Sigorta teklif ve poliçe yenileme otomasyonu: takip rehberi

Bir sigorta acentesinde gelir iki yerden sızar: gelen teklif talebinin eksik toplanıp soğuması ve yenileme zamanı yaklaşan müşterinin sessizce başka acenteye geçmesi. "Kasko ne kadar?" diye yazan biri gece 23:00’te yanıt alamazsa sabaha kadar beklemez, başka acenteye yazar. Geçen yıl poliçesini sizden yapan müşteri, vadesi yaklaşırken aranmadıysa, ilk gördüğü reklamdaki acenteye yenilenir. Çoğu ofis bunu danışmanın hafızasıyla, bir Excel listesiyle ve WhatsApp’tan tek tek yazışmayla yürütmeye çalışır; ama bu yorucu, tutarsız ve unutmaya açıktır. Bu yazı, sigorta teklif ve poliçe yenileme otomasyonu ile gelen teklif talebini eksiksiz toplamadan yenileme hatırlatıcısına, takip akışından insana devre kadar acentenin takip düzenini inTusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin sigorta bölümünün motor ayağıdır; serinin sigorta pilonu için bir sigorta acentesi inTusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden takip otomasyonu

Sigortada takibi inTusell’e taşımanın iki nedeni var: teklif talebinin yanıtsız soğumaması ve yenileme tarihinin unutulmaması. Manuel modda her şey danışmanın hafızasına, bir Excel sütununa ve mesai saatine bağlıdır; inTusell’de talep 7/24 karşılanır, gereken bilgi eksiksiz toplanır, sessiz kalan adaya takip kendiliğinden gider ve yenileme tarihi kişi kartındaki hatırlatıcıyla ekibe düşer.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, inTusell’in "chatbot değil, deneyimli bir sigorta asistanı" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir asistan teklif isteyenden doğru bilgiyi eksiksiz toplar, primi havadan söylemez; yenileme zamanı gelen müşteriyi ekibe hatırlatır.

Kimler için?

• Instagram ve WhatsApp’tan günde onlarca teklif talebi alan, "ne kadar, poliçem ne zaman bitiyor" mesajlarına yetişemeyen acenteler.
• Mesai dışı gelen talebi geç yanıtladığı için teklife dönüşmeden kaybeden tek kişilik ya da küçük ekipli acenteler ve brokerler.
• Trafik, kasko, DASK, konut, sağlık ve hayat gibi farklı branşlarda farklı bilgi alanları toplaması gereken ekipler.
• Çok sayıda eş zamanlı yenileme takibini elle yürütmekte zorlanan, "kim bu ay yenilenecekti" sorusuyla boğuşan ofisler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır.

1. Teklif talebini eksiksiz toplamak

Takip düzeninin sigortaya özel ilk adımı, gelen teklif talebini primi söylemeden, eksiksiz toplamaktır. Müşteri "kasko ne kadar?" diye yazdığında AI doğrudan bir rakam vermez, çünkü prim kişiye ve risk bilgisine göre değişir ve AI bunu uydurmaz. Bunun yerine, bilgi tabanınıza yüklediğiniz branş bilgisinden hangi alanların gerektiğini bilir ve onları sırayla toplar.

Branşa göre tipik olarak toplanan bilgiler:

Kritik nokta: AI yalnızca teklif talebini toplar; primi ve kesin teklifi acente nihai hale getirir. Müşteriye yanlış bir rakam söyleyip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmazsınız: sigortada güvenin temeli budur. Bu davranışı talimatlarla baştan kurarsınız; AI’a hangi branşta hangi bilgiyi toplayacağını ve primi söylemeyeceğini nasıl tarif ettiğinizi bir sigorta acentesi inTusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısında ayrıntılı anlattık. Gece gelen talebin sabaha eksiksiz hazır olmasının günlük operasyonda nasıl göründüğünü ise bir sigorta acentesi inTusell’i nasıl kullanır yazısında bulabilirsiniz.

2. CRM kaydı: her teklif talebi bir müşteri kartı

Toplanan teklif talebi havada kalmaz; inTusell her görüşmeyi bir CRM kaydına bağlar. Müşterinin adı, kanalı, ilgilendiği branş ve toplanan bilgiler tek bir kartta birikir. Böylece aynı müşteri bir hafta sonra "o kasko teklifi ne oldu?" diye yazdığında geçmiş kaybolmaz; danışman kartı açar, kaldığı yerden devam eder.

