Sigorta için teklif talebi toplama ve poliçe yenileme hatırlatma (takip motoru)

Bir sigorta acentesinde gelir iki yerden sızar: gelen teklif talebinin eksik toplanıp soğuması ve yenileme zamanı yaklaşan müşterinin sessizce başka acenteye geçmesi. "Kasko ne kadar?" diye yazan biri gece 23:00'te yanıt alamazsa sabaha kadar beklemez, başka acenteye yazar. Geçen yıl poliçesini sizden yapan müşteri, vadesi yaklaşırken aranmadıysa, ilk gördüğü reklamdaki acenteye yenilenir. Çoğu ofis bunu danışmanın hafızasıyla, bir Excel listesiyle ve WhatsApp'tan tek tek yazışmayla yürütmeye çalışır; ama bu yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, sigorta teklif ve poliçe yenileme otomasyonu ile gelen teklif talebini eksiksiz toplamadan yenileme hatırlatmasına, takip akışından insana devre kadar acentenin takip motorunu intusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin sigorta bölümünün motor ayağıdır; serinin sigorta pilonu için bir sigorta acentesi intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden takip otomasyonu

Sigortada takibi intusell'e taşımanın iki nedeni var: hiçbir teklif talebinin yanıtsız soğumaması ve hiçbir yenilemenin hatırlatmasız geçmemesi. Manuel modda her şey danışmanın hafızasına, bir Excel sütununa ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda talep 7/24 karşılanır, gereken bilgi eksiksiz toplanır ve takip kendiliğinden çıkar.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, intusell'in "chatbot değil, kıdemli bir sigorta danışmanı" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir danışman teklif isteyenden doğru bilgiyi eksiksiz toplar, primi havadan söylemez; yenileme zamanı gelen müşteriyi aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• Instagram ve WhatsApp'tan günde onlarca teklif talebi alan, "ne kadar, poliçem ne zaman bitiyor" mesajlarına yetişemeyen acenteler.
• Mesai dışı gelen talebi geç yanıtladığı için teklife dönüşmeden kaybeden tek kişilik ya da küçük ekipli acenteler ve brokerler.
• Trafik, kasko, DASK, konut, sağlık ve hayat gibi farklı branşlarda farklı bilgi alanları toplaması gereken ekipler.
• Çok sayıda eş zamanlı yenileme takibini elle yürütmekte zorlanan, "kim bu ay yenilenecekti" sorusuyla boğuşan ofisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Teklif talebini eksiksiz toplamak

Takip motorunun sigortaya özel ilk adımı, gelen teklif talebini primi söylemeden, eksiksiz toplamaktır. Müşteri "kasko ne kadar?" diye yazdığında AI doğrudan bir rakam vermez — çünkü prim kişiye ve risk bilgisine göre değişir ve AI bunu uydurmaz. Bunun yerine, bilgi tabanınıza yüklediğiniz branş bilgisinden hangi alanların gerektiğini bilir ve onları sırayla toplar.

Branşa göre tipik olarak toplanan bilgiler:

Kritik nokta: AI yalnızca teklif talebini toplar; primi ve kesin teklifi acente nihai hale getirir. Müşteriye yanlış bir rakam söyleyip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmazsınız — sigortada güvenin temeli budur. Bu davranışı sistem talimatıyla baştan kurarsınız; AI'a hangi branşta hangi bilgiyi toplayacağını ve primi söylemeyeceğini nasıl öğrettiğinizi bir sigorta acentesi intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısında ayrıntılı anlattık. Gece gelen talebin sabaha eksiksiz ve sıralı gelmesinin günlük operasyonda nasıl göründüğünü ise bir sigorta acentesi intusell'i nasıl kullanır yazısında bulabilirsiniz.

2. CRM kaydı: her teklif talebi bir müşteri kartı

Toplanan teklif talebi havada kalmaz; intusell her görüşmeyi bir CRM kaydına bağlar. Müşterinin adı, kanalı, ilgilendiği branş ve toplanan bilgiler tek bir kartta birikir. Böylece aynı müşteri bir hafta sonra "o kasko teklifi ne oldu?" diye yazdığında geçmiş kaybolmaz; danışman kartı açar, kaldığı yerden devam eder.

CRM kaydı takip motorunun belkemiğidir, çünkü proaktif takip ve yenileme hatırlatması bu kartlar üzerinden çalışır. Bir müşteri için "kasko teklifi bekliyor", "yenileme ay sonu", "fiyat itirazı vardı" gibi durumları kartta tutarsınız; takip de bu duruma göre tetiklenir.

3. Poliçe yenileme hatırlatması: vade yaklaşan müşteriye proaktif çıkış

Sigortada en kıymetli ama en çok kaçan fırsat yenilemedir. Geçen yıl poliçesini sizden yapan müşteri, vadesi yaklaşırken sizden bir mesaj almazsa, ilk gördüğü teklife yenilenir. Takip motorunun bu adımı tam buraya çalışır.

