Havale, EFT ve kapora takibi: tahsilat defteri rehberi

Havale ve EFT ile satan her işletmenin akşamı aynı soruyla biter: "Kim ödedi, kim ödemedi, kalan ne?" WhatsApp’a düşen dekont fotoğrafları, "ödedim abi" mesajları, kaporası yatıp kalanı bekleyen rezervasyonlar ve unutulan taksitler. Bu yazı, inTusell’in tahsilat defteri ile havale, EFT ve kapora takibini nasıl tek yerde topladığınızı anlatıyor.

Kısa cevap

Özet

inTusell tahsilat defteri; sipariş, tur ve konaklama rezervasyonu, randevu kaporası ve elle açtığınız ödeme taleplerini tek defterde tutar. AI müşteriye tutar, IBAN ve referans kodunu tek sabit mesajda verir. Müşterinin dekontu ekibinizin onayına düşer; AI tahsilat kaydetmez. Ödeme hatırlatması ve kapora süresi isteğe bağlıdır, varsayılan olarak kapalıdır.

Tahsilat defteri nedir?

Tahsilat defteri, bir işletmenin alacaklarını ve tahsilatlarını tek kayıtta tutan bölümüdür: neyin ne kadarı ödendi, ne kadarı kaldı, vadesi ne zaman. Her kaydın kendine özgü bir referans kodu vardır; müşteri havalenin açıklamasına bu kodu yazar, ekibiniz dekontu kayda bağlar.

inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir; basit bir chatbot değildir. Tahsilat defteri bu sistemin para tarafıdır ve tüm sektörlerde aynı motorla çalışır.

Kimler için?

İşletme	Tipik ödeme	Deftere ne yazılır
Havale ile satan e-ticaret ve Instagram butiği	Peşin havale	Sipariş tutarı
Klinik ve estetik merkezi	Randevu kaporası	Kapora ve işlem günü kalan
Tur acentesi ve otel	Kapora ile kalan	Rezervasyon, kapora vadesi, kalan vadesi
Kurs ve eğitim kurumu	Aylık ya da dönemlik ücret	Elle açılan ödeme talebi ("Mart ayı ders ücreti")
Hizmet işletmeleri	Taksit	Her taksitin tutarı ve vadesi

Nasıl kurulur?

Ödeme takibini açın. İşletmem › Kanallar › Takvim & Ödeme sayfasında "Ödeme ve tahsilat" kartındaki "Ödeme takibi" satırında "Takibi aç" düğmesine basın. Takibi bir yönetici açabilir.
IBAN bilginizi tanımlayın. AI ödeme mesajında sizin IBAN’ınızı kullanır; IBAN yoksa ödeme hatırlatması gönderilmez.
Ödeme düzeninizi seçin. Peşin, kapora ile kalan ya da taksit. Kendi düzenlerinizi kaydedip kayıt türüne göre varsayılanı seçersiniz. Sektörünüz için önerilen düzen yalnız öneri olarak görünür; siz seçmezseniz hiçbir şey değişmez ve bugün girdiğiniz kapora ayarları sizin düzeniniz olarak okunur.
Hatırlatma ve kapora süresine karar verin. İkisi de ayrı ayardır ve varsayılan olarak kapalıdır.

Takip açıkken ve bir alacak ya da onay bekleyen dekont varken menüde Tahsilatlar sayfası görünür.

Müşteri tarafında akış

Müşteri siparişi ya da rezervasyonu onaylar.
AI tek ve sabit bir mesaj gönderir: ödenecek tutar, IBAN’ınız ve "açıklamaya şu kodu yazın" talimatı. Tutar ve hesap bilgisi defterden gelir, modelden değil.
Müşteri havaleyi yapar ve dekontu WhatsApp’tan gönderir.
Dekont kaydedilir ve Onay bekleyen dekont olarak ekibinizin önüne düşer.
Siz onaylayınca tahsilat deftere işlenir. Onaydan önce AI "ödemeniz alındı" demez.

Müşteri dekont göndermeden "ödedim" yazarsa bu bir ödeme beyanı olarak Kararlar sayfasına düşer; siz bakana kadar AI ödemeyi alınmış saymaz.

Tahsilatlar sayfası

Sayfanın üstünde dört özet görürsünüz: açık bakiye, bu hafta vadesi gelen, gecikmiş ve onay bekleyen dekont. Altında sekmeler vardır: onay bekleyen dekontlar, açık, gecikmiş, tamamlanan ve tümü. Kişi kartındaki "Ödemeler" bölümü de o kişinin ödeme kayıtlarını gösterir.

Tahsilat kayıtları silinmez. Hatalı bir giriş ters kayıtla düzeltilir; böylece defterin geçmişi her zaman okunabilir kalır.

Ödeme hatırlatması: açarsanız nasıl çalışır?

