Bir tur acentesi intusell'i nasıl kullanır? Günlük operasyon rehberi

A yazısında intusell yapay zekasını eğittiniz: bilgi tabanını yüklediniz, satış görüşmelerini işaretlediniz, personayı ve yanıt kurallarını ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir tur acentesi intusell'i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda tur acentesi intusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor — gelen DM'den rezervasyona, ödemeden insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin turizm bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini.

Kısa cevap

Bir günün akışı

intusell'i kuran bir acentenin tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden operasyon sorumlusu sabah gelip onlarca okunmamış DM'i tek tek tarardı. Şimdi gece boyunca gelen mesajlar zaten yanıtlanmış, lead'ler kategorize edilmiş, bazı opsiyonlar tutulmuş durumda. Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama işiyle değil, gerçekten karar gerektiren sohbetlerle ilgileniyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu acenteler için anlamlı:

• Instagram ve WhatsApp'tan yoğun talep alan acenteler — günde onlarca "fiyat ne kadar?" mesajına yetişemeyenler.
• Mesai dışı talep kaybeden operasyonlar — akşam ve hafta sonu gelen sorulara geç dönüldüğü için satış kaçıranlar.
• Sabit ürün kataloğu olan acenteler — umre, hac, kültür ve tatil paketleri tekrar eden sorularla satılanlar.
• Küçük ekiple çok kanal yöneten firmalar — DM, WhatsApp, yorum ve e-postayı ayrı ayrı takip etmek zorunda kalanlar.

Tek bir satıcının yetişemediği talep hacmi varsa, intusell o talebi karşılayan kıdemli bir satışçı gibi çalışır.

Gelen talep: müşteri tur sorar, AI uygun turu önerir

Akış, müşterinin bir mesaj atmasıyla başlar. Instagram DM'den "Kasım'da Karadeniz turu düşünüyoruz, 2 yetişkin 1 çocuk" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, bilgi tabanınızdaki tur şartlarını ve kataloğunuzdaki paketleri tarar, müşterinin ihtiyacına uyan turu önerir.

Önemli nokta: müşteri hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir. Yabancı turistler için bu kritik — İngilizce gelen bir Kapadokya sorusu İngilizce yanıt alır, ek bir ayar gerekmez.

Eğer eğitimde "fiyat vermeden önce ihtiyaç sor" yanıt kuralını eklediyseniz, AI önce kalkış noktasını, tarih aralığını ve yolcu sayısını netleştirir. Bu kural sayesinde teklif rastgele değil, müşterinin gerçek ihtiyacına göre çıkar. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Fiyat ve müsaitlik: AI fiyat matrisinden teklif verir

Burası tur acenteleri için en hassas nokta. AI fiyatı uydurmaz. Teklifi yalnızca kataloğunuzdaki fiyat matrisinden verir. Matris üç eksende çalışır: kalkış noktası × otel sınıfı × oda tipi. Çocuk ve bebek fiyatları da bu matristen gelir:

"2 yetişkin 1 çocuk" talebinde AI, çocuğun yaşını sorar, yaş eşiğinin altındaysa çocuk fiyatını uygular ve toplam teklifi tek seferde verir. Para birimi varsayılan USD'dir.

Matris'te olmayan bir kombinasyon sorulursa — örneğin tanımlamadığınız bir kalkış noktası — AI fiyat uydurmak yerine müşteriyi canlı ekibe bağlamayı önerir. Bu davranış, müşteriye yanlış fiyat verilip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmanızı engeller; güvenin temeli budur.

Kataloğun KolayTurum SOAP entegrasyonu veya XML ile nasıl beslendiğini ve fiyat matrisinin nasıl kurulduğunu tur kataloğu ve KolayTurum entegrasyonu yazısında ayrıntılı bulursunuz. Gecelik otomatik senkron (yaklaşık 02:00'de cron) sayesinde matris güncel kalır.

Opsiyon ve rezervasyon: koltuk defteri ve overbooking

Müşteri teklifi beğenip "ayırabilir miyiz?" dediğinde rezervasyon yaşam döngüsü devreye girer. Akış net bir sırayla ilerler:

quote (teklif)
  → option_hold (opsiyon — koltuk geçici tutulur)
  → awaiting_payment (ödeme bekleniyor)
  ↔ partially_paid (kısmi ödeme)
  → fully_paid (tam ödeme)
  → confirmed (kesin)
  → departed → completed

İptal, iade, no_show ve waitlist (bekleme listesi) dalları da bu döngünün içinde. Teklif anında FX kuru dondurulur — yani müşteriye verdiğiniz fiyat, kur dalgalansa bile o teklif için sabit kalır.

Opsiyon tutulduğunda koltuk defteri devreye girer ve burası matematiksel olarak güvenlidir: kapasite, veritabanı kısıtıyla korunur. Overbooking imkansızdır. İki müşteri aynı anda son koltuğu istese bile, sistem yalnızca birine satar; ikincisi otomatik olarak bekleme listesine düşer. Bu, manuel Excel'le çalışan acentelerin en sık yaşadığı kâbusu — aynı koltuğu iki kez satmayı — ortadan kaldırır.

