Bir eğitim kurumu intusell'i nasıl kullanır? Günlük operasyon rehberi

Ana yazıda intusell yapay zekasını eğittiniz: bilgi tabanını yüklediniz, deneme dersi ve görüşme tiplerini ve çalışma saatlerini kurdunuz, personayı ve danışman tonunu ayarladınız. Eğitim tek seferlik bir kurulumdu. Şimdi asıl mesele başlıyor: bir eğitim kurumu intusell'i nasıl kullanır, yani günlük operasyonda eğitim kurumu intusell kullanımı nasıl işliyor? Bu yazı, eğittiğiniz asistanın sahada bir iş günü boyunca neyi nasıl yaptığını adım adım gösteriyor — gelen DM'den deneme dersine, hatırlatmadan takibe ve insana devre kadar.

Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin eğitim bölümünün ikinci parçası. İlk parça olan intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz kurulumu anlatıyordu; bu yazı o kurulumun günlük operasyona dönüşmesini. Kurs, özel ders, dil okulu, dershane ve atölye gibi kayıt odaklı tüm eğitim işletmeleri için geçerli.

Kısa cevap

Bir günün akışı

intusell'i kuran bir kursun tipik günü, eskisinden çok farklı. Eskiden ön büro sabah gelip onlarca okunmamış DM'i ve cevapsız "fiyat ne kadar?" mesajını tek tek tarardı. Şimdi gece boyunca gelen mesajlar zaten yanıtlanmış, deneme dersleri ayarlanmış, hatırlatmalar planlanmış durumda. Bir günün omurgası şöyle işliyor:

Ekip artık mesaj tarama işiyle değil, gerçekten karar gerektiren — kayıt kararına yaklaşan veliyle yapılan — sohbetlerle ilgileniyor.

Kimler için?

Bu kullanım modeli özellikle şu kurumlar için anlamlı:

• Instagram ve WhatsApp'tan yoğun kayıt talebi alan kurumlar — günde onlarca "kontenjan var mı, fiyat ne kadar?" mesajına yetişemeyenler.
• Deneme dersine gelmemeden zarar eden kurslar — randevu verilip gelmeyen veli yüzünden boş kalan eğitmen saatinin kayba dönüştüğü yerler.
• Mesai dışı ve dönem başı talep kaybeden kurumlar — akşam, hafta sonu ve kayıt sezonunda gelen sorulara geç dönüldüğü için öğrenci kaçıranlar.
• Tek ön büroyla çok şube/çok program yöneten işletmeler — DM, WhatsApp, yorum ve e-postayı ayrı ayrı takip etmek zorunda kalanlar.

Tek bir kayıt danışmanının yetişemediği talep hacmi varsa, intusell o talebi karşılayan deneyimli bir kayıt danışmanı gibi çalışır.

Gelen talep: veli sorar, AI uygun programı önerir

Akış, velinin veya öğrencinin bir mesaj atmasıyla başlar. Instagram DM'den "Lise 1, İngilizce seviyemi yükseltmek istiyorum, programınız var mı?" yazan biri olduğunu düşünün. AI bu mesajı okur, bilgi tabanınızdaki program açıklamalarını ve seviye tanımlarını tarar, kişinin ihtiyacına uyan kursu önerir ve bir sonraki doğal adıma — deneme dersine — yönlendirir.

Önemli nokta: kişi hangi dilde yazarsa AI o dilde yanıt verir. Yabancı uyruklu öğrenci veya yurt dışından dil eğitimi soran biri için bu kritik — İngilizce gelen bir soru İngilizce yanıt alır, ek bir ayar gerekmez.

Eğer eğitimde "fiyat vermeden önce seviye ve ihtiyaç sor" yanıt kuralını eklediyseniz, AI önce sınıf/seviye, hedef ve uygun gün aralığını netleştirir. Bu kural sayesinde öneri rastgele değil, öğrencinin gerçek ihtiyacına göre çıkar. Tüm bu kanalların tek gelen kutusunda nasıl birleştiğini Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında ayrıca anlatıyoruz.

Deneme dersi randevusu: slot, süre ve çakışma önleme

Veli bir saat istediğinde AI havadan saat vermez. Eğitimde tanımladığınız üç şeye bakar: randevu tipinin süresi (örneğin "Deneme Dersi 45 dk" veya "Kayıt Görüşmesi 20 dk"), çalışma saatleriniz ve o slotun dolu olup olmadığı. Uygun bir slot bulursa randevuyu oluşturur.

Burada en kritik koruma çakışma önlemedir: aynı saate iki randevu girilemez. intusell randevu oluşturmadan önce çalışma saatlerinizi ve mevcut randevuları kontrol eder; çakışan bir slot istenirse randevuyu açmaz. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu tekrar boşaltır. Böylece manuel ajandayla çalışan kurumların en sık yaşadığı kâbus — aynı eğitmen saatine iki öğrenci yazmak — ortadan kalkar.

