Oto galeri / servis randevu otomasyonu: test sürüşü, servis randevusu ve araç sorguları

Bir oto galeri ya da servis için kaçan randevu, kaçan gelirdir. Galeride gece gelen "bu araç hâlâ var mı" sorusuna sabaha kadar dönülmezse alıcı başka galeriye gider; serviste verilemeyen bir bakım randevusu başka servise yazılır; gelmeyen bir test sürüşü ya da boş kalan bir lift saati doğrudan kayıptır. Çoğu işletme bunu manuel hatırlatmayla — biri tek tek arayarak, biri WhatsApp'tan tek tek yazarak — çözmeye çalışır; ama bu yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, oto galeri / servis randevu otomasyonu ile araç ve teklif sorgularından test sürüşü ve servis randevusuna, çakışma önlemeden Google Takvim senkronuna kadar işletmenizin randevu motorunu intusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin otomotiv randevu ve motor ayağıdır; serinin otomotiv pilonu için bir oto galeri / servis intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Randevuyu intusell'e taşımanın iki nedeni var: hiçbir araç ya da servis talebinin elde kaybolmaması ve hiçbir randevunun hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda araç sorusu 7/24 yanıtlanır, randevu kendiliğinden alınır, hatırlatma kendiliğinden gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, intusell'in "chatbot değil, deneyimli bir satış danışmanı ve servis karşılayıcısı" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir danışman randevuyu havadan vermez, takvime bakar; alıcıyı geri aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• İkinci el ve sıfır araç satan, vasıta ilanlarının ve gönderilerin altından gün boyu araç sorusu alan oto galeriler.
• Periyodik bakım, mekanik ve kaporta-boya yapan, randevu defteri dolup taşan yetkili ve özel servisler.
• Lastik, oto ekspertiz, oto yıkama ve detailing gibi slot bazlı çalışan, no-show'un doğrudan gelire dokunduğu işletmeler.
• Birden çok işlemi ve farklı süreleri (test sürüşü, ekspertiz, periyodik bakım) yöneten ekipler.
• Ekibin günü kendi Google Takvimi üzerinden takip etmek istediği galeri ve servisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Araç ve teklif sorgularını randevuya bağlamak

Otomotivde randevunun çoğu bir soruyla başlar: "Bu araç hâlâ satılık mı?", "Kilometresi kaç, hasar kaydı var mı?", "Takas olur mu, kredi yapıyor musunuz?", "20.000 km bakımı ne kadar tutar?". AI bu soruları, bilgi tabanınıza (RAG) yüklediğiniz güncel stok ve hizmet bilgisinden yanıtlar ve sohbeti doğal biçimde bir randevuya taşır.

Akış şöyle işler: müşteri araç ya da fiyat sorar → AI bilgi tabanından doğru aracı veya hizmeti bulup yanıtlar → ilgi varsa uygun bir saat önerir → randevu açılır. Yani araç sorgusu ile randevu defteri ayrı iki dünya değildir; AI soruyu yanıtlarken aynı sohbette test sürüşüne ya da servise yönlendirir. Burada en kritik sınır şudur: AI emin olmadığı fiyat, kilometre, hasar/tramer kaydı veya stok durumunu uydurmaz. Bilmediğini açıkça söyler ve ekibe devreder. Bu yüzden doğru yanıtın temeli, stok ve fiyat listenizi bilgi tabanında güncel tutmaktır.

Stok, fiyat ve teklif bilgisini bilgi tabanına nasıl yüklediğinizi ve AI'in araç sorgularını nasıl ele aldığını bir oto galeri / servis intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısında ayrıntılı anlattık. Bu yazı, sorudan sonra gelen randevu motoruna odaklanıyor.

2. Randevu tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli randevu tipleridir. Her işlem için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI'ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "Periyodik Bakım 90 dk" tanımlıysa AI 90 dakikalık boşluk arar, müşteriyi yarım saatlik bir aralığa sıkıştırmaz. Ara süresi, lift veya usta için iki iş arasında nefes payı bırakmanızı sağlar. Galeride tipik tipler test sürüşü ve ekspertiz randevusu, serviste ise periyodik bakım, mekanik kontrol ve kaporta-boya gibi işlem randevularıdır. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, son fiyatı ve pazarlığı AI kamuya açık kanalda kapatmaz — bu davranışı otomotiv için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında anlattık.

3. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI'ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pazartesi-Cumartesi 09:00-19:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da fuar günü işletmeyi kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil — kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz (örneğin yarım gün açık bir cumartesi).

Böylece AI bayram sabahı test sürüşü vermez, mesai bitiminden sonraki saate servis yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

4. Çakışma önleme: aynı saate iki araç olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. intusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz. Serviste bu, tek lifte iki aracı aynı saate çekme kazasını; galeride ise tek danışmana iki test sürüşünü aynı saate yazma kazasını önler.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir müşteri test sürüşünü iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir alıcıya açılabilir. Aynı saate iki iş yazmak — manuel ajandanın en sık hatası — matematiksel olarak engellenmiş olur.

5. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

No-show'u asıl azaltan parçadır. Otomotivde gelmeyen müşteri yalnızca o slotu değil, o lift saatini ve sıradaki aracı da boşa düşürür. Her randevu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: Yarınki test sürüşü veya servis randevusunu hatırlatan, tek tıkla erteleme/iptal bağlantısı içeren mesaj.
• 2 saat önce: Aynı gün, randevuya kısa süre kala gönderilen ikinci hatırlatma.

Mesaj, müşteriye işletmenizin asistan adıyla (ai_persona_name) imzalanır ve içine tek tıkla iptal/erteleme bağlantısı eklenir (/manage-appointment/...). Müşteri gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez; o saate sıradaki aday yazılabilir.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Müşterinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram, Facebook Messenger).
2. Native kanal başarısızsa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat müşterilerinde mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz (reminders_enabled); örneğin aynı gün içinde alınmış bir test sürüşünde 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir.

6. No-show ve boşalan slotun yeniden teklifi

Müşteri tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu missed (gelmedi) olarak işaretlersiniz. Bu işaret bir dizi otomatik adımı tetikler:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Varsa Google Takvim etkinliği silinir.
• Boşalan slot, ilgilenen veya takipteki son müşterilerden uygun olanlara otomatik yeniden teklif edilir.
• Müşteri, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu yeniden teklif, çok kanallı hatırlatmaların aksine şimdilik WhatsApp üzerinden ve takipteki birkaç uygun müşteriye gider; ayrı bir bekleyen müşteri listesi tutulmaz, fırsat en sıcak adaylara iletilir. Yani no-show, kayıp bir lift saati değil; yeniden değerlendirilen bir fırsattır. Galeride aynı araca daha önce bakmış bir alıcıya, serviste benzer bir bakım için sırada bekleyen birine o slot teklif edilir.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi tek tık OAuth ile bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (intusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim'e bir etkinlik düşer (örneğin "Periyodik Bakım — müşteri adı").
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal veya no-show olduğunda etkinlik silinir.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim'de elle yaptığınız bir değişiklik intusell'e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim'in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman intusell'in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da araç sorgusu, randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında, stok ve randevu yeteneklerini ise çözümler ve otomotiv çözümü sayfasında inceleyebilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir araç ilan portalı değildir. İlan yayınlamaz; sizin stoğunuzu öğrenip araç sorusunu yanıtlar ve randevuyu yürütür.
• Bir ekspertiz/teşhis aracı değildir. Hasar kaydı, gerçek kilometre ve arıza teşhisini uydurmaz; bu soruları ekibe, ustaya ve ilgili ekspertize yönlendirir, aracı görmeden fiyat bağlamaz.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim'e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• Otomotive özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; fiyat modeli mesaj ve ses dakikası bazlıdır, sektöre göre farklılaşmaz. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

AI araç sorularına ve teklif taleplerine kendi başına cevap verir mi?

Evet. AI, bilgi tabanınıza yüklediğiniz stok ve hizmet bilgisini kullanarak "bu araç hâlâ var mı, kilometresi kaç, takas olur mu, periyodik bakım fiyatı nedir" gibi soruları 7/24 yanıtlar ve uygun adayı test sürüşü, ekspertiz veya servis randevusuna taşır. Emin olmadığı fiyat, kilometre veya hasar kaydını uydurmaz; bilmediğini söyleyip ekibe devreder.

Hatırlatmalar ne zaman ve hangi kanaldan gönderilir?

Her randevu için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gönderilir. Önce müşterinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger); ulaşılamazsa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Belirli bir randevu için hatırlatmayı reminders_enabled ile kapatabilirsiniz.

Aynı saate iki randevu girilebilir mi?

Hayır. intusell çalışma saatlerinizi, lift/usta kapasitenizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Müşteri gelmezse (no-show) ne olur?

Randevu "missed" işaretlendiğinde bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir, varsa Google Takvim etkinliği silinir, boşalan slot takipteki uygun WhatsApp müşterilerine otomatik yeniden teklif edilir ve takip akışı tetiklenir. Ayrı bir bekleyen müşteri listesi tutulmaz; fırsat en sıcak adaylara iletilir.

Google Takvim senkronu çift yönlü mü?

Hayır, tek yönlüdür: intusell randevuyu Google Takvim'e yazar (oluşturma, erteleme, iptal yansır). Takvimde elle yapılan değişiklik intusell'e geri dönmez; çakışma kontrolü her zaman intusell'in kendi randevu defterinden yapılır.

Randevu sistemi için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Randevu tipleri, çalışma saatleri, hatırlatma ve takvim senkronu intusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da araç sorgusu, randevu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI'ı stoğunuz, hizmetleriniz, tonunuz ve otomotiv sınırlarınızla şekillendirmek için bir oto galeri / servis intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısını okuyun. Gelen araç sorularının ve randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için bir oto galeri / servis intusell'i nasıl kullanır yazısına, kanalları açmanın ayrıntıları için otomotiv için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına geçin. Tüm yazılara blog üzerinden ulaşabilirsiniz.

Randevu sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hello@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, test sürüşü ve servis randevu tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı 20 dakikada birlikte ayarlarız.