CRM kaydı takibin belkemiğidir. Bir müşteri için "kasko teklifi bekliyor", "fiyat itirazı vardı" gibi notları kartta tutarsınız; yenileme gibi tarihli bir işi de aynı karta personel hatırlatıcısı olarak bağlarsınız. Kart bir satış akışında ilerler: finans ve sigorta için hazır gelen aşamalar Yeni Başvuru, İhtiyaç Analizi, Teklif Hazırlandı, Evrak Toplandı, Onay Bekleniyor, Poliçe / Sözleşme ve Tamamlandı’dır.

3. Poliçe yenileme: hatırlatıcı ekibe, bilgi toplama AI’a

Sigortada en kıymetli ama en çok kaçan fırsat yenilemedir. Geçen yıl poliçesini sizden yapan müşteri, vadesi yaklaşırken sizden bir mesaj almazsa, ilk gördüğü teklife yenilenir.

Net olalım, bugün nasıl çalışır:

• inTusell poliçe bitiş tarihini izlemez ve müşteriye kendiliğinden yenileme mesajı atmaz. Ayrı bir vade tarama motoru yoktur.
• Yenileme zamanını kişi kartına ya da konuşma ekranından bir personel hatırlatıcısı olarak kurarsınız ("Ayşe Hanım’ın kaskosu, 15 Mart’ta yaz"). Zamanı gelince bildirim yalnız ilgili temsilciye düşer; her sabah 09:00’da o gün işi olan kişiye tek bir özet gelir. Hatırlatıcı müşteriye mesaj göndermez; müşteriye siz ya da ekibiniz yazarsınız.
• Bir grup müşteriye yenileme duyurusu yapmak isterseniz AI Kampanya Kurucu’ya hedefinizi yazarsınız; segment, mesaj ve kanal önerisi gelir, siz onaylar ya da düzeltirsiniz. Tanıtım mesajı yalnız pazarlama izni olan kişilere gider.
• Müşteri yazdığında AI güncel bilgiyi (araç değişti mi, adres aynı mı, hasar oldu mu) toplar ve teklif talebini temsilciye dolu aktarır.

Uzun süredir sessiz eski müşteriler için bir de eski müşteriyi yeniden kazanma özelliği vardır (beta, varsayılan kapalı). Açarsanız en az 30 gündür temas olmayan ve pazarlama izni olan kişilere sektörünüze göre hazırlanmış sade bir mesaj gider; sigortada bu mesaj "yenileme tarihiniz yaklaşıyorsa karşılaştırma için bilgilerinizi yazın" der. Mesajı AI üretmez ve poliçe tarihini bilmez; cevaplar kendiliğinden ayrılır, ilgilenen kişi ekibinize bildirilir.

Bu yaklaşım gerçekçi ve abartısızdır: AI bir vade radarı değildir, ama yenileme tarihi ekibinizin önüne düşer ve müşteri yazdığı anda teklif bilgisi eksiksiz toplanır.

4. Takip akışı: "biraz düşüneyim" diyeni geri kazanmak

Teklif gönderdiniz ama müşteri "düşüneyim" deyip sustu: sigortada en sık kaybedilen yer burasıdır. Proaktif takip bu sessizliği ele alır: bilgi alıp yanıt vermeyen müşteriye AI’ın kendi yazdığı en fazla 3 takip mesajı gider. Mesajlar şablon değildir; konuşmanın bağlamına göre yazılır. Bekleme süreleri sektöre göre ayarlıdır, sigortada aralar günlerle ölçülür ve mesajlar yalnız çalışma saatlerinde (randevu saatleriniz, yoksa yerel saatle 09:00-21:00) çıkar.

Takip WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan gider; web sohbetinden gitmez. Müşteri yanıt verince, randevu alınca ya da "yazmayın" deyince durur; "yazmayın" diyen kişiye 90 gün boyunca takip gitmez. Toplu spam değil, sessiz kalan adaya hedefli bir dokunuştur. Satış görüşmesi kayıtlarını yükleyip kazanılan ve kaybedilenleri işaretlediyseniz AI kazanılan görüşmelerdeki tekniği yanıtlarında kullanır; böylece dil robotik bir "hâlâ ilgileniyor musunuz?" yerine sizin satış tarzınıza yaklaşır.