Her randevunun bir durumu vardır ve yaşam döngüsü nettir:

scheduled (planlandı)
  → confirmed (onaylandı)
  → attended (geldi / tamamlandı)
veya
  → cancelled (iptal)
  → missed (gelmedi)

Randevu tiplerini, süreleri, ara sürelerini ve takvim senkronunu nasıl kuracağınızı kayıt ve deneme dersi otomasyonu yazısında ayrıntılı bulursunuz.

Hatırlatma ve gelmeme oranını azaltma

Eğitim kurumunda en pahalı şey deneme dersine gelmeyen velidir: boş kalan eğitmen saati hem ücretsiz emek kaybıdır hem de o saate alınabilecek başka bir öğrencinin kaçması demektir. intusell bunu otomatik hatırlatmayla azaltır.

Her randevu için iki hatırlatma planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] deneme dersiniz var" tonunda bir mesaj.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] deneme dersiniz var — 2 saat kaldı" tonunda kısa bir hatırlatma.

Hatırlatma, velinin yazdığı kanaldan gider; o kanaldan ulaşılamazsa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Mesajın içinde tek tıkla iptal/erteleme bağlantısı bulunur, böylece veli gelemeyeceğini önceden bildirebilir ve slot boşa gitmez. Belirli bir randevu için hatırlatmayı kapatmak isterseniz (reminders_enabled) onu da randevu bazında yapabilirsiniz.

Veli yine de gelmezse randevuyu missed işaretlersiniz; intusell boşalan slotu, ilgilenen veya takipteki son WhatsApp velilerinden uygun olanlara otomatik yeniden teklif eder (çok kanallı hatırlatmaların aksine bu yeniden teklif şimdilik WhatsApp üzerinden gider) ve bir takip akışı tetikler. Yani gelmeyen bir randevu, kayıp bir saat değil, yeniden değerlendirilen bir fırsat olur.

Ücret ve kontenjan: AI uydurmaz

Kurs ücreti ve kontenjan, velilerin en çok sorduğu ama en hassas iki konudur. Buradaki temel kural değişmez: AI bilmediği bir rakamı uydurmaz.

• Ücreti yalnızca bilgi tabanına yüklediğiniz güncel fiyat listesinden verir. Liste dışı bir paket, taksit planı veya özel indirim sorulduğunda rakam üretmek yerine "kayıt danışmanımız netleştirsin" diyerek devreder.
• Kontenjanı, kurum politikanıza göre ya bilgi tabanından paylaşır ya da "deneme dersinde teyit edelim" diyerek randevuya taşır.
• Burs, akademik koşul veya kişiye özel ödeme planı gibi konuları AI kendi başına vaat etmez; bunları kayıt danışmanına bırakır.

Yani AI, emin olmadığı bir rakamı uydurmak yerine doğru adıma — deneme dersine ya da canlı ekibe — yönlendirir. Bu davranış, veliye yanlış fiyat verilip sonra düzeltme yapmak zorunda kalmanızı engeller; güvenin temeli budur. Ürün ve fiyatlandırma detayları için çözümler ve fiyatlandırma sayfalarına bakabilirsiniz.

KVKK ve veli/öğrenci verisi

Kayıt sürecinde veli ve öğrenci bilgileri toplanır; reşit olmayan öğrenci söz konusu olduğunda bu veri ayrıca hassastır. intusell bunu üç noktada korur:

1. Açık rıza kaydı: İletişim bilgisi toplanmadan önce KVKK açık rıza onayı, zamanı ve türüyle birlikte kayda geçer.
2. Veli onayı ayrımı: Öğrenci reşit değilse iletişim ve kayıt onayı veli üzerinden yürür; ön büro bu ayrımı sohbet geçmişinde görür.
3. Şifreli saklama: Kişisel veriler uçtan uca şifrelidir; ses kayıtlarında PII maskeleme uygulanır.

Bu, denetim veya itiraz durumunda "veli neyi ne zaman kabul etti?" sorusuna kanıtla cevap vermenizi kolaylaştırır.

Sessiz veliyi takip: proaktif follow-up ve CRM

Eğitimde en çok kayıt, "araştırıyoruz, düşüneceğiz" deyip kaybolan velilerde erir. intusell bu velileri unutmaz. Bilgi alıp sessiz kalan veliye proaktif takip mesajı gider; ilgi canlı tutulur. Her sohbet CRM'e işlenir, böylece velinin geçmişi, hangi programla ilgilendiği ve hangi aşamada kaldığı kayıtta kalır.

Bu sayede ekip sabah operasyona oturduğunda hangi velinin sıcak, hangisinin takip beklediği bellidir. Manuel hatırlatıcı listesi tutmaya gerek kalmaz. Dönem başı gibi yoğun kayıt pencerelerinde bu fark çok belirginleşir.

