Otel Instagram DM ve WhatsApp otomasyonu: oda ve misafir

Gece 01:40. Resepsiyonda tek görevli var ve o da geç gelen bir misafirin girişini yapıyor. Bu sırada WhatsApp’a Almanca bir mesaj düşüyor: "8-11 Ağustos, iki yetişkin bir çocuk, deniz manzaralı oda?". Instagram’da havuz Reels’inin altında "kahvaltı dahil mi?" yorumu var, odadaki bir misafir de ekstra havlu istiyor. Bu yazı, oteller için inTusell kurulduğunda bu mesajların hangisini AI’ın yanıtladığını, oda ve fiyatta neye dayandığını ve resepsiyonun nerede devraldığını anlatıyor.

Yazı, otel ve konaklama serimizin kanal ayağı. Oda bilgisini, tarifeleri ve tonu AI’a öğretmeyi otel yapay zeka eğitimi, resepsiyonun bir gününü inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında anlattık. Burada misafir mesajının kanaldan girip teklife, rezervasyona ya da ekibe ulaştığı yolu izliyoruz.

Kısa cevap

"8-11 Ağustos, iki yetişkin bir çocuk": müsaitlik ve fiyat nereden okunur?

Otel mesajlarında iki tür soru vardır ve AI ikisini farklı yerden cevaplar. "Kahvaltı dahil mi?", "Check-in saat kaçta?", "Otopark ücretli mi?" gibi değişmeyen sorular bilgi tabanına yüklediğiniz tesis bilgisinden gelir. "Bu tarihlerde oda var mı, kaça?" ise canlı bir sorudur ve konaklama modülüyle (beta) çalışır: sektörünüz Otel & Konaklama olur, modülü açarsınız, tesisleri, oda tiplerini, tarih aralıklı fiyat planlarını ve günlük müsaitliği tanımlarsınız.

Modül açıkken AI eksik bilgiyi tamamlar: oda tipi, pansiyon tercihi (yalnız oda, kahvaltı, yarım pansiyon, tam pansiyon, her şey dahil), kişi sayısı ve özel not. Tanımlamadığınız bir tarih aralığı, grup rezervasyonu ya da etkinlik fiyatı sorulursa tahmin yürütmez, sohbeti ekibe devreder. inTusell bir kanal yöneticisi değildir: OTA’dan ya da telefonla sattığınız odaları müsaitlik takviminde kontenjanı düşürerek ya da satışı kapatarak (stop sale) siz işlersiniz.

"Tutabilir miyiz?": opsiyon, ödeme ve aynı son oda

Misafir teklifi beğendiğinde rezervasyon net bir sırayla ilerler: oda önce opsiyonla geçici olarak tutulur, sonra ödeme beklenir, kısmi ya da tam ödemeyle kesinleşir; giriş ve çıkış da aynı kaydın üzerinde işlenir. Tahsis, ilgili müsaitlik satırı kilitliyken tek işlemde yapıldığı için inTusell’den gelen iki talep aynı son odayı alamaz. İkinci misafire oda kalmadığı söylenir ve uygun alternatif önerilir.

Ödemeyi iki yoldan alırsınız, ikisi birden de açık kalabilir:

• Havale/IBAN (varsayılan). AI tutarı, IBAN’ınızı ve rezervasyona özel referans kodunu tek mesajda gönderir. Parayı hesabınızda gördüğünüzde "Ödendi işaretle" ile onaylarsınız; AI onaydan önce "ödemeniz alındı" demez.
• iyzico ile kart (isteğe bağlı). Kendi iyzico anahtarlarınızı girersiniz; misafire ödeme bağlantısı gider, ödeme gelince rezervasyona yazılır.

Her iki yolda da satıcı tesistir, para doğrudan tesisin hesabına geçer. Randevulardan farklı olarak konaklama öncesi otomatik hatırlatma yoktur. İptal, iade ve gelmedi durumlarını panelden işlersiniz; o geceler müsaitliğe döner, boşalan oda başka misafire kendiliğinden teklif edilmez. Motorun ayrıntısı otel oda rezervasyon otomasyonu yazısında.