5. Randevu gerektiğinde: teklif görüşmesi ve hatırlatma

Çoğu teklif WhatsApp üzerinde tamamlanır; ama bazı durumlarda (kapsamlı sağlık poliçesi, ticari paket, hasar danışmanlığı) bir teklif görüşmesi gerekir. O zaman teklif takibi randevu motoruyla birleşir.

AI havada saat vermez. Önce tarih, saat ve görüşme konusunu toplar. Sonrası hesabınızın kurulumuna bağlıdır: AI randevu araçları açıksa tanımladığınız çalışma saatlerine ve dolu saatlere bakar, uygun saate görüşme randevusunu kendisi açar; açık değilse talebi bu bilgilerle ekibinize aktarır, saati siz teyit edersiniz ya da müşteri online randevu sayfanızdan boş saati kendisi seçer. Hangisinin geçerli olduğunu AI Deneme’de bir görüşme randevusu isteyerek görürsünüz. Aynı saate iki randevu (double-booking) sistem tarafından engellenir. Her randevuya iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: Ertesi günkü görüşmeyi, tarih-saatle birlikte hatırlatan kısa mesaj.
• 2 saat önce: Aynı gün, görüşmeye kısa süre kala gönderilen ikinci hatırlatma.

1 gün önceki mesaj "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye teyit ister, cevap randevuya işlenir ve mesajda değiştirme/iptal bağlantısı bulunur. Hatırlatma önce müşterinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram DM, Telegram) gider; bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır. Google Takvim bağlıysa randevu, acentenin takvimine tek yönlü kopyalanır (inTusell → Takvim); Google’da eklediğiniz bir etkinlik inTusell’deki saati kapatmaz. Randevu motorunun tüm ayrıntısı (randevu tipleri, çalışma saatleri, çakışma önleme ve takvim senkronu) için çözümler sayfasına ve sigorta çözümü sayfasına bakabilirsiniz.

6. Gelmeyen müşteri ve yeniden planlama

Müşteri teklif görüşmesine gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen müşteriye gerçek boş saatlerinizden numaralı 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Müşteri takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da müşteri hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Müşteri kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

7. İnsana devir: hasar ve kesin teklif acentede kalır

Takip düzeninin en önemli sınırı, AI’ın nerede durup acenteye devredeceğidir. Hesap genelinde üç mod var (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "AI Gelişmiş Ayarlar"):

Hasar dosyası, ödeme, poliçe iptali ve kesin teklif gerektiren sohbetler acenteye gider; devir Kararlar sayfasına sohbetin tüm geçmişiyle düşer. Tek bir konuşmada farklı davranmak isterseniz o konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alırsınız. Üstelik sigortacılık düzenlemeye tabidir: AI bireysel sigorta tavsiyesi vermez: "şu poliçeyi al" ya da "bu teminat sana yeter" demez; teminatları ve süreçleri bilgilendirir, nihai risk değerlendirmesini ve teklifi yetkili acenteye yönlendirir. Tıpkı hukuk ve sağlıkta uzmana yönlendirdiği gibi, sigortada da bu sınır baştan korunur. Bu devir mantığının ve kanal kurulumunun ayrıntısını sigorta için Instagram ve WhatsApp teklif otomasyonu yazısında bulabilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir prim hesaplama / poliçe karşılaştırma motoru değildir. Kesin primi söylemez ve fiyat karşılaştırması yayınlamaz; teklif talebini eksiksiz toplar, fiyatı acente nihai hale getirir.
• Otomatik vade tarayan bir sistem değildir. Poliçe bitiş tarihlerini izleyip müşteriye kendiliğinden yazmaz; tarihli yenileme işini kişi kartındaki hatırlatıcıyla ekibinize düşürür.
• Boşalan saati başka müşterilere teklif etmez. Gelmeyen müşterinin saati randevu defterinde yeniden açılır; yeniden planlama mesajı yalnız gelmeyen müşterinin kendisine gider.
• Bir sigorta danışmanı değildir. Bireysel risk değerlendirmesi yapıp "şunu al" demez; bilgilendirir ve nihai tavsiyeyi yetkili acenteye bırakır.