Net olalım — bu nasıl çalışır:

• AI poliçe vade tarihini havadan bilmez. Yenileme zamanı yaklaşan müşteriye proaktif takip çıkması için, o müşterinin CRM kartına bir takip notu/zamanı tanımlarsınız (örneğin "yenileme: ay sonu").
• O an geldiğinde sistem, takipteki uygun müşteriye yeniden iletişim açar; "poliçenizin yenileme zamanı yaklaşıyor, güncel teklifi birlikte gözden geçirelim mi?" gibi bir mesajla görüşmeyi yeniden başlatır.
• Ayrı bir otomatik vade-tarama ya da yönetilen bekleme listesi yoktur. Fırsat, takipteki en uygun ve en sıcak adaya iletilir. Yani sistem arka planda binlerce poliçenin vadesini tek başına tarayıp toplu kampanya atmaz; takipteki müşteriye, tanımladığınız takip zamanında yeniden iletişim açar.

Bu yaklaşım, sigortada gerçekçi ve abartısız olan kısımdır: AI sihirli bir vade-radarı değildir, ama CRM'inize girdiğiniz takip notlarını disiplinle hayata geçiren, hiçbirini unutmayan bir asistandır.

4. Takip akışı: "biraz düşüneyim" diyeni geri kazanmak

Teklif gönderdiniz ama müşteri "düşüneyim" deyip sustu — sigortada en sık kaybedilen yer burasıdır. Takip motoru bu sessizliği fırsata çevirir. Müşteri kartındaki duruma göre proaktif takip akışı tetiklenir: belirli bir süre yanıt gelmezse, takipteki uygun müşteriye nazik bir hatırlatma/yeniden teklif gider.

Bu yeniden iletişim şimdilik WhatsApp üzerinden ve takipteki birkaç uygun müşteriye gider; toplu spam değil, sıcak adaya hedefli bir dokunuştur. Geçmiş kazanılan görüşmelerden AI "biraz düşüneyim" diyeni nasıl geri kazandığınızı öğrenmişse (bunu eğitimde, kazanılan görüşme kayıtlarını yükleyerek öğretirsiniz), takip dilini de o oyun kitabına göre kurar. Böylece takip, robotik bir "hâlâ ilgileniyor musunuz?" değil, sizin satış tarzınıza benzeyen bir devam olur.

5. Randevu gerektiğinde: teklif görüşmesi ve hatırlatma

Çoğu teklif WhatsApp üzerinde tamamlanır; ama bazı durumlarda (kapsamlı sağlık poliçesi, ticari paket, hasar danışmanlığı) bir teklif görüşmesi gerekir. O zaman takip motoru randevu motoruyla birleşir.

AI havada saat vermez; tanımladığınız çalışma saatlerine ve dolu slotlara bakarak görüşme önerir. Aynı saate iki randevu (double-booking) sistem tarafından engellenir. Her randevuya iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: Ertesi günkü görüşmeyi, tarih-saatle birlikte hatırlatan kısa mesaj.
• 2 saat önce: Aynı gün, görüşmeye kısa süre kala gönderilen ikinci hatırlatma.

Mesaj, asistan adınızla (ai_persona_name) imzalanır ve içine tek tıkla iptal/erteleme bağlantısı eklenir (/manage-appointment/{token}). Hatırlatma çok kanallı bir yedek zinciriyle gider: önce müşterinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram, Messenger), ulaşılamazsa SMS, o da olmazsa e-posta. Google Takvim bağlıysa randevu, acentenin takvimine tek yönlü kopyalanır (intusell → Takvim). Randevu motorunun tüm ayrıntısı — randevu tipleri, çalışma saatleri, çakışma önleme ve takvim senkronu — için çözümler sayfasına ve sigorta çözümü sayfasına bakabilirsiniz.

6. No-show ve boşalan slotun yeniden teklifi

Müşteri teklif görüşmesine gelmediyse randevuyu missed (gelmedi) olarak işaretlersiniz. Bu işaret bir dizi otomatik adımı tetikler:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Varsa Google Takvim etkinliği silinir.
• Boşalan slot, takipteki uygun WhatsApp müşterilerine otomatik yeniden teklif edilir.
• Müşteri takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu yeniden teklif, ayrı bir bekleyen liste tutmaz; fırsat en sıcak adaya iletilir. Yani no-show, kayıp bir saat değil; yeniden değerlendirilen bir fırsattır.

7. İnsana devir: hasar ve kesin teklif acentede kalır

Takip motorunun en önemli sınırı, AI'in nerede durup acenteye devredeceğidir. Çalışma modlarıyla bunu siz belirlersiniz:

• ai_only — her şeyi AI yanıtlar.
• human_only — her şey acenteye gider.
• hybrid — AI normalde yanıtlar, gerektiğinde acenteye tırmandırır.