Hatırlatma varsayılan olarak kapalıdır. Açarsanız:

yalnız vadesi olan ödeme parçalarına gider;
günleri siz seçersiniz (varsayılan: vadeden 2 gün önce, vade günü ve vadeden 1, 3 ve 7 gün sonra);
işletmenizin yerel saatiyle 10:00’dan sonra ve sessiz saatleriniz dışında gider;
bir kişiye günde en fazla bir hatırlatma gider ve metin tutarı, IBAN’ınızı ve referans kodunu taşır.

Onay bekleyen bir dekont varsa, kişiyi susturduysanız ya da bağlı sipariş veya rezervasyon iptal edildiyse hatırlatma gitmez. Konuşma ekibinizdeyse müşteriye yazılmaz, ekibinize bildirilir. Ödeme hatırlatmaları ücretli planlarda çalışır.

Kapora süresi: açarsanız ne olur?

Bu da varsayılan olarak kapalı bir ayardır. Açarsanız, seçtiğiniz süre içinde kapora ödenmeyen kayıt serbest bırakılır: sipariş iptal edilir, randevu iptal edilip saat boşalır, tur koltuğu ya da oda serbest kalır. Müşteriye kısa bir bilgi mesajı gider, ekibinize öncelikli bildirim düşer.

Onay bekleyen bir dekont ya da kısmi bir ödeme varsa hiçbir şey serbest bırakılmaz; ekibinize bir kez haber verilir ve karar sizde kalır.

Ne değildir?

Parayı tutan bir ödeme aracı değildir. Havale doğrudan sizin hesabınıza gelir; inTusell parayı tutmaz, aracılık etmez.
Dekontu kendi kendine onaylayan bir sistem değildir. Onay her zaman ekibinizdedir.
Size bir ödeme düzeni dayatmaz. Takibi açmak hiçbir kaydı değiştirmez; düzen, hatırlatma ve kapora süresi sizin seçiminizdir.
Muhasebe programı değildir. Alacak ve tahsilatı izler; fatura ve muhasebe kayıtlarınız kendi sisteminizde kalır.

Sık sorulan sorular

Havale ile ödeme alan müşteriyi nasıl takip ederim?

Ödeme takibini açtığınızda sipariş, rezervasyon, randevu kaporası ve elle açtığınız ödeme talepleri aynı tahsilat defterine yazılır. Her kaydın bir referans kodu vardır; kim ne ödedi, kalan ne, Tahsilatlar sayfasında tek bakışta görünür.

AI müşteriye IBAN ve tutarı kendisi mi yazar?

AI ödeme bilgisini tek ve sabit bir mesajla verir: ödenecek tutar, IBAN’ınız ve "açıklamaya şu kodu yazın" talimatı. Tutar ve hesap bilgisi modelden değil defterden gelir; AI rakam uydurmaz.

Müşteri dekont gönderince ödeme otomatik onaylanır mı?

Hayır. Dekont kaydedilir ve "Onay bekleyen dekont" olarak ekibinizin onayına düşer. AI hiçbir zaman kendisi tahsilat kaydetmez ve siz onaylamadan "ödemeniz alındı" demez.

Kapora ve taksitli ödeme tanımlayabilir miyim?

Evet. Ödeme düzeni sizindir: peşin, kapora ile kalan ya da taksit. Kendi düzenlerinizi kaydeder, kayıt türüne göre varsayılanı seçersiniz. Sektörünüz için önerilen düzen yalnız öneridir; siz seçmezseniz hiçbir şey değişmez.

Ödeme hatırlatması müşteriyi rahatsız eder mi?

Hatırlatma varsayılan olarak kapalıdır. Açarsanız yalnız vadesi olan ödemelere, yerel saatle 10:00’dan sonra ve sessiz saatleriniz dışında, kişi başına günde en fazla bir kez gider. Onay bekleyen bir dekont varsa hatırlatma gitmez.

Kapora zamanında ödenmezse ne olur?

Bu da varsayılan olarak kapalı bir ayardır. Açarsanız, seçtiğiniz sürede kapora ödenmeyen kayıt serbest bırakılır: sipariş iptal olur, randevu saati boşalır, tur koltuğu ya da oda serbest kalır. Onay bekleyen dekont ya da kısmi ödeme varsa hiçbir şey serbest bırakılmaz, karar size kalır.

Sonraki adım

Havale ile satıyorsanız ilk adım ödeme takibini açmak ve IBAN’ınızı tanımlamaktır; gerisi siparişlerle birlikte deftere düşer. E-ticarette mağaza bağlantısı ve sipariş bildirimleriyle birlikte kurulum için e-ticaret kullanım kılavuzu ve e-ticaret sipariş ve ürün soruları otomasyonu yazısına bakın. Sektör kurulumları çözümler, plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfasındadır.