Eğitim kurumu inTusell kullanımı: günlük operasyon rehberi

Ana yazıda inTusell yapay zekasını eğittiniz: bilgi tabanını yüklediniz, deneme dersi ve görüşme tiplerini ve çalışma saatlerini kurdunuz, personayı ve danışman tonunu ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir eğitim kurumu inTusell’i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda eğitim kurumu inTusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor: gelen DM’den deneme dersine, hatırlatmadan takibe ve insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin eğitim bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini. Kurs, özel ders, dil okulu, dershane ve atölye gibi kayıt odaklı tüm eğitim işletmeleri için geçerli.

Kısa cevap

Bir günün akışı

inTusell’i kuran bir kursun tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden ön büro sabah gelip onlarca okunmamış DM’i ve cevapsız "fiyat ne kadar?" mesajını tek tek tarardı. Şimdi gece boyunca gelen mesajlar zaten yanıtlanmış, deneme dersleri ayarlanmış, hatırlatmalar planlanmış durumda. Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama işiyle değil, gerçekten karar gerektiren (kayıt kararına yaklaşan veliyle yapılan) sohbetlerle ilgileniyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu kurumlar için anlamlı:

• Instagram ve WhatsApp’tan yoğun kayıt talebi alan kurumlar: günde onlarca "kontenjan var mı, fiyat ne kadar?" mesajına yetişemeyenler.
• Deneme dersine gelmemeden zarar eden kurslar: randevu verilip gelmeyen veli yüzünden boş kalan eğitmen saatinin kayba dönüştüğü yerler.
• Mesai dışı ve dönem başı talep kaybeden kurumlar: akşam, hafta sonu ve kayıt sezonunda gelen sorulara geç dönüldüğü için öğrenci kaçıranlar.
• Tek ön büroyla çok şube/çok program yöneten işletmeler: DM, WhatsApp, yorum ve web sohbetini ayrı ayrı takip etmek zorunda kalanlar.

Tek bir kayıt danışmanının yetişemediği talep hacmi varsa, inTusell o talebi karşılayan deneyimli bir kayıt danışmanı gibi çalışır.

Gelen talep: veli sorar, AI uygun programı önerir

Akış, velinin veya öğrencinin bir mesaj atmasıyla başlar. Instagram DM’den "Lise 1, İngilizce seviyemi yükseltmek istiyorum, programınız var mı?" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, bilgi tabanınızdaki program açıklamalarını ve seviye tanımlarını tarar, kişinin ihtiyacına uyan kursu önerir ve bir sonraki doğal adıma (deneme dersine) yönlendirir.

Önemli nokta: kişi hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir. Yabancı uyruklu öğrenci veya yurt dışından dil eğitimi soran biri için bu kritik: İngilizce gelen bir soru İngilizce yanıt alır, ek bir ayar gerekmez. Hatırlatma gibi sabit sistem mesajları ise Türkçe yazana Türkçe, diğer herkese İngilizce gider.

Eğer eğitimde "fiyat vermeden önce seviye ve ihtiyaç sor" yanıt kuralını eklediyseniz, AI önce sınıf/seviye, hedef ve uygun gün aralığını netleştirir. Bu kural sayesinde öneri rastgele değil, öğrencinin gerçek ihtiyacına göre çıkar. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Deneme dersi randevusu: slot, süre ve çakışma önleme

Veli bir saat istediğinde AI havadan saat vermez. Eğitimde tanımladığınız üç şeye bakar: randevu tipinin süresi (örneğin "Deneme Dersi 45 dk" veya "Kayıt Görüşmesi 20 dk"), çalışma saatleriniz ve o slotun dolu olup olmadığı. Uygun bir slot bulursa randevuyu oluşturur.

Deneme dersini grup halinde yapıyorsanız ("Cumartesi 14:00 deneme dersi, kapasite 8" gibi) Randevular › Ayarlar › "Grup Seansları"ndan haftalık programı tanımlarsınız. AI o zaman birebir slot yerine yaklaşan seansları kalan kontenjanıyla sunar, dolu seansa kayıt önermez; son yere iki veli aynı anda yazamaz.

