Erken kayıt döneminde Instagram ve WhatsApp mesaj yığını

Kasım’ın ikinci pazartesisi. Okul hafta sonu Instagram’da erken kayıt duyurusunu paylaştı. Sabah ön büroda telefonu açan kişi DM kutusunda, WhatsApp’ta ve gönderinin altında aynı soruları görüyor: "Ücret ne kadar?", "Servis bizim semte geliyor mu?", "Açık gün ne zaman?" Soruların çoğu aynı, cevaplayan kişi tek. Öğleye kadar ilk mesajların bir kısmı hâlâ cevapsız.

Bu yazı erken kayıt döneminde Instagram ve WhatsApp mesaj yığını üzerine: yığın neden oluşur, sezon başlamadan önce neler hazırlanır ve sezon boyunca açık gün, tur ve kampanya nasıl yürür. Erken kayıt takvimi okuldan okula değişir; burada duyurusunu Kasım ile Ocak arasında yapan bir okulu örnek alıyoruz.

Kısa cevap

Özet

Erken kayıt döneminde mesajlar, az sayıda sorunun çok kez sorulmasıyla yığılır. Çözüm sezondan önce o soruların cevabını bilgi tabanına yazmak, tur saatlerini ve açık günü panelde tanımlamak ve kampanya taslaklarını tarihleriyle doldurmaktır. inTusell’de Instagram DM, WhatsApp, Telegram ve web sohbeti tek gelen kutusuna düşer; AI cevabı senin metninden verir, tur ya da açık gün kaydını kendisi yapar. Tanıtım mesajları yalnız izin vermiş veliye gider.

Yığın neden oluşur?

Sezon yığınının dört kaynağı vardır:

Duyuru aynı anda yayılır. Gönderi çok veliye aynı akşam ulaşır, mesajlar da aynı akşam gelir.
Sorular az ve tekrarlı. Ücret, erken kayıt koşulu, servis, kademe, tur ve açık gün. Yeni bir soru nadirdir.
Kanallar dağınıktır. DM sosyal medyayı yöneten kişide, WhatsApp ön büro telefonunda, web formu bir e-posta kutusunda.
Cevaplayan kişi tektir. Ön büro aynı saatlerde telefona, kapıya ve kayıt evrakına da bakar.

Yığının çoğu yeni bir soru değil, aynı sorunun başka bir veliden gelmesidir. Bu iyi haber: aynı sorunun cevabını bir kez yazarsın.

Sezon başlamadan önce yapılacak 5 iş

Sezon sorularının cevabını bilgi tabanına yaz. Yayımladığın ücret listesi ve erken kayıt koşulu, servis bölgeleri, kademeler, tur saatleri. Ücreti yazmazsan AI ücret söylemez: yanıttaki ücret cümlesi veliye gitmeden çıkarılır, yerine "Güncel ücreti buradan kesinleştiremiyorum" gelir. Bu cümlenin sezon boyunca her gün gitmesini istemiyorsan listeni yaz.
Tur saatlerini netleştir. Okul hesabında "Tanışma & Okul Turu" randevu türü hazır gelir; varsayılan süresi 45 dakikadır. Süreyi ve çalışma saatlerini sezona göre ayarla; AI yalnız boş saatleri önerir.
Açık günü panelde tarihli bir seans olarak ekle. Kapasitesini de yaz. AI açık günü birebir tur saatlerinin yanında önerir ve kaydı kapasiteyi aşmadan yapar.
Kampanya taslaklarını doldur. Okul ve kreşte hazır gelen taslaklarda öğretim yılı, bitiş tarihi, açık gün tarihi ve saati yer tutucudur. Sen doldurmadan kampanya gitmez.
Müdür onayı seçimini gözden geçir. Sezonda hız önemlidir. "Yalnız hassas konular" seçeneği indirim ve sağlık konularını onayına bırakır, öteki cevapları bekletmez.

Aynı soru, tek cevap

Sezonun sık sorularını ve bilgi tabanına ne yazacağını önceden eşleştirmek, yığının büyük kısmını sezon başlamadan çözer:

Velinin sorusu	Bilgi tabanına ne yazılır	Yazılmazsa ne olur
"Ücret ne kadar?"	Yayımladığın ücret listesi ve erken kayıt koşulu	Ücret söylenmez; "Güncel ücreti buradan kesinleştiremiyorum" cümlesi gider
"Kardeş indirimi var mı?"	Varsa koşulun kendisi	AI koşul uydurmaz; konu ekibine kalır
"Servis bizim semte geliyor mu?"	Servis bölgeleri	Okula özgü güzergâh söylenmez
"Açık gün ne zaman?"	Panelde tarihli açık gün	Açık gün önerilmez, tarih uydurulmaz
"Kontenjan var mı?"	Kapasiteli bir açık gün ya da seans	"Son 3 kontenjan" gibi bir iddia kurulmaz; doluysa dürüstçe söylenir

Instagram gönderisinin altına "fiyat?" yazanlar için yorum tarafını Instagram yorumlarına otomatik cevap yazısında ayrıca anlattık.

Sezon boyunca: örnek bir akış

Dönem	Velinin yaptığı	Okulun işi	inTusell’in işi
Duyuru haftası	Gönderiyi görür, DM ya da WhatsApp’tan sorar	Duyuruyu yayımlar	Soruları bilgi tabanından cevaplar, tur saati önerir
Açık gün öncesi	Açık güne yazılır ya da birebir tur ister	Açık gün tarihini ve kapasitesini panele girer	Açık günü ve birebir turu birlikte önerir, kapasiteyi aşmaz
Tur ve açık gün	Okulu görür	Turu yapar	Tur randevusu için bir gün önce teyit ister, 2 saat önce hatırlatır
Karar dönemi	Düşünür, başka okullara bakar	Kararın önündeki engeli sorar	Konuşma geçmişi ve kişi kartı tek yerde durur, ekip kaldığı yerden devam eder

Tablodaki "okulun işi" sütunu boş kalırsa üçüncü sütun da yarım kalır. AI soruyu cevaplar ve turu ayarlar; kararı yöneten konuşmayı ekip yürütür.

