Aday veliye ilk 5 dakika: ilk yanıttan okul turuna

Perşembe akşamı saat 19:40. Bir anne okulun WhatsApp hattına yazıyor: "Merhaba, kızım 4 yaşında. Önümüzdeki yıl için anaokulu bakıyoruz, okulu görebilir miyiz?" Aynı akşam iki okula daha yazdı. Üçünden de bir cevap gelecek. Asıl soru, hangisinin cevabının ona bir sonraki adımı verdiği.

Bu yazı aday veliye ilk yanıtın içeriği üzerine: veli yazdıktan sonraki ilk dakikalarda konuşmada ne olmalı, okul turu randevusu sohbetin içinde nasıl kapanır ve bu sırada AI’ın söylememesi gerekenler neler. Yanıtın ne kadar hızlı gittiğini ve nasıl ölçüldüğünü okulda ilk yanıt süresi yazısında anlattık; burada hızdan sonra gelen soruya, yanıtın içine bakıyoruz.

Kısa cevap

İlk dakikalarda veli ne öğrenmek ister?

Veli ilk mesajı yazdığında aklında genelde üç soru vardır, ama yalnız birini yazar:

1. Beni duydular mı? Bir cevap geldi mi, geldiyse bir insan gibi mi yazılmış?
2. Sorumun cevabı var mı? Yaş grubu var mı, servis bizim mahalleye geliyor mu, okul kaçta bitiyor?
3. Şimdi ne yapacağım? Okulu görmek için kime yazacağım, ne zaman gideceğim?

Çoğu okulun ilk yanıtı birinci soruyu karşılar: "Mesajınız için teşekkürler, sizi arayacağız." İkinci ve üçüncü soru sonraya kalır; sonrası da ön büronun telefonuna, velinin ise başka okulun cevabına. İyi bir ilk yanıt üç soruyu aynı mesajda karşılar.

İlk yanıttan okul turuna: adım adım

Yukarıdaki veliyle konuşmanın ilk dakikaları, müdür onayı kapalı bir okulda şöyle akar:

Bu akışın iki ayrıntısı önemlidir. Birincisi, tur saati sorulmaz, önerilir. "Ne zaman uygunsunuz?" sorusu veliye bir iş daha verir ve cevabı çoğu zaman gelmez. İki somut saat ise tek kelimelik bir cevapla kapanır. İkincisi, netleştirme sorusu tektir. İlk mesajda form doldurtmak veliyi başka okulun daha kısa cevabına yollar. Kademe, hedef sınıf ya da yaş grubu konuşmanın içinden gelir.

Kademeye göre ilk soru değişir

Anaokulu velisiyle ortaokul velisi aynı şeyi sormaz. İlk yanıttaki tek soru da kademeye göre değişir:

İkinci sütundaki sorular okulun kendi cevabını ister. Bu başlıkları bilgi tabanına yazdığında AI veliye senin metninden cevap verir. Yazmadığın bir konuda okula özgü süre, sayı ya da kural söylemez; konuyu ekibine bırakır. Kayıt dönemi gelmeden önce bu tabloyu kendi okulun için bir kez doldurmak, ilk yanıtın kalitesini en çok artıran iştir.

Yeni eğitim kurulumunda sohbetten alan çıkarımı açık gelir: veli söylediyse kademe, hedef sınıf ve yaş grubu kişi kartına yazılır. Çocuğun adı ve doğum yılı bu alanların arasında değildir; onları yetkilin, velinin teyidiyle girer.

Okul turu mu, açık gün mü?

Bazı veliler okulu tek başına görmek ister, bazıları kalabalığın içinde bakmayı tercih eder. Panelden tarihli bir açık gün eklediysen AI birebir tur saatlerinin yanında açık günü de önerir ve kaydı kapasiteyi aşmadan yapar. Son yere aynı anda iki kayıt düşmez; sonraki veli açık günün dolduğunu öğrenir. Açık gün eklemediysen AI açık gün önermez, tarih de uydurmaz.

İlk yanıtta söylenmeyenler

İlk dakikalardaki en pahalı hata, geri alınamayan bir sözdür. Eğitim kurulumunda bu sözlerin üçü yanıt veliye gitmeden önce kodla denetlenir:

• Dayanaksız ücret. Yanıttaki bir ücret bilgi tabanında, kataloğunda ya da talimatında yoksa o cümle çıkarılır, yerine "Güncel ücreti buradan kesinleştiremiyorum" gelir. Veli yanlış rakamla başka okula gitmez.
• Arkasında kayıt olmayan "yaptım". "Kaydınızı yaptım", "yerinizi ayırdım" ya da "randevunuz oluşturuldu" gibi cümleler, gerçek bir kayıt yoksa kurulmaz.
• Kontenjan baskısı. "Son 3 kontenjan" gibi bir iddia, kontenjanı gerçekten okuyan bir kayıt yoksa kurulmaz. Kontenjan doluysa bu dürüstçe söylenir.