Kısacası: arka planda sihirli bir vade radarı değil; teklif talebini eksiksiz toplayan, sessiz kalan adayı mesai içinde takip eden ve bilmediği yerde acenteye devreden bir AI satış asistanı ve CRM.

Sık sorulan sorular

AI poliçe yenileme tarihini kendisi mi takip eder?

Hayır. inTusell poliçe bitiş tarihini izleyip müşteriye kendiliğinden yazmaz. Yenileme zamanını kişi kartına personel hatırlatıcısı olarak kurarsınız; zamanı gelince bildirim yalnız ilgili temsilciye düşer, müşteriye siz ya da ekibiniz yazarsınız. Bir grup müşteriye yenileme duyurusu için AI Kampanya Kurucu ile kampanya hazırlayıp onaylarsınız; mesaj yalnız izinli kişilere gider.

AI teklif isterken primi kendisi söyler mi?

Hayır. AI prim hesaplamaz ve kesin tutar söylemez. Teklif için sizin tanımladığınız bilgileri (plaka, ruhsat bilgisi, yaş, adres, mevcut poliçe gibi) eksiksiz toplar ve acenteye iletir; fiyatı acente nihai hale getirir. Prim kişiye ve riske göre değiştiği için AI bunu uydurmaz.

Gece gelen teklif talebine ne olur?

AI mesai dışında da yanıt verir; gece gelen "kasko ne kadar, poliçem yarın bitiyor" mesajına karşılık verir, teklif için gereken bilgileri toplar ve acenteye iletir. Sabah ekip geldiğinde teklif talepleri gelen kutusunda eksiksiz bekler; talep sabaha kadar yanıtsız kalmaz.

Takip mesajı hangi kanaldan gider?

Sessiz kalan adaya giden takip mesajları WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan, yalnız çalışma saatlerinde gider; web sohbetinden takip gitmez. Randevu hatırlatmaları önce müşterinin yazdığı kanaldan gider; bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer.

Hasar dosyası veya kesin teklif gerektiren konuda AI ne yapar?

Acenteye devreder. Hasar dosyası, ödeme, poliçe iptali ve kesin teklif gerektiren sohbetler Kararlar sayfasına sohbetin tüm geçmişiyle düşer. Hesap modu (Stajyer, Kıdemli ya da Tam onay) ne olursa olsun AI bireysel sigorta tavsiyesi vermez; bilgilendirir ve yetkili acenteye yönlendirir.

Müşteri ve poliçe verileri KVKK açısından güvende mi?

Veriler şifreli saklanır ve her işletmenin verisi diğerlerinden ayrı tutulur. Hesabınızdaki verileri "Verilerimi İndir (KVKK)" ile indirir, müşterilerinize giden KVKK bildirimini kendi gizlilik bağlantınızla "Yasal bildirimler" bölümünden yönetirsiniz. Satış görüşmesi kaydı yüklemek açık onay ister; dökümde telefon, e-posta, kimlik ve kart numaraları maskelenir.

Sonraki adım

Takip düzenini kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı branşlarınız, tonunuz ve sigorta sınırlarınızla şekillendirmek için bir sigorta acentesi inTusell yapay zekasını nasıl eğitir yazısını okuyun. Gelen teklif ve yenileme trafiğinin günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için bir sigorta acentesi inTusell’i nasıl kullanır yazısına geçin. Kanal kurulumu için sigorta için Instagram ve WhatsApp teklif otomasyonu yazısına bakabilirsiniz.

Bu, sektör bazlı serimizin sigorta takip yazısıydı. Aynı yapıyı başka sektörlerde de kurduk; turizm için tur acentesi yapay zeka eğitimi ve sağlık için klinik yapay zeka eğitimi yazılarına göz atabilirsiniz.

Takip düzeninizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ile kısa bir oturumda teklif toplama akışınızı ve yenileme hatırlatıcılarınızı birlikte ayarlayalım ya da hi@intusell.com adresine yazın. Paket ve kota detayları için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, diğer rehberler için tüm yazılar listesine göz atabilirsiniz.