Satış hattı: kayıt pipeline'ı

Her veli, eğitime özel bir satış hattında (pipeline) ilerler ve AI sohbet geliştikçe veliyi doğru aşamaya taşır. Eğitim şablonunun tipik aşamaları şunlardır:

Yeni Talep / İlgilenen
  → Deneme Dersi / Görüşme Planlandı
  → Deneme Dersine Katıldı
  → Teklif / Fiyat Sunuldu
  → Kayıt / Ödeme
  → Kayıt Tamamlandı (kazanıldı)
veya → Vazgeçildi (kaybedildi)

Bu hat sayesinde, hangi velinin yalnızca bilgi aldığını, hangisinin deneme dersi aldığını, hangisinin fiyat teklifini beklediğini tek bakışta görürsünüz. AI deneme dersi randevusu oluşturduğunda veliyi otomatik olarak "Deneme Dersi Planlandı" aşamasına taşır.

İnsana devir: çalışma modları

AI'ın ne kadar otonom çalışacağını siz belirlersiniz. Üç çalışma modu var:

hybrid modda AI, burs/özel ödeme planı gibi danışmanlık gerektiren bir soruyu veya hassas bir veli durumunu kayıt danışmanına devreder. Devir anında sohbetin tüm geçmişi ekibin önünde olur; veli baştan anlatmak zorunda kalmaz. Modu istediğiniz an değiştirebilirsiniz — örneğin kayıt sezonunda ai_only, hassas bir görüşmede human_only.

Ne değildir?

intusell'i doğru kategoriye koymak için ne olmadığını netleştirelim:

• Bir chatbot değildir. Hazır kalıplara göre cevap veren bir akış botu değil; eğittiğiniz bilgi ve kayıt diyaloğuyla çalışan, tam otonom bir AI satış asistanıdır.
• Bir öğrenci bilgi sistemi (ÖBS/LMS) değildir. Not, devamsızlık veya ders içeriği yönetmez; kayıt öncesi talep, iletişim ve deneme dersi koordinasyonu katmanıdır.
• Bir tahsilat aracısı değildir. Ücreti tahsil eden ve faturayı kesen kurumdur; intusell satıcı veya aracı değildir.
• Eğitime özel fiyatlı bir ürün değildir. Fiyat modeli mesaj ve ses dakikası bazlıdır, sektöre göre değişmez. Randevu modülü her pakette açılabilir.

Yanlış beklentiyle başlamamak için bu sınırlar baştan net olsun.

Sık sorulan sorular

AI deneme dersi randevusunu tek başına oluşturur mu?

Evet. AI uygun programı önerir, çalışma saatlerine ve dolu slotlara göre deneme dersi randevusu oluşturur. Aynı saate çift randevu sistemce engellenir. Eğitim danışmanlığı gerektiren karmaşık durumlarda sohbeti canlı ekibe devreder.

Deneme dersine gelmeyen veliyi nasıl geri kazanırım?

Her randevu için 1 gün ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider; veli tek tıkla iptal veya erteleme yapabilir. Gelmeyen randevu "missed" işaretlendiğinde boşalan slot, takipteki uygun WhatsApp velilerine otomatik yeniden teklif edilir ve takip akışı tetiklenir.

Hatırlatma hangi kanaldan gider?

Önce velinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger); ulaşılamazsa SMS, o da olmazsa e-posta ile. Velinin yeni bir uygulama yüklemesine gerek yoktur; mevcut kanalından hatırlatma alır.

Kurs ücretini AI söyler mi?

Kurum politikanıza göre. AI ücreti bilgi tabanına yüklediğiniz fiyat listesinden verir; liste dışı bir paket veya özel indirim sorulduğunda rakam uydurmaz, deneme dersine yönlendirir veya canlı ekibe devreder.

Veli insana bağlanabilir mi?

Evet. hybrid modda AI normal akışı yürütür, gerektiğinde canlı ekibe tırmandırır. human_only modda tüm sohbetler doğrudan ekibe gider, ai_only modda hepsini AI yönetir. Modu istediğiniz an değiştirirsiniz.

Randevular Google Takvim'e düşer mi?

Evet. Randevu oluşturulduğunda Google Takvim'e "Deneme dersi — öğrenci adı" olarak kopyalanır; erteleme ve iptal de yansır. Senkron tek yönlüdür (intusell → Takvim); ekip kendi takviminde randevuları görür.

Birden çok şubem var, hepsini tek yerden yönetebilir miyim?

Evet. Tüm kanallar ve şubelere gelen mesajlar tek gelen kutusunda toplanır. Hangi öğrencinin hangi programla ilgilendiği ve hangi aşamada olduğu CRM'de tek bakışta görünür; ekip dağınık ekranlar arasında gezmez.

Sonraki adım

Eğer asistanınızı henüz eğitmediyseniz, önce intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısından başlayın — bu operasyonun temeli orada kuruluyor. Kanal tarafını derinleştirmek isterseniz Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısına, randevu motorunun ayrıntısı için kayıt ve deneme dersi otomasyonu yazısına geçebilir, sektör sayfası için eğitim çözümü sayfasına bakabilir, tüm seriyi tüm yazılar sayfasından görebilirsiniz.

Kendi kurumunuzda nasıl çalışacağını canlı görmek için Demo iste veya doğrudan hello@intusell.com adresine yazın. 20 dakikalık bir oturumda gelen kutunuzu birlikte açıp ilk deneme dersi randevusunu sistemde test ediyoruz.