Çoğu acente hybrid ile başlar. AI teklif sorusu ve yenileme trafiğini karşılar; hasar dosyası, ödeme, poliçe iptali ve kesin teklif gerektiren sohbetler acenteye gider. Üstelik sigortacılık düzenlemeye tabidir: AI bireysel sigorta tavsiyesi vermez — "şu poliçeyi al" ya da "bu teminat sana yeter" demez; teminatları ve süreçleri bilgilendirir, nihai risk değerlendirmesini ve teklifi yetkili acenteye yönlendirir. Tıpkı hukuk ve sağlıkta uzmana yönlendirdiği gibi, sigortada da bu sınır baştan korunur. Bu devir mantığının ve kanal kurulumunun ayrıntısını sigorta için Instagram ve WhatsApp teklif otomasyonu yazısında bulabilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir prim hesaplama / poliçe karşılaştırma motoru değildir. Kesin primi söylemez ve fiyat karşılaştırması yayınlamaz; teklif talebini eksiksiz toplar, fiyatı acente nihai hale getirir.
• Otomatik vade-tarayan bir sistem değildir. Binlerce poliçenin vadesini arka planda kendi başına tarayıp toplu kampanya atmaz; CRM'e tanımladığınız takip notuyla, takipteki uygun müşteriye proaktif çıkar.
• Yönetilen bir bekleme listesi değildir. Ayrı bir sıra tutmaz; fırsat takipteki en uygun WhatsApp müşterilerine yeniden teklif olarak iletilir.
• Bir sigorta danışmanı değildir. Bireysel risk değerlendirmesi yapıp "şunu al" demez; bilgilendirir ve nihai tavsiyeyi yetkili acenteye bırakır.

Kısacası: arka planda sihirli bir vade-radarı değil, CRM'inize girdiğiniz her takibi disiplinle hayata geçiren, teklif talebini eksiksiz toplayan ve bilmediği yerde acenteye devreden bir sigorta takip asistanı.

Sık sorulan sorular

AI poliçe yenileme tarihini kendisi mi takip eder?

Hayır, AI vade tarihini havadan bilmez. Yenileme zamanı yaklaşan müşteriye proaktif takip çıkması için CRM'de o müşteriye bir takip notu/zamanı tanımlamanız gerekir. O an geldiğinde sistem, takipteki uygun WhatsApp müşterisine yeniden iletişim açar; ayrı bir otomatik vade-tarama veya yönetilen bekleme listesi yoktur, fırsat takipteki sıcak adaya iletilir.

AI teklif isterken primi kendisi söyler mi?

Hayır. AI prim hesaplamaz ve kesin tutar söylemez. Teklif için gereken bilgileri (plaka, ruhsat, TC, yaş, adres, mevcut poliçe vb.) eksiksiz toplar ve acenteye iletir; fiyatı acente nihai hale getirir. Prim kişiye ve riske göre değiştiği için AI bunu uydurmaz.

Gece gelen teklif talebine ne olur?

AI 7/24 yanıt verir; gece gelen "kasko ne kadar, poliçem yarın bitiyor" mesajına anında karşılık verir, teklif için gereken bilgileri toplar ve acenteye iletir. Sabah ekip geldiğinde teklif talepleri eksiksiz ve sıralanmış olur; hiçbir talep yanıtsız soğumaz.

Takip mesajı hangi kanaldan gider?

Proaktif yeniden iletişim şimdilik WhatsApp üzerinden, takipteki uygun müşterilere gider. Randevu hatırlatmaları ise çok kanallıdır: önce müşterinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger), ulaşılamazsa SMS, o da olmazsa e-posta.

Hasar dosyası veya kesin teklif gerektiren konuda AI ne yapar?

Acenteye devreder. Çalışma modunu hybrid kurduğunuzda AI teklif sorusu ve yenileme trafiğini karşılar; hasar dosyası, ödeme, poliçe iptali ve kesin teklif gerektiren sohbetleri acenteye tırmandırır. Bireysel sigorta tavsiyesi vermez, yalnızca bilgilendirir ve yetkili acenteye yönlendirir.

Müşteri ve poliçe verileri KVKK açısından güvende mi?

Evet. intusell uçtan uca şifrelidir ve KVKK uyumludur. Topladığınız ad, TC, plaka, poliçe ve hasar gibi kişisel veriler şifreli saklanır ve tenant bazında izole edilir. Geçmiş görüşme kayıtlarını yüklerken PII maskeleme ve açık rıza uygulanır.

Sonraki adım

Takip motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI'ı branşlarınız, tonunuz ve sigorta sınırlarınızla şekillendirmek için bir sigorta acentesi intusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısını okuyun. Gelen teklif ve yenileme trafiğinin günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için bir sigorta acentesi intusell'i nasıl kullanır yazısına geçin. Kanal kurulumu için sigorta için Instagram ve WhatsApp teklif otomasyonu yazısına bakabilirsiniz.

Bu, sektör bazlı serimizin sigorta motor yazısıydı. Aynı yapıyı başka sektörlerde de kurduk; turizm için tur acentesi yapay zeka eğitimi ve sağlık için klinik yapay zeka eğitimi yazılarına göz atabilirsiniz.

Takip motorunuzu birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ile 20 dakikalık bir oturumda teklif toplama akışınızı, yenileme takibinizi ve ilk takip mesajını birlikte ayarlayalım ya da hello@intusell.com adresine yazın. Paket ve kota detayları için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, diğer rehberler için tüm yazılar listesine göz atabilirsiniz.