Burada en kritik koruma çakışma önlemedir: aynı saate iki randevu girilemez. inTusell randevu oluşturmadan önce çalışma saatlerinizi ve mevcut randevuları kontrol eder; çakışan bir slot istenirse randevuyu açmaz. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu tekrar boşaltır. Böylece manuel ajandayla çalışan kurumların en sık yaşadığı kâbus (aynı eğitmen saatine iki öğrenci yazmak) ortadan kalkar.

Her randevunun bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (geldi / tamamlandı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi)

Randevu tiplerini, süreleri, ara sürelerini ve takvim senkronunu nasıl kuracağınızı kayıt ve deneme dersi otomasyonu yazısında ayrıntılı bulursunuz.

Hatırlatma ve gelmeyen öğrenciyi azaltma

Eğitim kurumunda en pahalı şey deneme dersine gelmeyen velidir: boş kalan eğitmen saati hem ücretsiz emek kaybıdır hem de o saate alınabilecek başka bir öğrencinin kaçması demektir. inTusell bunu otomatik hatırlatmayla azaltır.

Her randevu için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] deneme dersiniz var" tonunda, "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye onay isteyen bir mesaj.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] deneme dersiniz var: 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

Hatırlatma, velinin yazdığı kanaldan gider; o kanaldan ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Mesajın içinde değiştirme/iptal bağlantısı bulunur, böylece veli gelemeyeceğini önceden bildirebilir ve slot boşa gitmez. Belirli bir randevu için hatırlatmayı kapatmak isterseniz bunu randevu bazında yapabilirsiniz. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

Veli yine de gelmezse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir "Geldi") inTusell gelmeyen veliye gerçek boş saatlerinizden numaralı en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gönderir; işaretleme yapmıyorsanız göndermez, çünkü o durumda "gelmedi" bir tahmindir ve gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. Veli kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir.

Ücret ve kontenjan: AI uydurmaz

Kurs ücreti ve kontenjan, velilerin en çok sorduğu ama en hassas iki konudur. Buradaki temel kural değişmez: AI bilmediği bir rakamı uydurmaz.

• Ücreti yalnızca bilgi tabanına yüklediğiniz güncel fiyat listesinden verir. Liste dışı bir paket, taksit planı veya özel indirim sorulduğunda rakam üretmek yerine "kayıt danışmanımız netleştirsin" diyerek devreder.
• Kontenjanı, kurum politikanıza göre ya bilgi tabanından paylaşır ya da "deneme dersinde teyit edelim" diyerek randevuya taşır.
• Burs, akademik koşul veya kişiye özel ödeme planı gibi konuları AI kendi başına vaat etmez; bunları kayıt danışmanına bırakır.

Yani AI, emin olmadığı bir rakamı uydurmak yerine doğru adıma (deneme dersine ya da canlı ekibe) yönlendirir. Bu davranış, veliye yanlış fiyat verilip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmanızı engeller; güvenin temeli budur. Ürün ve fiyatlandırma detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

KVKK ve veli/öğrenci verisi

Kayıt sürecinde veli ve öğrenci bilgileri toplanır; reşit olmayan öğrenci söz konusu olduğunda bu veri ayrıca hassastır. inTusell size şu araçları verir:

