Eğitim Instagram DM ve WhatsApp otomasyonu: okul ve kurs

Kayıt döneminin ilk akşamı. Özel bir ortaokulun kayıt sorumlusu Instagram’da yeni dönem duyurusunun altına düşen "ücret?" yorumlarına bakıyor; WhatsApp’ta bir veli kardeş indirimini, bir başkası tanışma turunun saatini soruyor. Aynı binadaki dil kursunun sekreterliğine ise "yarın akşam deneme dersine gelebilir miyim?" mesajları geliyor. İki kurumun ihtiyacı aynı değil: okul yanıtın veliye gitmeden önce görülmesini ister, kurs hızlı randevu ister. Bu yazı, eğitim kurumları için inTusell iki ihtiyaca da nasıl ayrı ayrı uyduğunu anlatıyor.

Yazı, eğitim serimizin kanal ayağı. Program bilgisini ve sınırları AI’a öğretmeyi eğitim kurumu yapay zeka eğitimi, kayıt masasının bir gününü inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında anlattık. Burada velinin mesajının kanaldan girip onay kuyruğuna, randevuya ya da yetkiliye ulaştığı yolu izliyoruz.

Kısa cevap

Okul ve kreş: yanıt veliye gitmeden önce yetkiliye uğrar

Okulda veliye giden her cümle kurumun sözüdür. Bu yüzden müdür onayını kurulumda siz seçersiniz ve üç seçenek vardır. Varsayılan "Onay yok"tur: hesap Stajyer’le açılır. "Yalnız hassas konular"ı işaretlerseniz yalnız indirim ya da burs talebi ve çocuğun sağlığı, ilacı ya da alerjisiyle ilgili yanıtlar onay bekler. "Her cevap"ı işaretlerseniz hesap Tam onay’la açılır. Tam onay’da AI WhatsApp, Instagram DM ve Telegram’a gelen soruya yanıtı hazırlar ama göndermez; taslak onay kuyruğunda bekler, yetkiliniz okuyup gönderir. Instagram yorumlarına yazılacak herkese açık yanıt da aynı kuyruğa düşer. Web sohbetinde de yanıt bu modda kuyrukta bekler; onaylanınca velinin sohbet penceresi açıksa orada görünür. Modu istediğiniz an Kanallar sayfasındaki "Modu değiştir" bağlantısından açıp kapatırsınız.

Taslağın içeriğinde de çizgi nettir:

• Somut bilgi yalnız bilgi tabanından. Ücret, adres, çalışma saati ve kayıt koşulunu AI yalnız sizin yüklediğiniz kaynaktan verir; bulamazsa uydurmaz, yetkiliye aktarır.
• Kontenjan sözü yok. AI "yerinizi ayırdım" ya da "son üç kontenjan" demez; kontenjan doluysa dürüstçe söyler.
• Burs ve kardeş indirimi yetkilide. Bilgi tabanında yazılı bir koşul varsa aynen aktarır, yoksa rakam üretmez.
• Öğrenci verisi sohbetten toplanmaz. Öğrencinin adı ve doğum yılı otomatik çıkarılmaz, ekibiniz veli teyidiyle kaydeder; sağlık ve alerji ayrıntısı kayıt görüşmesine bırakılır.

Ücret teklifinde de son söz yetkilidedir. Ödeme takibini açtıysanız AI kalemli teklifi yalnız taslak olarak hazırlar ve panelinize bırakır; kalemler sizin hizmet ve paket listenizden seçilir, gönderme kararı yetkilinizindir. Veli teklifi tek bağlantıdan onaylar.

Tanışma turu ve deneme dersi: iki ayrı kayıt yolu

Kurulumda kurum türünü seçersiniz: özel okul, kreş-anaokulu, dershane-etüt, dil okulu ya da genel kurs. Türe göre hazır bilgi maddeleri ve itiraz yanıtları gelir; kayıt akışı ise ikiye ayrılır.

Okulda velinin ilk somut adımı turdur. "Okul turu" randevu tipi kurulumda hazır gelir: AI çalışma saatlerinize göre uygun saatleri önerir ve kaydı alır. Panelden kapasiteli bir tanışma toplantısı tanımladığınızda AI kalan yeri gösterip veliyi o seansa yazar. Huni ilk temastan tur randevusuna, tura, teklife ve karara kadar ilerler; her adayda kaynak ve tavsiye eden alanı tutulur, kapanışta standart bir kayıp nedeni seçilir.

Kursta ilk adım deneme dersidir. AI deneme dersi randevusu açtığında veli kendiliğinden "Demo / Deneme Dersi" aşamasına geçer; akış Bilgi Verildi’den Kayıt Bekleniyor ve Ödeme Bekleniyor’a, oradan Kayıt Tamamlandı’ya uzanır. Grup deneme dersi yapıyorsanız seansları kapasiteyle tanımlarsınız, AI dolu seansa kayıt önermez. Ayrıntısı kayıt danışmanlığı ve deneme dersi otomasyonu yazısında.

