Klinik randevu otomasyonu: hatırlatma ve no-show azaltma

Klinikte no-show (gelmeyen hasta) sessiz bir gelir hırsızıdır. Hasta gelmediğinde yalnızca o slot boşa gitmez; o saate alınabilecek başka bir hasta da kaçar. Çoğu klinik bunu manuel hatırlatmayla (biri tek tek arayarak, biri WhatsApp’tan tek tek yazarak) engellemeye çalışır; ama bu yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, klinik randevu otomasyonu ile randevu tiplerinden hatırlatmaya, çakışma önlemeden Google Takvim senkronuna kadar kliniğin randevu motorunu inTusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin randevu ve motor ayağıdır; serinin sağlık pilonu için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Randevuyu inTusell’e taşımanın iki nedeni var: hiçbir talebin elde kaybolmaması ve hiçbir randevunun hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda randevu 7/24 alınır (yeni sağlık hesabının başladığı Tam onay’da siz onaylayınca), hatırlatma kendiliğinden gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, inTusell’in "chatbot değil, deneyimli bir danışan koordinatörü" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir koordinatör randevuyu havadan vermez, takvime bakar; hastayı aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• Randevu yoğun çalışan diş, estetik, saç ekimi, fizyoterapi, diyetisyen ve poliklinik merkezleri.
• No-show oranı yüksek olan, boş slotların gelir kaybına döndüğü klinikler.
• Birden çok hizmet ve farklı süreleri (muayene, kontrol, işlem) yöneten ekipler.
• Ekibin kendi Google Takvimi üzerinden günü takip etmek istediği klinikler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Randevu tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli randevu tipleridir. Her hizmet için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI’ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "İlk Muayene 30 dk" tanımlıysa AI 30 dakikalık boşluk arar. Ara süresi, işlem aralarında nefes payı bırakmanızı sağlar. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, AI tedavi ücretini kamuya açık kanalda pazarlamaz: bu davranışı inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI’ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pazartesi-Cuma 09:00-18:00, Cumartesi 09:00-14:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da kongre günü kliniği kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil: kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz.

Böylece AI bayram sabahı randevu vermez, mesai bitiminden sonraki saate hasta yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

3. Çakışma önleme: aynı saate iki hasta olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. inTusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir hasta iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir hastaya açılabilir. Aynı saate iki hasta yazmak (manuel ajandanın en sık hatası) sistemce engellenir.

4. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

Gelmeyen hastayı asıl azaltan parçadır. Her randevu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: "Merhaba [isim]! 👋 Yarın [tarih saat] randevunuz var. Görüşmek üzere! 😊 [asistan adı]" ve ardından "Geliyor musunuz? 1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal". Hastanın cevabı randevuya işlenir.
• 2 saat önce: "Merhaba [isim]! ⏰ Bugün saat [saat] randevunuz var, 2 saat kaldı! Sizi bekliyoruz 😊 [asistan adı]"

Mesaj, asistanınızın adıyla imzalanır ve içine değiştirme/iptal bağlantısı eklenir. Hasta gelemeyeceğini önceden bildirirse saat yeniden boşa çıkar ve başka bir hasta alabilir.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Hastanın yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram).
2. O kanal başarısızsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat hastalarında mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz; örneğin aynı gün içinde alınmış bir randevuda 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

5. Gelmeyen hasta ve yeniden planlama

Hasta tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen hastaya gerçek boş saatlerinizden numaralı 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Danışan, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da hasta hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Hasta kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

6. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi Google hesabınızla giriş yaparak bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (inTusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim’e "Randevu: hasta adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal edildiğinde etkinlik silinir; gelmedi işaretlenen randevunun etkinliği takvimde kalır.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim’de elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim’in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Outlook ya da Apple Takvim kullanıyorsanız iCal akışına abone olabilirsiniz; o da tek yönlüdür. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında, kliniklere hazır kurulumu klinik çözüm sayfasında inceleyebilirsiniz.

Ne değildir?

inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu açan, hastayı satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir; basit bir chatbot değildir. Randevu tarafında sınırları şöyle:

• Bir HBYS / EMR (hasta kayıt sistemi) değildir. inTusell randevuyu yönetir ve hatırlatır; tıbbi kayıt, tahlil veya reçete tutmaz.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim’e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• SGK / Medula entegrasyonu değildir. Resmi sağlık sistemlerine bağlanmaz; kliniğin operasyon katmanıdır.
• Sağlığa özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir, hatırlatmalar ücretli paketlerdedir; paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama bakımından ayrılır, sektöre göre farklılaşmaz. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

Hatırlatmalar ne zaman gönderilir?

Her randevu için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gönderilir; 1 gün önceki mesaj "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye sorar. Belirli bir randevu için hatırlatmayı o randevunun ayarından kapatabilirsiniz. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Hatırlatma hangi kanaldan gönderilir?

Önce hastanın yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram). Ulaşılamazsa, bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Web chat hastalarında mesaj sohbet geçmişine işlenir.

Aynı saate iki randevu girilebilir mi?

Hayır. inTusell çalışma saatlerinizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Gelmeyen hasta (no-show) olunca ne olur?

Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen hastaya gerçek boş saatlerinizden 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Google Takvim senkronu çift yönlü mü?

Hayır, tek yönlüdür: inTusell randevuyu Google Takvim’e yazar (oluşturma, erteleme, iptal yansır). Takvimde elle yapılan değişiklik inTusell’e geri dönmez; çakışma kontrolü inTusell’in kendi randevu defterinden yapılır.

Randevu sistemi için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Randevu tipleri, çalışma saatleri, hatırlatma ve takvim senkronu inTusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da randevu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı hizmetleriniz, tonunuz ve sağlık sınırlarınızla şekillendirmek için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun. Gelen randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısına geçin. Tüm yazılara blog üzerinden ulaşabilirsiniz.

Randevu sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, randevu tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı birlikte ayarlarız.