Konaklama sırasında: havlu, geç çıkış ve concierge listesi

Misafir tesise yerleştikten sonra da aynı WhatsApp sohbetinden yazar: "Odaya ekstra havlu rica etsem?", "Yarın geç çıkış mümkün mü?", "Akşam yemeği için yer ayırtır mısınız?". AI bu istekleri alır ve concierge listesine bir servis talebi olarak düşürür; resepsiyon talebi telefonla değil kayıtla karşılar. Ücretli geç çıkış gibi onay gerektiren bir konuda AI politikanıza bakar, söz vermez, isteği ekibe yönlendirir.

Misafir bilgisinde iki koruma var. İşletme Bilgileri’ndeki "Yasal bildirimler" açıkken misafire ilk temasta sizin gizlilik bağlantınızı taşıyan kısa bir KVKK notu gider; bu ayar varsayılan olarak açıktır. Kimlik ya da pasaport numarası panelden girilir, listede yalnız son dört hanesiyle görünür; tam gösterim Sahip ve Yönetici’ye açıktır ve her gösterim denetim kaydına yazılır. Birden fazla tesis işletiyorsanız her mülkün oda tipleri, tarifeleri ve müsaitliği ayrı tutulur, mesajlar yine tek kutuya düşer.

Kimler için?

• Instagram ve WhatsApp’tan müsaitlik ve fiyat sorusu alan şehir otelleri ve butik oteller.
• Pansiyonlar, apart tesisler ve tatil köyleri; resepsiyonu gece kapalı ya da tek kişiyle dönenler.
• Kıyı ve termal bölgede yurt dışı misafirle çalışan, çok dilli yanıt vermesi gereken tesisler.
• OTA’da görülüp doğrudan WhatsApp’tan yazan misafiri komisyonsuz rezervasyona çevirmek isteyen işletmeler.

Kanallar: misafirin WhatsApp’ı, Instagram’ı ve sitedeki sohbet tek kutuda

Tesisin WhatsApp numarası olduğu gibi kalır. Bağlamak için panelde çıkan QR kodu resepsiyon telefonuyla okutursunuz; panel aynı telefonda açıksa numaranızla 8 karakterlik bir eşleşme kodu alırsınız. Meta Business onayı istenmez; resmi hat (Cloud API) Meta onayından sonra açılacak. AI misafirle birebir yazışır, WhatsApp gruplarına katılmaz. Her pakette bir WhatsApp hattı bulunur, ikinci numara ücretli bir eklentidir.

Instagram, Facebook Sayfasına bağlı Profesyonel hesabınızla Meta girişi üzerinden eklenir; ortada kopyalanacak bir token yoktur. Bağlantıdan sonra DM yanıtları hemen devrededir. Instagram mesajlarının gelmesi birkaç dakika alabildiği için bu kanalda saniyelik yanıt sözü vermiyoruz. Yorum yanıtlarının "Instagram yorumları" adında kendi anahtarı vardır, varsayılan olarak açıktır; hesabı 24 Eylül 2026’dan önce bağladıysanız yorumlar için bir kez yeniden bağlarsınız. Havuz Reels’inde akış şöyledir:

1. Misafir "bu hafta sonu boş oda var mı?" diye yorum bırakır.
2. AI yoruma kısa ve herkese açık tek bir yanıt yazar, tarih ve kişi sayısı için DM’e davet eder.
3. DM’de tarihleri alır; modül açıksa müsaitliği kontrol edip teklif verir.

Bağlantı taşıyan spam yorumlara yanıt yazılmaz; yoruma özel mesajla dönmek (DM ile Yanıt) Meta onayından sonra açılacak. Telegram botu ve web sitesindeki sohbet balonu da aynı kutuya düşer; Facebook Messenger yolda. Almanca, Rusça ya da Arapça yazan misafire AI o dilde cevap verir; araya giren tek bir "ok" dili değiştirmez. Kanalların listesi çözümler sayfasında.

İlk hafta: sezondan önce dört hazırlık

1. Tesis bilgisini yükleyin. Check-in ve check-out saatleri, pansiyon koşulları, iptal ve depozito politikası, otopark, havuz, evcil hayvan, çocuk ve transfer bilgisi bilgi tabanında dursun.
2. Konaklama modülünü kurun. Oda tiplerini, tarih aralıklı fiyat planlarını ve günlük müsaitliği girin; OTA’da sattığınız geceyi kontenjandan düşürmeyi alışkanlık hâline getirin.
3. Grup kuralını yazın. "Grup ya da etkinlik (10+ oda) talebinde özel teklif için ekibe yönlendir" kuralı, tarife dışı fiyat sorusunu baştan size bırakır.
4. Ödeme yolunu ve modu seçin. Havale hazırdır, kart istiyorsanız iyzico anahtarlarınızı girin. Otel hesapları Stajyer’le başlar; sezonun ilk günlerinde her yanıtı görmek isterseniz Tam onay’a alırsınız.