İki yolda da ücretli paketlerde randevudan 1 gün önce teyit sorulur, 2 saat önce yeniden hatırlatılır. Katılımı panelde işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir "Geldi") gelmeyen veliye gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenekle yeniden planlama mesajı gider.

Kayıttan sonra: kademe bazlı bilgilendirme ve rıza

Kayıt bittiğinde veli iletişimi aynı kutuda sürer. Duyuru ve bültenleri kademe etiketine göre hedeflersiniz; her veliye birebir mesaj olarak ulaşır, veliler birbirinin numarasını ya da bilgisini görmez. Bu, sınıf WhatsApp grubunun yerine kontrollü bir duyuru kanalı demektir.

İzinler kişi, kanal ve amaç düzeyinde kayıtlıdır. Okul ve kreş gibi açık izin gerektiren kurumlarda izin olmadan tanıtım mesajı hiç gönderilmez. Veli "DUR" yazdığında tanıtım mesajları anında durur; randevu hatırlatması gibi hizmet bilgilendirmeleri sürer. İşletme Bilgileri’ndeki "Yasal bildirimler" açıkken veliye ilk temasta sizin gizlilik bağlantınızı taşıyan kısa bir KVKK notu gider; bu ayar varsayılan olarak açıktır. Veli iletişiminin KVKK tarafı okulda veli iletişimi ve KVKK yazısında.

Kimler için?

• Kayıt döneminde aday veli sorusu katlanan özel okullar ve kreş-anaokulları.
• Deneme dersiyle kayıt alan dershane, etüt merkezi ve dil okulları.
• Yurt dışı öğrenciyle ya da farklı dilde yazan velilerle çalışan kurumlar.
• Okul yönetim sistemi (e-Okul) ya da LMS arayanlar için değil: inTusell not, devamsızlık ve resmî öğrenci kaydı tutmaz; kayıt öncesini ve veli iletişimini yönetir.

Kanallar: veli WhatsApp’tan, öğrenci Instagram’dan, hepsi tek kuyrukta

Kurumun WhatsApp’ı mevcut numarasıyla bağlanır: sekreterlik telefonuyla QR kodu okutursunuz ya da numaranızla 8 karakterlik bir eşleşme kodu alırsınız. Numara aynı kalır, Meta Business onayı istenmez; resmi hat (Cloud API) Meta onayından sonra açılacak. AI yalnız veliyle birebir yazışır, sınıf ve veli gruplarına yazmaz. Her pakette 1 WhatsApp hattı vardır; ikinci kampüs numarası ücretli eklentidir.

Instagram, Facebook Sayfasına bağlı Profesyonel hesapla Meta girişi üzerinden eklenir; token ya da anahtar kopyalanmaz. Bağlandığında DM yanıtı açılır; müdür onayı açıksa bu yanıtlar da onay kuyruğundan geçer. Instagram mesajları birkaç dakikalık gecikmeyle düşebilir, saniye sözü vermiyoruz. Yorumlar "Instagram yorumları" anahtarıyla yönetilir, anahtar varsayılan olarak açıktır; hesabı 24 Eylül 2026’dan önce bağladıysanız yorumlar için bir kez yeniden bağlarsınız. Yeni dönem duyurusunda akış:

1. Veli duyurunun altına "ücret ne kadar?" yazar.
2. AI kısa, herkese açık tek bir yanıtla veliyi ayrıntı için DM’e davet eder (müdür onayı açıksa bu yanıt önce onayınıza düşer).
3. DM’de program ve kademe sorulur; kurs ise deneme dersi, okul ise tanışma turu önerilir.

Bağlantılı spam yorumlar yanıtsız kalır, yoruma özel mesajla dönmek (DM ile Yanıt) Meta onayından sonra gelecek. Telegram botu ve web sohbeti de aynı kuyruğa düşer; Facebook Messenger yolda. Arapça ya da İngilizce yazan veliye AI o dilde döner; araya giren bir "ok" dili değiştirmez. Bağlanabilen kanallar çözümler sayfasında.

İlk hafta: kayıt döneminden önce dört iş

1. Kurum türünü doğru seçin. Okul ya da kreşseniz 8 aşamalı huni, kurs ya da dil okuluysanız deneme dersi akışı gelir. Müdür onayını aynı ekranda isteğe bağlı seçersiniz: Onay yok (varsayılan), Yalnız hassas konular ya da Her cevap.
2. Bilgi tabanını kademe kademe doldurun. Kademe ve program açıklamaları, ücret ve indirim koşulları, servis ve yemek bilgisi, kayıt belgeleri yüklensin; yazmadığınız indirimi AI söylemez.
3. İlk randevuyu kurun. Okulda tur saatlerini ya da kapasiteli tanışma toplantısını, kursta deneme dersi tipini ve grup seanslarını girin.
4. Yanıtlara bakacak kişiyi belirleyin. Müdür onayını açtıysanız taslaklar o kişinin onayıyla gider; açmadıysanız ilk günlerde yanıtları AI Deneme’de kontrol edip eksikleri AI Kuralları’na yazın.