1. İzin kaydı: İzin kanal ve amaç bazında, zamanıyla birlikte kaydedilir; veli rıza portalı bağlantısından tercihini görüp değiştirebilir. Okul ve kreş gibi açık izin gerektiren kurumlarda izin olmadan tanıtım mesajı gönderilmez.
2. Yasal bildirimler: İşletmem › İşletme Bilgileri’ndeki "Yasal bildirimler" veliye ilk temasta sizin kendi gizlilik bağlantınızı taşıyan kısa bir KVKK notu gönderir ve tanıtım mesajlarına çıkış satırı ekler. Varsayılan olarak açıktır; yalnız sahip ya da yönetici değiştirebilir.
3. Öğrenci bilgisi: Öğrenci adı ve doğum yılı gibi alanlar sohbetten otomatik çıkarılmaz; ekibiniz veli teyidiyle kaydeder. Yüksek hassasiyetli özel alanları AI sizin teyidiniz olmadan kaydetmez.
4. Şifreli saklama, ayrı veri ve silme: Veriler şifreli saklanır, her kurumun verisi ayrı tutulur. Saklama politikası süresi dolan veriyi gece siler; "Verilerimi İndir (KVKK)" ile dışa aktarım yaparsınız. Yüklediğiniz satış görüşmesi kayıtlarının dökümünde telefon, e-posta, kimlik ve kart numarası gibi bilgiler maskelenir.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "veli neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kanıtla cevap vermenizi kolaylaştırır.

Sessiz veliyi kaybetmemek: proaktif takip ve CRM

Eğitimde en çok kayıt, "araştırıyoruz, düşüneceğiz" deyip kaybolan velilerde erir. inTusell bu velileri unutmaz. Bilgi alıp sessiz kalan veliye AI’ın kendisi yazdığı en fazla 3 takip mesajı gider; bekleme süreleri sektöre göre ayarlıdır ve mesajlar yalnız çalışma saatlerinde (randevu saatleriniz, yoksa yerel saatle 09:00-21:00) WhatsApp, Instagram ya da Telegram’dan çıkar. Veli yanıt verince, deneme dersi alınca ya da "yazmayın" deyince takip durur. Her sohbet CRM’e işlenir, böylece velinin geçmişi, hangi programla ilgilendiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede ekip sabah operasyona oturduğunda hangi velinin sıcak, hangisinin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmaya gerek kalmaz. Dönem başı gibi yoğun kayıt pencerelerinde bu fark çok belirginleşir.

Satış hattı: kayıt pipeline’ı

Her veli, eğitime özel bir satış akışında (pipeline) ilerler ve AI sohbet geliştikçe veliyi doğru aşamaya taşır. Dershane, dil okulu ve kurslar için hazır gelen Eğitim / Kurs Satış Akışı’nın aşamaları şunlardır:

Yeni İlgi
  → Bilgi Verildi
  → Demo / Deneme Dersi
  → Kayıt Bekleniyor
  → Ödeme Bekleniyor
  → Kayıt Tamamlandı (kazanıldı)
veya → Vazgeçildi (kaybedildi)

Özel okul ve kreş ise tura dayalı 8 aşamalı kayıt akışıyla gelir (Yeni Aday’dan Kesin Kayıt’a).

Bu hat sayesinde, hangi velinin yalnızca bilgi aldığını, hangisinin deneme dersi aldığını, hangisinin fiyat teklifini beklediğini tek bakışta görürsünüz. AI deneme dersi randevusu oluşturduğunda veli otomatik olarak "Demo / Deneme Dersi" aşamasına ilerler.

İnsana devir: çalışma modları

AI’ın ne kadar kendi başına çalışacağını siz belirlersiniz. Hesap genelinde üç mod var (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "Nasıl çalışsın"):

Eğitim hesapları Stajyer’le başlar; müdür onayı isteğe bağlıdır ve kurulumda üç seçenek vardır: "Onay yok" (varsayılan), "Yalnız hassas konular" ve "Her cevap". "Her cevap"ı işaretlerseniz hesap Tam onay’la açılır (Tam onay’da web sohbetindeki yanıt da onay kuyruğunda bekler). "Yalnız hassas konular"da mod değişmez; yalnız indirim ya da burs talebi ve çocuğun sağlığı, ilacı ya da alerjisiyle ilgili yanıtlar onayınızı bekler. AI burs ya da özel ödeme planı gibi kendi başına söz veremeyeceği bir soruyu veya hassas bir veli durumunu kayıt danışmanına devreder. Devir, sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar ekranına düşer; veli baştan anlatmak zorunda kalmaz. Tek bir konuşmada farklı davranmak isterseniz o konuşmayı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alırsınız. Hesap modunu istediğiniz an değiştirebilirsiniz.

