Oto galeri ve servis randevu otomasyonu: test sürüşü, bakım

Bir oto galeri ya da servis için kaçan randevu, kaçan gelirdir. Galeride gece gelen "bu araç hâlâ var mı" sorusuna sabaha kadar dönülmezse alıcı başka galeriye gider; serviste verilemeyen bir bakım randevusu başka servise yazılır; gelmeyen bir test sürüşü ya da boş kalan bir lift saati doğrudan kayıptır. Çoğu işletme bunu manuel hatırlatmayla (biri tek tek arayarak, biri WhatsApp’tan tek tek yazarak) çözmeye çalışır; ama bu yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, oto galeri ve servis randevu otomasyonu ile araç ve teklif sorgularından test sürüşü ve servis randevusuna, çakışma önlemeden Google Takvim senkronuna kadar işletmenizin randevu motorunu inTusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin otomotiv randevu ve motor ayağıdır; serinin otomotiv pilonu için otomotiv yapay zeka eğitimi yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Randevuyu inTusell’e taşımanın iki nedeni var: hiçbir araç ya da servis talebinin elde kaybolmaması ve hiçbir randevunun hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda araç sorusu 7/24 yanıtlanır, randevu talebi kaybolmaz ve hatırlatma kendiliğinden gider. AI randevu araçları açıksa randevuyu AI açar; değilse talep ekibinize aktarılır.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, inTusell’in "chatbot değil, deneyimli bir satış danışmanı ve servis karşılayıcısı" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir danışman randevuyu havadan vermez, takvime bakar; alıcıyı geri aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• İkinci el ve sıfır araç satan, vasıta ilanlarının ve gönderilerin altından gün boyu araç sorusu alan oto galeriler.
• Periyodik bakım, mekanik ve kaporta-boya yapan, randevu defteri dolup taşan yetkili ve özel servisler.
• Lastik, oto ekspertiz, oto yıkama ve detailing gibi slot bazlı çalışan, gelmeyen müşterinin (no-show) doğrudan gelire dokunduğu işletmeler.
• Birden çok işlemi ve farklı süreleri (test sürüşü, ekspertiz, periyodik bakım) yöneten ekipler.
• Ekibin günü kendi Google Takvimi üzerinden takip etmek istediği galeri ve servisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Araç ve teklif sorgularını randevuya bağlamak

Otomotivde randevunun çoğu bir soruyla başlar: "Bu araç hâlâ satılık mı?", "Kilometresi kaç, hasar kaydı var mı?", "Takas olur mu, kredi yapıyor musunuz?", "20.000 km bakımı ne kadar tutar?". AI bu soruları, bilgi tabanınıza yüklediğiniz güncel stok ve hizmet bilgisinden yanıtlar ve sohbeti doğal biçimde bir randevuya taşır.

Akış şöyle işler: müşteri araç ya da fiyat sorar → AI bilgi tabanından doğru aracı veya hizmeti bulup yanıtlar → ilgi varsa tarih, saat ve notu (serviste araç bilgisi ve şikâyet) toplar. Sonrası hesabınızın kurulumuna bağlıdır: AI randevu araçları açıksa çalışma saatlerinize ve dolu saatlere bakar, uygun saate randevuyu kendisi açar; açık değilse talebi bu bilgilerle ekibinize aktarır, saati siz teyit edersiniz ya da müşteri online randevu sayfanızdan boş saati kendisi seçer. Hangisinin geçerli olduğunu AI Deneme’de bir test sürüşü randevusu isteyerek görürsünüz. Yani araç sorgusu ile randevu defteri ayrı iki dünya değildir; AI soruyu yanıtlarken aynı sohbette test sürüşüne ya da servise yönlendirir. Burada en kritik sınır şudur: AI emin olmadığı fiyat, kilometre, hasar/tramer kaydı veya stok durumunu uydurmaz. Bilmediğini açıkça söyler ve ekibe devreder. Bu yüzden doğru yanıtın temeli, stok ve fiyat listenizi bilgi tabanında güncel tutmaktır.

Stok, fiyat ve teklif bilgisini bilgi tabanına nasıl yüklediğinizi ve AI’ın araç sorgularını nasıl ele aldığını otomotiv yapay zeka eğitimi yazısında ayrıntılı anlattık. Bu yazı, sorudan sonra gelen randevu motoruna odaklanıyor.

2. Randevu tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli randevu tipleridir. Her işlem için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, boş saatin doğru hesaplanması için kritik: "Periyodik Bakım 90 dk" tanımlıysa randevu motoru 90 dakikalık boşluk arar, müşteriyi yarım saatlik bir aralığa sıkıştırmaz. Ara süresi, lift veya usta için iki iş arasında nefes payı bırakmanızı sağlar. Galeride tipik tipler test sürüşü ve ekspertiz randevusu, serviste ise periyodik bakım, mekanik kontrol ve kaporta-boya gibi işlem randevularıdır. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, son fiyatı ve pazarlığı AI kamuya açık kanalda kapatmaz: bu davranışı otomotiv için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında anlattık.

3. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI’ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin Pazartesi-Cumartesi 09:00-19:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, bayram ya da fuar günü işletmeyi kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Resmi tatil: kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz (örneğin yarım gün açık bir cumartesi).

Böylece AI bayram sabahı test sürüşü vermez, mesai bitiminden sonraki saate servis yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

4. Çakışma önleme: aynı saate iki araç olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. inTusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz. Serviste bu, tek lifte iki aracı aynı saate çekme kazasını; galeride ise tek danışmana iki test sürüşünü aynı saate yazma kazasını önler.

Önemli ayrıntı: iptal edilen ve gelmeyen randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir müşteri test sürüşünü iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir alıcıya açılabilir. Aynı saate iki iş yazmak (manuel ajandanın en sık hatası) sistemce engellenir.

5. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

Gelmeyen müşteriyi asıl azaltan parçadır. Otomotivde gelmeyen müşteri yalnızca o slotu değil, o lift saatini ve sıradaki aracı da boşa düşürür. Her randevu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: Yarınki test sürüşü veya servis randevusunu hatırlatan, "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit isteyen ve değiştirme ya da iptal bağlantısı içeren mesaj; cevap randevuya işlenir.
• 2 saat önce: Aynı gün, randevuya kısa süre kala gönderilen ikinci hatırlatma.

Mesaj, işletmenizin asistan adıyla imzalanır. Müşteri gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez; o saate sıradaki aday yazılabilir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Müşterinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram).
2. O kanaldan ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web sohbeti müşterilerinde mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı randevu kartından açıp kapatabilirsiniz; örneğin aynı gün içinde alınmış bir test sürüşünde 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir.

6. Gelmeyen müşteri ve yeniden planlama

Müşteri tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen müşteriye gerçek boş saatlerinizden numaralı en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Müşteri, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da müşteri hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Müşteri kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi Google hesabınızla giriş yaparak bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (inTusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim’e "Randevu" başlığı ve müşteri adıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal edildiğinde etkinlik silinir; gelmedi işaretlenen randevunun etkinliği takvimde kalır.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim’de elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim’in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da araç sorgusu, randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında, stok ve randevu yeteneklerini ise çözümler ve otomotiv çözümü sayfasında inceleyebilirsiniz.

Ne değildir?

• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.
• Bir araç ilan portalı değildir. İlan yayınlamaz; sizin stoğunuzu öğrenip araç sorusunu yanıtlar ve randevuyu yürütür.
• Bir ekspertiz/teşhis aracı değildir. Hasar kaydı, gerçek kilometre ve arıza teşhisini uydurmaz; bu soruları ekibe, ustaya ve ilgili ekspertize yönlendirir, aracı görmeden fiyat bağlamaz.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim’e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• Otomotive özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre farklılaşmaz; kanal sayısı ücretlendirilmez. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

AI araç sorularına ve teklif taleplerine kendi başına cevap verir mi?

Evet. AI, bilgi tabanınıza yüklediğiniz stok ve hizmet bilgisini kullanarak "bu araç hâlâ var mı, kilometresi kaç, takas olur mu, periyodik bakım fiyatı nedir" gibi soruları 7/24 yanıtlar ve uygun adayı test sürüşü, ekspertiz veya servis randevusuna taşır. Emin olmadığı fiyat, kilometre veya hasar kaydını uydurmaz; bilmediğini söyleyip ekibe devreder.

Hatırlatmalar ne zaman ve hangi kanaldan gönderilir?

Her randevu için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gönderilir. Önce müşterinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram) gider; ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. 1 gün önceki mesaj "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit ister. Belirli bir randevu için hatırlatmayı randevu kartından kapatabilirsiniz. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır.

Aynı saate iki randevu girilebilir mi?

Hayır. inTusell çalışma saatlerinizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Müşteri gelmezse (no-show) ne olur?

Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen müşteriye gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Google Takvim senkronu çift yönlü mü?

Hayır, tek yönlüdür: inTusell randevuyu Google Takvim’e yazar (oluşturma, erteleme, iptal yansır). Takvimde elle yapılan değişiklik ya da eklenen etkinlik inTusell’e geri dönmez, o saati kapatmaz; çakışma kontrolü her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden yapılır.

Randevu sistemi için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Randevu tipleri, çalışma saatleri, hatırlatma ve takvim senkronu inTusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da araç sorgusu, randevu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı stoğunuz, hizmetleriniz, tonunuz ve otomotiv sınırlarınızla şekillendirmek için otomotiv yapay zeka eğitimi yazısını okuyun. Gelen araç sorularının ve randevuların günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için otomotiv inTusell kullanımı yazısına, kanalları açmanın ayrıntıları için otomotiv için Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına geçin. Sektör sayfası için otomotiv çözümü, paketler için fiyatlandırma; tüm yazılara blog üzerinden ulaşabilirsiniz.

Randevu sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, test sürüşü ve servis randevu tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı birlikte ayarlarız.