Klinik Instagram DM ve WhatsApp otomasyonu: hasta takibi

Bir poliklinikte koordinatörün öğleden sonrası: Instagram’dan Arapça yazan bir hasta "gelecek ay geleceğim, eşim de yanımda olacak" diyor, WhatsApp’ta biri rapor fotoğrafını göndermiş ve "bu sonuçla ameliyat gerekir mi?" diye soruyor, öncesi-sonrası gönderisinin altında yanıt bekleyen yorumlar birikmiş. Bu bilgilerin hiçbiri MBYS’ye girmez; hepsi koordinatörün telefonunda ve hafızasında yaşar. Klinikler için inTusell bu ilk temas katmanını üstlenir: mesajları tek kutuda toplar, hastanın dilinde yanıt hazırlar, tıbbi soruyu hekime bırakır.

Bu yazı, kliniğin DM ve WhatsApp trafiğinde AI’ın neyi yazıp neyi yazmadığını, sohbetten hangi kayıtların çıktığını ve randevu gününe kadar hangi mesajların gittiğini anlatıyor. Kurulum için serinin ana yazısı klinik yapay zeka eğitimi, gün içi işleyiş için inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısı bu yazının iki kardeşidir.

Kısa cevap

İlk mesaj: hangi işlem, hangi ülke, hangi dil?

Klinikte ilk mesaj çoğu zaman eksiktir: "bilgi alabilir miyim?", "fiyat?", ya da bir fotoğraf. AI’ın ilk işi talebi netleştirmektir. Hangi işlemle ilgilendiğini, hangi ülkeden yazdığını ve hangi dili konuştuğunu belirler; hastayı uygun hizmete ve konsültasyon randevusuna yönlendirir.

AI’ın yazdıkları ile yazmadıkları arasındaki çizgi nettir:

Tıbbi karar gerektiren her konuşma tüm geçmişiyle Kararlar ekranına düşer; hekim ya da koordinatör oradan devralır. Sağlık modunun talimatları yanıltıcı sağlık vaadini yasaklar, bir çıkış süzgeci de (kalıp taraması ve ikinci bir model kontrolü) "garantili sonuç" gibi ifadeleri işaretler. Bu katman gözcüdür; asıl sınır talimatlardadır.

Yeni sağlık hesabı Tam onay’la başlar: WhatsApp, Instagram ve Telegram’da AI’ın hazırladığı her yanıt ve randevu gibi her işlem Kararlar › Onay Kuyruğu’nda sizi bekler. Koordinatör taslakları çoğunlukla değiştirmeden onaylar hâle geldiğinde Stajyer’e geçebilirsiniz; o modda AI yanıtı kendisi yollar, iptal ya da iade gibi bir adımda önce size danışır.

DM’den hasta dosyasına: seyahat planı, belge, onam

Sohbette geçen bilgi, sohbette kaybolmamalı. Klinik için önemli olan üç kayıt şunlar.

Seyahat planı. Hasta "14 Mart’ta geliyorum, beş gece kalacağım, tercüman lazım" yazdığında AI bunu kişi kartındaki seyahat planına not eder: geliş ve dönüş tarihi, gece sayısı, refakatçi, tercüman ve vize durumu. Koordinatörün düzelttiği alana AI bir daha dokunmaz. Kart otel ya da transfer rezervasyonu yapmaz; bilgiyi kaydeder, hatırlatır, operasyonu ekip kurar.

Hasta belge dosyası (beta). Pasaport, rapor, röntgen ve öncesi-sonrası görselleri konuşmaya değil hastaya bağlanır. Dosyalar kapalı alanda durur, açılış bağlantısı yalnız açarken üretilir ve kayda geçer. Konuşmadaki bir eki dosyaya taşımak için hastanın belge saklama rızası gerekir. AI bu belgelerin içeriğini okumaz.

Dijital onam formu. Metni siz yazarsınız; hastaya tek kullanımlık bağlantı gider, telefonundan okuyup imzalar ve imzalı PDF hasta dosyasına düşer. Formdaki sağlık beyanları şifreli saklanır, AI bunlara erişmez.

Uzaktan ilk görüşme isteyen hasta için online konsültasyon (beta) var: randevu türünü online işaretlersiniz, Google Takvim bağlıysa her randevuya ayrı görüşme bağlantısı üretilir, değilse sabit görüşme odanız kullanılır. İkisi de yoksa bağlantı uydurulmaz. Zincirin tamamını sağlık turizmi operasyonu yazısında anlattık.

Randevu günü ve sonrası: teyit, erteleme, bakım

Randevu açıldıktan sonra kanal otomasyonu hastayla konuşmaya devam eder.

• Teyit. Randevudan 1 gün önce "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye soran bir mesaj, 2 saat önce kısa bir hatırlatma gider. Hatırlatma önce hastanın yazdığı kanaldan çıkar; ulaşılamazsa tanımlı SMS sağlayıcısı, o da yoksa e-posta devreye girer.
• Erteleme. Ertelemek isteyen hastaya AI yeni saat sunar ve randevuyu tek adımda taşır; boşalan saat başka bir hastaya açılır.
• Gelmeyen hasta. Katılımı panelde işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir "Geldi"), gelmeyen hastaya gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenekle yeniden planlama mesajı gider. İşaretleme yoksa bu mesaj gitmez.
• Kontrol ve bakım (beta). Randevu türüne kontrol aralığını ve bakım mesajı adımlarını bir kez yazarsınız. Randevu "Geldi" işaretlenince bakım mesajı ve kontrol daveti sıraya girer, iptalde düşer. Bu mesajlar indirim ya da kampanya dili taşımaz.
• Google yorumu (beta). Memnuniyet anketinde puan veren her hastaya, puanı ne olursa olsun aynı metinle Google işletme profilinize giden bir düğme gösterilir; ayrıca mesaj gönderilmez.

Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır, Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır. Takvim ve senkron tarafı klinik randevu otomasyonu yazısında.

Kimler için?

• Birden fazla branşı ve hekimi olan, randevusu Instagram ve WhatsApp’tan dolan poliklinikler.
• Fizyoterapi, göz, dermatoloji gibi randevu yoğun branşlarda tek resepsiyonla çalışan klinikler.
• Yurt dışından hasta kabul eden, koordinatörü uçuş ve konaklama bilgisini sohbetlerden toplayan merkezler.
• Acente ya da hekim yönlendirmesiyle hasta alan ve bu yönlendirmeyi kayıt altına almak isteyen klinikler.

Kanallar: kliniğin gelen kutusu nasıl birleşir

Kliniğin WhatsApp’ı numarası değişmeden bağlanır. Panelde çıkan kareyi telefondaki Bağlı Cihazlar ekranından okutursunuz; panel o telefonda açıksa numarayı yazar, gelen 8 karakterlik eşleşme kodunu girersiniz. Bunun için Meta Business onayı beklemezsiniz. Resmi hat (Cloud API) ise Meta onayından sonra açılır. Paketlerin hepsinde bir WhatsApp hattı bulunur; ikinci şube ya da koordinatör hattı ücretli ek hattır. Hasta grupları ve ekip grupları AI’ın alanı dışında kalır, yanıt yalnız birebir sohbete yazılır.

Instagram, Meta girişiyle gelir. Facebook Sayfasına bağlı profesyonel hesabınızı seçmeniz yeterli, ortada kopyalanacak bir token yoktur. Bağlandığı anda DM yanıtları devrededir; yalnız Instagram mesajlarının kutuya düşmesi birkaç dakika alabilir. Yorumlar ayrı bir anahtarla yönetilir ("Instagram yorumları", varsayılan açık); 24 Eylül 2026’dan önce bağlanan hesaplar yorumlar için bir kez yeniden bağlanır. Öncesi-sonrası gönderisinde akış:

1. Hasta "kaç seans, fiyat?" yazar.
2. AI tek ve kısa bir herkese açık yanıt verir: "Kişiye göre değişiyor, DM’den yazarsanız hekim değerlendirmesi için saat önerelim."
3. Konuşma DM’de devam eder. Bağlantı içeren spam yoruma yanıt yazılmaz; yoruma özel mesajla dönüş ("DM ile Yanıt") Meta onayından sonra açılır.

Telegram botu ve web sohbeti de aynı kutuya akar, Facebook Messenger yolda. Tam onay’da web sohbetindeki yanıt da onay kuyruğunda bekler; onaylanınca hastanın açık sohbet penceresine düşer. Arapça yazan hastaya Arapça yanıt hazırlanır, araya giren bir "ok" ya da "hi" dili değiştirmez. Aynı hasta önce WhatsApp’tan sonra Instagram’dan yazdıysa iki kaydı tek kişi kartında birleştirirsiniz. Yorum ayarlarının genel kurulumu Instagram yorumlarına otomatik cevap yazısında, kanal listesi entegrasyonlar sayfasında.