Hazır kampanya taslakları

Okul ve kreş kurulumunda kampanya ekranında hazır taslaklar gelir:

Erken kayıt dönemi duyurusu: yeni öğretim yılının erken kayıt dönemini ve bitiş tarihini duyurur.
Açık gün daveti: aday aileleri açık güne çağırır; katılmak isteyen mesaja yanıt verir.
Yeniden kayıt hatırlatması: mevcut ailelere yeniden kayıt dönemini hatırlatır; kitleyi mevcut veliler olarak seçersin.
Kardeş ve veli tavsiyesi: mevcut ailelerden, kurum araştıran tanıdıklarıyla mesajı paylaşmalarını rica eder.

Taslaklarda ücret, indirim, ödeme ya da taksit yoktur; kontenjan ya da aciliyet dili, emoji ve ünlem de yoktur. Tarih, saat ve öğretim yılı yer tutucudur: sen doldurmadan kampanya gitmez. Taslaklar WhatsApp ve e-posta için hazırdır; şablonun kendisi hiçbir şey göndermez, yalnız bir taslak kampanya kurar.

Gönderim tarafında üç kural işler:

İzin. Okul ve kreşte tanıtım mesajı açık izne bağlıdır: izin kaydı olmayan veliye kampanya gitmez. Veli DUR yazarsa tanıtım durur, randevu hatırlatması gibi hizmet bilgilendirmeleri sürer.
Birebir gönderim. Her veliye kendi konuşmasında ayrı mesaj gider; veliler birbirinin numarasını görmez.
Hattın güvenliği. WhatsApp hattın QR ile bağlıysa toplu gönderim mesajlar arasında birkaç saniye arayla ve günlük bir tavanla yapılır. Tavana varılınca kalan veliler ertesi güne kalır; amaç numaranın WhatsApp tarafından kapatılmamasıdır.

Sezonda indirim talebi

Erken kayıt döneminde indirim de konuşulur. Burada iki farklı mesaj vardır. "Kardeş indirimi var mı?" bir politika sorusudur; AI bilgi tabanında yazan koşulu aktarır. "Bize biraz indirim yapar mısınız?" ise bir taleptir. Kurulumda "Yalnız hassas konular"ı işaretlediysen bu talebe yazılan cevap onayını bekler; veliye, onay gelince aynı sohbetten yazılacağı söylenir. Tur önerisi ve öteki cevaplar beklemez, sezonun hızı korunur. Seçimini İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › Nasıl çalışsın’dan istediğin an değiştirirsin.

Ne değildir?

Bir reklam ajansı değildir. Duyuru metnini, tarihleri ve koşulları sen yazarsın.
Bir kontenjan sayacı değildir. AI kapasiteli bir seansın kaydını okumadan kontenjan iddiası kurmaz.
İzinsiz toplu gönderim aracı değildir. Tanıtım mesajı izin vermemiş veliye gitmez.
Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.

Sık sorulan sorular

Erken kayıt döneminde mesajlar neden yığılır?

Duyuru aynı anda çok veliye ulaşır ve veliler aynı birkaç soruyu sorar: ücret, servis, kademe, tur ve açık gün. Yığının çoğu yeni bir soru değil, aynı sorunun başka bir veliden gelmesidir.

Sezon başlamadan önce ne hazırlamalıyım?

Sezon sorularının cevabını bilgi tabanına yaz, tur saatlerini ayarla, açık günü panelde tarihli bir seans olarak ekle, kampanya taslaklarının tarihlerini doldur ve müdür onayı seçimini gözden geçir.

Hazır kampanya taslaklarında neler var?

Okul ve kreş için erken kayıt dönemi duyurusu, açık gün daveti, yeniden kayıt hatırlatması ile kardeş ve veli tavsiyesi. Metinlerde ücret, indirim ve aciliyet dili yoktur; tarihleri sen yazarsın, boş yer tutucu kalırsa kampanya gitmez.

Kampanya mesajı her veliye gider mi?

Hayır. Okul ve kreşte tanıtım mesajı yalnız izin vermiş veliye gider. Her veliye ayrı bir mesaj gider; veliler birbirinin numarasını görmez. Veli DUR yazarsa tanıtım durur, randevu hatırlatması sürer.

AI açık güne kayıt alabilir mi?

Panelden tarihli bir açık gün eklediysen evet. AI açık günü birebir tur saatlerinin yanında önerir ve kaydı kapasiteyi aşmadan yapar; son yere aynı anda iki kayıt düşmez.

Sezonda gelen indirim talepleri ne olur?

“Kardeş indirimi var mı?” bir politika sorusudur; AI bilgi tabanından cevaplar. “Bize indirim yapar mısınız?” ise bir taleptir; kurulumda “Yalnız hassas konular”ı işaretlediysen bu talebe yazılan cevap onayını bekler.

Sonraki adım

Tek bir velinin ilk dakikalarını aday veliye ilk 5 dakika yazısında, izin ve birebir gönderimin ayrıntısını veli iletişimi ve KVKK yazısında bulursun. Turdan kayda giden yol okul aday veli hunisi yazısında. Sektörün genel resmi eğitim çözümü sayfasında.

Bu sezon aynı soruyu bir kez yaz, gerisini AI karşılasın. Paketler için fiyatlandırma sayfasına geç; okul kurulumunu birlikte yapmak istersen bize yaz.