Ödeme: havale/IBAN varsayılan, iyzico opsiyonel

Müşteri awaiting_payment aşamasına geldiğinde ödeme adımı başlar. Burada iki seçeneğiniz var:

• Havale/IBAN (varsayılan): Hiçbir entegrasyon gerektirmez. AI, müşteriye IBAN bilgilerini paylaşır; ödeme yapıldığında durum partially_paid veya fully_paid olarak güncellenir.
• iyzico POS (opsiyonel): Kart ödemesi almak isterseniz iyzico bağlarsınız, müşteri ödemesini anında kartla yapar.

Her iki durumda da temel kural değişmez: satıcı her zaman acentedir. Ödeme doğrudan acentenin hesabına gider, fatura acente adına kesilir. intusell hiçbir aşamada araya girmez veya satıcı pozisyonuna geçmez. Ürün ve fiyatlandırma detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

KVKK onayı, yolcu bilgisi ve sözleşme

Rezervasyon ilerledikçe yolcu bilgileri toplanır. Her yolcu için ad, doğum tarihi ve pasaport bilgisi alınır; pasaport ve kişisel veriler şifreli saklanır. Sistem KVKK açısından üç noktada koruma sağlar:

1. Açık onay: Yolcu bilgisi toplanmadan önce KVKK açık rıza onayı alınır.
2. Sözleşme kabulü: Müşteri tur sözleşmesini kabul ettiğinde, kabul SHA-256 hash kanıtıyla kayda geçer — yani "kabul ettim" iddiası teknik olarak ispatlanabilir.
3. Şifreli saklama: Pasaport ve PII alanları uçtan uca şifrelidir.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "müşteri neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kanıtla cevap vermenizi sağlar.

Sessiz müşteriyi takip: proaktif follow-up ve CRM

Tur satışında en çok lead, "düşüneyim" deyip kaybolan müşterilerde erir. intusell bu lead'leri unutmaz. Teklif verilip sessiz kalan müşterilere proaktif takip mesajı gider; lead canlı tutulur. Her sohbet CRM'e işlenir, böylece müşterinin geçmişi, hangi turla ilgilendiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede sabah operasyona oturduğunuzda hangi lead'in sıcak, hangisinin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmanıza gerek kalmaz.

İnsana devir: lock modları

AI'ın ne kadar otonom çalışacağını siz belirlersiniz. Üç lock modu var:

hybrid modda AI, yanıtlayamadığı bir vize sorusunu veya matris dışı bir fiyat talebini canlı ekibe devreder. Devir anında sohbetin tüm geçmişi ekibin önünde olur; müşteri baştan anlatmak zorunda kalmaz. Modu istediğiniz an değiştirebilirsiniz — örneğin tatil sezonunda ai_only, kriz anında human_only.

Ne değildir?

intusell'i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Bir chatbot değildir. Hazır kalıplara göre cevap veren bir akış botu değil; eğittiğiniz bilgi ve satış teknikleriyle çalışan, tam otonom bir AI satış asistanıdır.
• Bir rezervasyon motoru / GDS değildir. Uçuş veya otel envanteri sağlamaz; sizin kataloğunuzu ve fiyat matrisinizi kullanır.
• Bir tahsilat aracısı değildir. Ödeme acentenin hesabına gider; intusell satıcı veya aracı değildir.
• Turizme özel fiyatlı bir ürün değildir. Fiyat modeli mesaj ve ses dakikası bazlıdır, sektöre göre değişmez. Tur modülü her pakette açılabilir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI rezervasyonu tek başına tamamlar mı?

AI teklif verir, opsiyon tutar ve ödeme adımına kadar götürür. Koltuk, kapasite kontrolü ve ödeme onayı atomik sistemde işler. Riskli veya matris dışı durumlarda canlı ekibe devreder. Son onay her zaman acentede kalabilir.

Ödeme kime gider?

Ödeme her zaman acenteye gider. Varsayılan yöntem havale/IBAN'dır ve entegrasyon gerektirmez. İsterseniz iyzico POS bağlarsınız. intusell hiçbir adımda satıcı değildir; satıcı ve fatura sahibi acentedir.

Overbooking olur mu?

Hayır. Koltuk defteri atomik çalışır ve kapasite veritabanı kısıtıyla korunur. Aynı koltuk iki kez satılamaz; overbooking matematiksel olarak imkansızdır.

Müşteri insana bağlanabilir mi?

Evet. hybrid modda AI normal akışı yürütür, gerektiğinde sohbeti canlı ekibe tırmandırır. human_only modda tüm sohbetler doğrudan ekibe gider, ai_only modda hepsini AI yönetir. Modu istediğiniz an değiştirirsiniz.

Gece gelen mesaja ne olur?

AI 7/24 yanıt verir. Gece 02:00'de gelen tur sorusuna saniyeler içinde teklif gider; uygun olduğunda opsiyon tutar. Sabah açtığınızda hazır lead'ler ve teklifler sizi bekler.

Hangi tur tipleri desteklenir?

Umre, hac, kültür, tatil, yurt içi ve yurt dışı turları desteklenir. Her tip için fiyat matrisi, çocuk/bebek fiyatı ve rezervasyon akışı aynı sistemde çalışır.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın — bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına geçebilir, tüm seriyi tüm yazılar sayfasından görebilirsiniz.

Kendi acentenizde nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hello@intusell.com adresine yazın. 20 dakikalık bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk teklifi sistemde test ediyoruz.