Ne değildir?

• Okul yönetim sistemi değildir. Not, devamsızlık ve resmî öğrenci kaydı tutmaz; e-Okul’un yerine geçmez.
• Kontenjan söz veren bir bot değildir. "Yerinizi ayırdım" demez, sıra numarası vermez; açılan yeri kendiliğinden başka veliye teklif etmez.
• Sınıf grubu değildir. Duyurular kademe etiketine göre her veliye birebir gider; veliler birbirini görmez.
• İzinsiz tanıtım aracı değildir. Okul ve kreşte izin olmadan tanıtım mesajı gitmez; "DUR" yazan veliye tanıtım durur.

Sık sorulan sorular

Okulda AI veliye doğrudan mı yazar?

Siz seçersiniz. Müdür onayı isteğe bağlıdır ve kurulumda varsayılanı kapalıdır: kapalıyken AI veliye kendisi yazar. "Yalnız hassas konular"ı işaretlerseniz yalnız indirim ya da burs talebi ve çocuğun sağlığı, ilacı ya da alerjisiyle ilgili yanıtlar onayınızı bekler. "Her cevap"ı işaretlerseniz hesap Tam onay’la açılır: WhatsApp, Instagram ve Telegram yanıtları taslak olarak onay kuyruğunda bekler, yetkiliniz onaylayınca gider. Bu modda web sohbetindeki yanıt da kuyrukta bekler; onaylanınca velinin açık sohbet penceresine düşer. Seçim okul, kreş, dershane, dil okulu ve genel kursta aynıdır.

AI ücret, indirim ya da kontenjan sözü verir mi?

Vermez. Ücret ve indirim koşullarını yalnız bilgi tabanınızda yazılıysa aynen aktarır, tanımlı koşulların dışında rakam ya da taahhüt üretmez. "Yerinizi ayırdım" ya da "son üç kontenjan" gibi ifadeler kullanmaz; kontenjan doluysa bunu dürüstçe söyler. Burs ve özel ödeme planı yetkiliye kalır.

Tanışma turu randevusunu AI nasıl ayarlar?

Okul turu randevu tipi kurulumda hazır gelir. AI çalışma saatlerinize göre uygun saatleri önerir ve kaydı alır; ücretli paketlerde bir gün önce veliye teyit sorar, 2 saat önce yeniden hatırlatır. Kapasiteli bir tanışma toplantısı tanımlarsanız AI kalan yeri gösterip veliyi o seansa kaydeder.

Ücret teklifini AI mı gönderir?

Hayır. Ödeme takibini açtıysanız AI kalemli ücret teklifini yalnız taslak olarak hazırlar ve taslak panelinize düşer; gönderme kararı yetkilinizdedir. Kalemler sizin hizmet ve paket listenizden seçilir, listede olmayan kalem eklenemez.

Öğrenci bilgisi sohbetten kaydedilir mi?

Öğrencinin adı ve doğum yılı gibi alanlar AI tarafından sohbetten otomatik çıkarılmaz; ekibiniz veli teyidiyle kaydeder. Sağlık ve alerji ayrıntısı sohbette toplanmaz, kayıt görüşmesine bırakılır.

WhatsApp numaram değişir mi, Meta onayı gerekir mi?

Kurumun numarası aynı kalır. WhatsApp’ı QR kodla ya da 8 karakterlik eşleşme koduyla bağlarsınız; Meta Business onayı gerekmez. Resmi hat (Cloud API) Meta onayından sonra açılacak. Instagram, Facebook Sayfasına bağlı Profesyonel hesapla Meta girişi üzerinden bağlanır.

Sonraki adım

Kanalı açmadan önce kurumunuzun bilgisini ve sınırlarını AI’a öğretin: programlar, ücret koşulları ve devir kuralları için eğitim kurumu yapay zeka eğitimi ile başlayın. Kayıt masasının panelde nasıl çalıştığını inTusell’i nasıl kullanırsınız, deneme dersi ve hatırlatmanın ayrıntısını kayıt danışmanlığı ve deneme dersi otomasyonu yazısında bulursunuz. Kuruma özel sayfa eğitim, paketler fiyatlandırma, serinin tamamı blog altında.

Randevu yoğun başka sektörlerde aynı kurgunun nasıl işlediğini görmek isterseniz tur acentesi yapay zeka eğitimi ve klinik yapay zeka eğitimi yazılarına bakabilirsiniz.

Kayıt döneminden önce denemek isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; kanallarınızı bağlayıp ilk veli sorusuna AI’ın yanıtını birlikte görelim.