Ne değildir?

inTusell’i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Basit bir chatbot değildir. inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir.
• Bir öğrenci bilgi sistemi (ÖBS/LMS) değildir. Not, devamsızlık veya ders içeriği yönetmez; kayıt öncesi talep, iletişim ve deneme dersi koordinasyonu katmanıdır.
• Bir tahsilat aracısı değildir. Ücreti tahsil eden ve faturayı kesen kurumdur; inTusell satıcı veya aracı değildir.
• Eğitime özel fiyatlı bir ürün değildir. Paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre değişmez; kanal sayısı ücretlendirilmez. Randevu modülü her pakette açılabilir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI deneme dersi randevusunu tek başına oluşturur mu?

Evet. AI uygun programı önerir, çalışma saatlerine ve dolu slotlara göre deneme dersi randevusu oluşturur. Aynı saate çift randevu sistemce engellenir. Eğitim danışmanlığı gerektiren karmaşık durumlarda sohbeti canlı ekibe devreder.

Deneme dersine gelmeyen veliyi nasıl geri kazanırım?

Her randevu için 1 gün ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider; veli mesajdaki bağlantıdan iptal veya erteleme yapabilir. Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen veliye gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

Hatırlatma hangi kanaldan gider?

Önce velinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram); ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta ile. Velinin yeni bir uygulama yüklemesine gerek yoktur; mevcut kanalından hatırlatma alır.

Kurs ücretini AI söyler mi?

Kurum politikanıza göre. AI ücreti bilgi tabanına yüklediğiniz fiyat listesinden verir; liste dışı bir paket veya özel indirim sorulduğunda rakam uydurmaz, deneme dersine yönlendirir veya canlı ekibe devreder.

Veli insana bağlanabilir mi?

Evet. AI emin olmadığı ya da insan gerektiren bir konuşmayı ekibinize devreder; devir Kararlar sayfasına düşer ve sohbetin tüm geçmişi önünüzde olur. Bir konuşmayı istediğiniz an devralabilir, yalnız o konuşma için AI’ı Onaylı, Gölge ya da Duraklat moduna alabilirsiniz.

Randevular Google Takvim’e düşer mi?

Evet, birebir randevular için. AI’ın açtığı ve panelden oluşturduğunuz randevular Google Takvim’e kişinin adıyla kopyalanır. Senkron tek yönlüdür (inTusell → Takvim): ekip kendi takviminde randevuları görür, ama Google’da eklenen bir etkinlik inTusell’deki saati kapatmaz. Grup seansları ve velinin randevu bağlantısından yaptığı ertelemeler bugün takvime yansımaz; asıl kaynak panel kaydıdır.

Birden çok şubem var, hepsini tek yerden yönetebilir miyim?

Evet. Şubelerinizin kanallarını aynı hesaba bağlarsanız mesajlar tek gelen kutusunda toplanır. Kanal sayısı ücretlendirilmez; her paket 1 WhatsApp hattı içerir, her şubenin ayrı WhatsApp numarası için ek hat ücretli bir eklentidir. Hangi öğrencinin hangi programla ilgilendiği ve hangi aşamada olduğu CRM’de tek bakışta görünür.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın: bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına, randevu motorunun ayrıntısı için kayıt ve deneme dersi otomasyonu yazısına geçebilir, sektör sayfası için eğitim çözümü sayfasına bakabilir, tüm seriyi tüm yazılar sayfasından görebilirsiniz.

Kendi kurumunuzda nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hi@intusell.com adresine yazın. Kısa bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk deneme dersi randevusunu sistemde test ediyoruz.