldiğinde ödeme adımı başlar. Burada iki seçeneğiniz var:

• Havale/IBAN (varsayılan): Hiçbir entegrasyon gerektirmez. AI tutarı, IBAN’ı ve rezervasyonun referans kodunu tek mesajda gönderir; rezervasyon Tahsilat defterine düşer. Müşteri dekont gönderdiğinde ekibiniz onaylar, durum ancak o zaman partially_paid ya da fully_paid olur. AI onaydan önce "ödemeniz alındı" demez.
• iyzico (opsiyonel): Kart ödemesi almak isterseniz iyzico bağlarsınız; AI müşteriye kartla ödeme bağlantısı gönderir, ödeme acentenin POS’una gider.

Her iki durumda da temel kural değişmez: satıcı her zaman acentedir. Ödeme doğrudan acentenin hesabına gider, fatura acente adına kesilir. inTusell hiçbir aşamada araya girmez veya satıcı pozisyonuna geçmez. Ürün ve fiyatlandırma detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

KVKK aydınlatması ve sözleşme

Tur rezervasyonu bir sözleşmenin ifasıdır; KVKK açısından müşteriyi bilgilendirmek gerekir. Sistem bunu iki noktada yapar:

1. Aydınlatma: Ödeme adımında müşteriye acentenizin kendi KVKK aydınlatma bağlantısı gider ve gösterildiği kayda geçer. inTusell kendi KVKK sayfasını müşterilerinize göndermez.
2. Sözleşme kabulü: Müşteri tur sözleşmesini kabul ettiğinde kabul, SHA-256 özetiyle kayda geçer. "Kabul ettim" beyanı teknik olarak ispatlanabilir.

Kişisel yolcu alanları veritabanında şifreli tutulur ve yalnız yetkili ekip üyesi kayıtlı bir işlemle açabilir.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "müşteri neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kanıtla cevap vermenizi sağlar.

Sessiz müşteriyi kaybetmemek: proaktif takip ve CRM

Tur satışında en çok aday, "düşüneyim" deyip kaybolan müşterilerde erir. inTusell bu müşteri adaylarını unutmaz. Teklif alıp sessiz kalan müşteriye AI’ın kendisi yazdığı en fazla 3 takip mesajı gider; bekleme süreleri sektöre göre ayarlıdır ve mesajlar yalnız çalışma saatlerinde (yoksa yerel saatle 09:00-21:00) WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan çıkar. Müşteri yanıt verince, ödeme yapınca ya da "yazmayın" deyince takip durur. Her sohbet CRM’e işlenir, böylece müşterinin geçmişi, hangi turla ilgilendiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede sabah operasyona oturduğunuzda hangi adayın sıcak, hangisinin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmanıza gerek kalmaz.

İnsana devir: çalışma modları

AI’ın ne kadar kendi başına çalışacağını siz belirlersiniz. Hesap genelinde üç mod var (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "AI Gelişmiş Ayarlar"):

Her modda AI, yanıtlayamadığı bir vize sorusunu, matriste olmayan bir fiyat talebini ya da dolu bir kalkışı ekibinize devreder. Devir, sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar sayfasına düşer; müşteri baştan anlatmak zorunda kalmaz. Tek bir konuşmada farklı davranmak isterseniz o konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alırsınız. Hesap modunu istediğiniz an değiştirebilirsiniz.

Ne değildir?

inTusell’i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.
• Bir rezervasyon motoru / GDS değildir. Uçuş veya otel envanteri sağlamaz; sizin kataloğunuzu ve fiyat matrisinizi kullanır.
• Bir tahsilat aracısı değildir. Ödeme acentenin hesabına gider; inTusell satıcı veya aracı değildir.
• Turizme özel fiyatlı bir ürün değildir. Paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre değişmez; kanal sayısı ücretlendirilmez. Tur modülü her pakette açılabilir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI rezervasyonu tek başına tamamlar mı?

Tur modülü (beta) açıksa AI teklif verir, opsiyon açar ve ödeme adımına kadar götürür. Koltuk ayırma tek işlemde ve kilitli yapılır; havale ödemesi dekontu ekibiniz onaylayınca, kart ödemesi tamamlanınca kayda geçer. Riskli ya da matriste olmayan durumlarda sohbeti ekibe devreder. Son onay her zaman acentede kalabilir.

Ödeme kime gider?

Ödeme her zaman acenteye gider. Varsayılan yöntem havale/IBAN’dır ve entegrasyon gerektirmez: AI tutarı, IBAN’ı ve referans kodunu tek mesajda gönderir, dekontu ekibiniz onaylar. İsterseniz iyzico bağlarsınız; AI müşteriye kartla ödeme bağlantısı gönderir. inTusell hiçbir adımda satıcı değildir; satıcı ve fatura sahibi acentedir.

Overbooking olur mu?

Koltuk ayırma tek işlemde ve kilitli yapılır: aynı anda gelen iki talep aynı son koltuğu alamaz. KolayTurum’da satılmış koltuklar da kapasiteden düşülür. Kalkış doluysa AI yeni rezervasyon açmaz, talebi ekibinize aktarır.

Müşteri insana bağlanabilir mi?

Evet. AI emin olmadığı ya da insan gerektiren bir konuşmayı ekibinize devreder; devir Kararlar sayfasına düşer ve sohbetin tüm geçmişi önünüzde olur. Bir konuşmayı istediğiniz an devralabilir, yalnız o konuşma için AI’ı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alabilirsiniz.

Gece gelen mesaja ne olur?

AI 7/24 yanıt verir. Gece 02:00’de gelen tur sorusuna fiyat matrisinden teklif gider; müşteri isterse opsiyon açılır. Sabah açtığınızda hazır müşteri adayları ve teklifler sizi bekler. Takip mesajları ise gece değil, mesai saatinde gider.

Hangi tur tipleri desteklenir?

Panelden elle eklediğiniz ya da sitenizden içe aktardığınız her tur paketi aynı motorda çalışır: yurt içi, yurt dışı, kültür, tatil, umre ve hac. KolayTurum senkronu umre, hac ve kültür turlarını çeker. Her pakette fiyat matrisi, çocuk/bebek fiyatı ve rezervasyon akışı aynı sistemdedir.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın: bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına, katalog ve fiyat matrisi için tur kataloğu ve KolayTurum entegrasyonu yazısına geçebilir, tüm seriyi tüm yazılar sayfasından görebilirsiniz.

Kendi acentenizde nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hi@intusell.com adresine yazın. Kısa bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk teklifi sistemde test ediyoruz.