Bir de çocuk güvenliği var. Zorbalık, yaralanma ya da kayıp çocuk bildirimi AI’ın cevaplayacağı bir soru sayılmaz; konuşma ekibine devredilir. Bu yazının konusu aday veli olsa da aynı çizgi mevcut veliler için de geçerlidir.

Müdür onayı açıksa ilk dakikalar

Müdür onayı isteğe bağlıdır ve kurulumda varsayılanı kapalıdır. Kurulumda şu seçeneklerden birini işaretlersin:

• Onay yok: Yukarıdaki akış olduğu gibi işler.
• Yalnız hassas konular: İndirim ya da burs talebi ve çocuğun sağlığı, ilacı ya da alerjisiyle ilgili cevaplar onayını bekler; veliye, onay gelince aynı sohbetten yazılacağı söylenir. Tur önerisi ve öteki cevaplar beklemez.
• Her cevap: Bunu işaretlersen hesap Tam onay’la açılır. AI taslağı yazar, yetkilin onaylayınca gider. Bu seçenekte ilk dakikaların hızı, onay kuyruğunu kimin ne sıklıkla açtığına bağlıdır. Web sohbetinde veli mesajının alındığını görür; onaylanan yanıt, sohbet penceresi hâlâ açıksa oraya düşer.

Seçtiğin seçenek, ilk dakikaların kimin elinde olduğunu belirler: AI’ın mı, onay verenin mi. Seçimini istediğin an İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › Nasıl çalışsın’dan değiştirirsin.

Ne değildir?

• Bir kayıt garantisi değildir. AI turu ayarlar; kararı veli, kaydı okul verir.
• Bir okul yönetim sistemi değildir. Not, devamsızlık ve resmî öğrenci kaydı tutmaz.
• Hazır cevap paketi değildir. Kademe başlıkları bir yol haritasıdır; cevaplar senin bilgi tabanından gelir.
• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.

Sık sorulan sorular

Aday veliye ilk mesajda neler yazılmalı?

Sorusunun cevabı, tek bir netleştirme sorusu ve somut bir sonraki adım. Cevap okulun bilgi tabanından gelir; netleştirme sorusu kademe, hedef sınıf ya da yaş grubudur; sonraki adım iki gerçek tur saatidir.

AI okul turu randevusunu kendisi açabilir mi?

Evet. Okul kurulumunda “Tanışma & Okul Turu”, kreş kurulumunda “Tanışma Ziyareti” randevu türü hazır gelir. AI çalışma saatlerine göre boş saat önerir, veli seçince randevuyu yazar. Bir gün önce veliden teyit ister, 2 saat önce yeniden hatırlatır.

AI ilk mesajda ücret söyler mi?

Ücret bilgi tabanında, kataloğunda ya da talimatında yazılıysa onu aktarır. Yazılı değilse yanıttaki ücret cümlesi veliye gitmeden çıkarılır ve yerine “Güncel ücreti buradan kesinleştiremiyorum” cümlesi gelir.

Müdür onayı açıksa ilk dakikalar ne olur?

Yalnız hassas konular seçiliyse yalnız indirim ya da burs talebi ve çocuğun sağlığıyla ilgili cevaplar onayı bekler; tur önerisi beklemez. Her cevap seçiliyse ilk yanıt, yetkilin taslağı onayladığı anda gider.

AI veliden çocuğun adını ister mi?

İlk mesajlarda gerekmez. Veli söylediyse yaş grubu, kademe ve hedef sınıf kişi kartına geçer. Çocuğun adı ve doğum yılı sohbetten kayda geçmez; onları yetkilin, velinin teyidiyle girer.

Veli gece yazarsa ne olur?

Onay yok ya da yalnız hassas konular seçiliyse AI o dakika cevaplar ve tur saati önerir. Her cevap seçiliyse taslak sabaha kadar onay kuyruğunda bekler; web sohbetinde veli mesajının alındığını görür.

Sonraki adım

Turdan sonra ne olduğunu okul aday veli hunisi yazısında, yanıt hızını nasıl ölçeceğini okulda ilk yanıt süresi yazısında bulursun. Kayıt dönemindeki yoğunluk için erken kayıt döneminde mesaj yığını yazısına bak. Sektörün genel resmi eğitim çözümü sayfasında.

Aday veli mesajlarını bu dönem AI karşılasın. Paketler için fiyatlandırma sayfasına geç; okul kurulumunu birlikte yapmak istersen bize yaz.