İlk hafta: klinikte açılış sırası

1. Hizmetler ve hekimler. Randevu türlerini branş ve süreye göre açın, hekim kayıtlarını ve her hekimin hizmet listesini girin. Uzaktan görüşme yapacaksanız ilgili türü online işaretleyin.
2. Bilgi tabanı ve fiyat kuralı. Hizmet açıklamalarını, işlem öncesi hazırlık talimatlarını ve SSS’i yükleyin; fiyat sorusunda konsültasyona yönlendirme kuralını AI Kuralları’na yazın.
3. Yasal bildirimler. İşletmem › İşletme Bilgileri › Yasal bildirimler bölümüne kendi gizlilik bağlantınızı girin; ilk temasta hastaya giden kısa KVKK notu bu bağlantıyı taşır.
4. Onay Kuyruğu’nu okuyun. Tam onay’daki taslakları bir süre okuyun, eksik bilgiyi bilgi tabanına taşıyın; değiştirmeden onayladıklarınız çoğaldığında Stajyer’i düşünün.

Ne değildir?

• MBYS ya da HBYS değildir. Tedavi kaydı, reçete ve resmî bildirim tutmaz; iki sistem arasında veri aktarımı yoktur.
• Tıbbi karar aracı değildir. Tanı koymaz, tedavi ya da ilaç önermez, rapor ve görüntüye yorum yapmaz.
• Seyahat acentesi değildir. Uçuş, otel ya da transfer rezervasyonu yapmaz; bilgiyi kaydeder ve hatırlatır.
• Toplu mesaj aracı değildir. Gelen talebe yanıt verir; izinsiz toplu DM atmaz.

Sık sorulan sorular

Kliniğin WhatsApp numarası değişir mi, Meta onayı gerekir mi?

Numara değişmez. WhatsApp’ı QR ya da 8 karakterlik eşleşme koduyla bağlarsınız ve bu yol Meta Business onayı istemez; resmi hat (Cloud API) Meta onayından sonra açılır. Instagram için Facebook Sayfasına bağlı profesyonel hesapla Meta girişi yapmanız yeterlidir.

inTusell MBYS’mizin yerine geçer mi?

Hayır. MBYS’niz yerinde kalır; tedavi kaydı, reçete, tetkik sonucu ve resmî bildirim orada durur. inTusell mesajlaşma, randevu, teklif, seyahat koordinasyonu ve takip katmanıdır. İki sistem arasında veri aktarımı yoktur ve böyle bir entegrasyon vaat edilmez.

Yurt dışından yazan hastanın uçuş ve konaklama bilgisi nerede durur?

Kişi kartındaki seyahat planında. Geliş ve dönüş tarihi, kaç gece kalacağı, refakatçi, tercüman ve vize durumu AI sohbetten öğrendikçe dolar; sizin düzelttiğiniz alana AI bir daha dokunmaz. Kart otel ya da transfer rezervasyonu yapmaz, bilgiyi kaydeder ve hatırlatır.

Hasta WhatsApp’tan rapor ya da röntgen gönderirse AI yorum yapar mı?

Hayır. AI belge içeriğini okumaz, görüntüye bakarak yorum yapmaz ve tanı koymaz. Ekibiniz belgeyi hastanın kapalı dosyasına (beta) taşıyabilir; hastanın belge saklama rızası yoksa taşıma yapılmaz.

Öncesi-sonrası gönderisine "fiyat?" yazana AI ne cevap verir?

Yoruma tek, kısa ve nötr bir herkese açık yanıt bırakır ve hastayı DM’e davet eder; fiyat ve sağlık detayı yorumda konuşulmaz. Link içeren spam yorumlar yanıtsız kalır. Yorum yanıtlarının kendi "Instagram yorumları" anahtarı vardır, varsayılan olarak açıktır.

Randevu hatırlatması hangi kanaldan gider?

Önce hastanın yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram); oradan ulaşılamazsa, bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da yoksa e-posta ile. Hatırlatmalar randevudan 1 gün ve 2 saat önce gider ve ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Sonraki adım

Kanal bağlamak, AI’ın ne bildiğiyle anlam kazanır. Hizmet bilgisini, randevu türlerini ve sağlık sınırlarını klinik yapay zeka eğitimi yazısıyla kurun; koordinatörün gününün nasıl değiştiğini inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında görün. Hatırlatma ve takvim ayrıntısı klinik randevu otomasyonu yazısında duruyor.

Kliniklere özel özelliklerin tamamı klinik çözüm sayfasında, kanal ve modül haritası çözümler sayfasında, paketler fiyatlandırma sayfasında. Diğer sektör yazıları için blog sayfasına göz atabilirsiniz. Kendi hasta trafiğinizde görmek isterseniz Demo iste formundan ya da hi@intusell.com üzerinden ulaşın; koordinatör hattınızı beraber bağlayıp ilk taslakları Onay Kuyruğu’nda birlikte okuyalım.