Ne değildir?

• PMS ya da kanal yöneticisi değildir. OTA’larla müsaitlik ve fiyat eşitlemesi yapmaz; başka kanaldan satılan odayı takvime siz işlersiniz.
• Ödeme kaydedici değildir. Havale dekontunu siz onaylarsınız; AI ödemeyi kendi başına kaydetmez.
• Tarife uyduran bir bot değildir. Tanımlamadığınız tarih, oda tipi ya da grup fiyatı için tahmin yürütmez, ekibe devreder.
• Toplu mesaj aracı değildir. Gelen soruya yanıt verir; boşalan odayı kendiliğinden kimseye pazarlamaz.

Sık sorulan sorular

AI müsaitliği ve oda fiyatını nereden bilir?

Konaklama modülü (beta) açıksa sizin tanımladığınız oda tiplerinden, tarih aralıklı fiyat planlarından ve günlük müsaitlik takviminden. Modül kapalıysa AI oda araçlarını hiç görmez; bilgi tabanındaki genel tesis bilgisini verir, müsaitlik ya da rezervasyon sözü vermez.

Aynı son oda iki misafire satılabilir mi?

inTusell içinde hayır. Oda tahsisi müsaitlik satırı kilitliyken tek işlemde yapılır; aynı anda gelen ikinci talebe müsait olmadığı söylenir ve alternatif önerilir. Kanal yöneticisi bağlantısı olmadığı için OTA’dan ya da telefonla sattığınız odaları takvimde kontenjanı düşürerek ya da satışı kapatarak siz işlersiniz.

Misafir ödemeyi nasıl yapar?

Varsayılan yol havaledir: AI tutarı, IBAN’ınızı ve rezervasyona özel referans kodunu tek mesajda gönderir, parayı gördüğünüzde siz onaylarsınız. Kendi iyzico anahtarlarınızı girerseniz misafire kartla ödeme bağlantısı da gider. Ödeme doğrudan tesisin hesabına geçer; AI ödemeyi kendisi kaydetmez.

Konaklamadan önce misafire hatırlatma gider mi?

Hayır. Randevulardaki gibi konaklama öncesi otomatik hatırlatma yoktur. İptal, iade ve gelmedi durumlarını panelden işlersiniz; o geceler müsaitliğe geri döner ama boşalan oda başka misafire kendiliğinden teklif edilmez.

Konaklama sırasında gelen istekler nereye düşer?

Misafir WhatsApp’tan ekstra havlu, geç çıkış ya da akşam yemeği rezervasyonu istediğinde AI isteği concierge listesine bir servis talebi olarak düşürür. Ücretli geç çıkış gibi onay gerektiren bir konuda söz vermez, isteği ekibe yönlendirir.

WhatsApp numaram değişir mi, Meta onayı gerekir mi?

Tesisin numarası aynı kalır. WhatsApp’ı QR kodla ya da 8 karakterlik eşleşme koduyla bağlarsınız, Meta Business onayı gerekmez. Resmi hat (Cloud API) Meta onayından sonra açılacak. Instagram, Facebook Sayfasına bağlı Profesyonel hesapla Meta girişi üzerinden bağlanır.

Sonraki adım

Kanalı açmadan önce AI’ın tesisinizi tanıdığından emin olun: oda tiplerini, tarifeleri ve müsaitlik sınırlarını otel yapay zeka eğitimi adım adım anlatıyor. Resepsiyonun panelde bir gününü inTusell’i nasıl kullanırsınız, opsiyon ve ödeme akışının tamamını otel oda rezervasyon otomasyonu yazısında bulursunuz. Komşu sektörlerin serisini merak ederseniz tur acentesi yapay zeka eğitimi ve klinik yapay zeka eğitimi yazılarına bakabilir; otel çözümü, fiyatlandırma ve tüm yazılar sayfalarından devam edebilirsiniz.

Tesisinizin bir oda tipiyle denemek isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; kanallarınızı bağlayıp ilk müsaitlik sorusunu birlikte izleyelim.