Eğitim kurumu randevu otomasyonu: deneme dersi ve kayıt

Bir kurs ya da özel ders kurumunda dönem başı gelen kutusu hep aynı sorularla dolar: "Çocuğum 6. sınıf, hangi gün deneme dersine gelebiliriz?", "Hafta sonu grubunuz var mı?", "Birebir mi grup mu, ücreti nedir?". Bu soruların çoğu randevuya çıkar: önce bir seviye tespit ya da deneme dersi ayarlanır, danışman görüşür, sonra kayıt konuşulur. Ama mesai dışı gelen mesaj cevapsız kalır, deneme dersi randevusu bir deftere yazılır, biri aramayı unutur ve veli gelmez. Bu yazı, eğitim kurumu randevu otomasyonu ile deneme dersi randevusundan kayıt danışmanlığına, hatırlatmadan no-show azaltmaya kadar kursun randevu motorunu inTusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin eğitim dikeyindeki randevu ve motor ayağıdır; serinin eğitim pilonu için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Deneme dersini ve kayıt görüşmesini inTusell’e taşımanın iki nedeni var: hiçbir talebin elde kaybolmaması ve hiçbir randevunun hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda randevu 7/24 alınır, hatırlatma kendiliğinden gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

inTusell; WhatsApp, Instagram ve web sohbetine gelen mesajları yanıtlayan, randevu ve sipariş açan, müşteriyi satış akışında takip eden bir AI satış asistanı ve CRM’dir; basit bir chatbot değildir. Randevu motoru bu farkı somutlaştıran yerdir: iyi bir danışman deneme dersini havadan vermez, takvime bakar; veliyi aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• Dershane, etüt merkezi, dil kursu, yazılım/kodlama kursu, müzik ve sanat kursları.
• Birebir özel ders veren öğretmenler ve küçük ekipler.
• Deneme dersi ve seviye tespitini randevuyla yürüten, no-show’un danışman saatini boşa harcadığı kurumlar.
• Farklı süre ve formatları (birebir deneme, grup tanıtım dersi, kayıt görüşmesi) yöneten ekipler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır. AI tarafını hizmetleriniz ve tonunuzla şekillendirmek için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakabilirsiniz.

1. Randevu tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli randevu tipleridir. Her görüşme türü için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI’ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "Deneme dersi 45 dk" tanımlıysa AI 45 dakikalık boşluk arar. Ara süresi, dersler arasında sınıf hazırlığı ve geçiş için nefes payı bırakmanızı sağlar. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, AI bilmediği bir paketin ücretini uydurmaz: fiyat ve kayıt görüşmesi davranışını inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında ayrıntılı anlattık.

Deneme dersini ya da tanıtım toplantısını grup halinde yapıyorsanız birebir tip yerine grup seansı tanımlarsınız: Randevular › Ayarlar › "Grup Seansları"ndan seans adını, günü, saati ve kapasiteyi girersiniz ("Cumartesi 14:00 deneme dersi, kapasite 8" gibi). Sistem önümüzdeki 28 günün seanslarını kendisi üretir. AI yaklaşan seansları kalan kontenjanıyla sunar ("Cumartesi 14:00, 3 yer kaldı"), dolu seansa kayıt önermez; kontenjan kontrolü ve kayıt tek işlemde yapıldığı için son yere iki veli aynı anda yazamaz. Kurulumda hazır grup seansı gelmez; siz tanımlamadan AI seans önermez.

2. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI’ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin hafta içi 14:00-20:00, Cumartesi 10:00-17:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, ara tatil ya da sınav günü kurumu kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Ara tatil: kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz.

Böylece AI ara tatilde randevu vermez, akşam dersleri bittikten sonraki saate öğrenci yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

3. Çakışma önleme: aynı saate iki öğrenci olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. inTusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir veli iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir öğrenciye açılabilir. Aynı saate iki birebir deneme dersi yazmak (manuel ajandanın en sık hatası) sistemce engellenir. Grup seansları bu kuraldan muaftır: kapasiteye kadar birden çok öğrenci aynı saati paylaşır. Birebir derste bir öğretmenin aynı slotta iki öğrenciye söz vermesi de böylece önlenir.

4. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

No-show’u asıl azaltan parçadır. Her randevu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: "Yarın [tarih saat] deneme dersiniz var" tonunda, "1 Evet · 2 Ertele · 3 İptal" diye onay isteyen bir mesaj.
• 2 saat önce: "Bugün saat [saat] deneme dersiniz var" tonunda kısa bir hatırlatma.

Mesaj, kurumunuzun asistan adıyla imzalanır ve içine değiştirme/iptal bağlantısı eklenir. Veli gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez; danışman o saati başka bir görüşmeye ayırabilir.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Kişinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram).
2. O kanal başarısızsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat kullananlarda mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz; örneğin aynı gün içinde alınmış bir randevuda 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir. Hatırlatmalar ücretli paketlerde çalışır; Ücretsiz planda otomasyonlar kapalıdır.

5. Gelmeyen öğrenci ve yeniden planlama

Öğrenci tüm hatırlatmalara rağmen gelmediyse randevuyu Ajanda veya Gün görünümündeki "Gelmedi" düğmesiyle işaretlersiniz; randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu da "gelmedi" sayılır. Bunun ardından:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Google Takvim etkinliği silinmez; etkinlik yalnız randevu iptal edildiğinde silinir.
• Panelde katılımı işaretliyorsanız gelmeyen veliye gerçek boş saatlerinizden numaralı en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider.
• Veli, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu mesajın bir koşulu var: son 30 günde hiçbir randevuyu "Geldi" olarak işaretlemediyseniz "gelmedi" yalnızca bir tahmindir ve mesaj gönderilmez, çünkü gelmiş birine "sizi göremedik" demek hiç yazmamaktan kötüdür. O randevunun hatırlatmaları kapalıysa ya da veli hizmet bildirimlerini kapattıysa da mesaj gitmez. Veli kaçırdığı randevuyu 7 gün içinde kendi bağlantısından yeni bir saate alabilir. Kayıt görüşmesini henüz tamamlamamış veliler için bu, ikinci bir temas kapısıdır.

6. Kayıt danışmanlığı: deneme dersinden kayda

Randevu motoru yalnızca takvim doldurmaz; kayıt hattının ilk halkasıdır. Deneme dersi alındığında ya da gerçekleştiğinde kişi CRM’de bir kayda dönüşür ve takip akışına girer. AI’ın bu aşamadaki rolü net bir çizgiyle tanımlıdır:

• AI; program, gün/saat, format (birebir/grup) ve bilgi tabanındaki şartlar gibi bildiği konularda danışmanlık yapar.
• Ücret ve özel kayıt koşulları gibi konularda, bilgi tabanında karşılığı yoksa tutar uydurmaz; kişiyi danışman ekibe bağlar.
• Hesap modu sizdedir (İşletmem › Talimatlar › AI Ayarları › "Nasıl çalışsın"): Stajyer (her eğitim hesabında varsayılan) yanıtları kendisi gönderir, iptal ya da iadeden önce size sorar; Kıdemli iptal ve iadeyi de kendisi yapar; Tam onayda (isteğe bağlı müdür onayı: kurulumda seçilir ya da sonradan açılır) WhatsApp, Instagram ve Telegram yanıtları onayınızı bekler. Kayıt görüşmesini danışmanın yürütmesini isterseniz bunu AI Kuralları’na yazarsınız; tek bir konuşmayı da Onaylı ya da Duraklat moduna alabilirsiniz. Devirler, sohbetin tüm geçmişiyle Kararlar sayfasına düşer.

Böylece deneme dersi ile kayıt arasındaki köprü kopmaz: AI randevuyu kurar ve hatırlatır, danışman ise sıcak adayla kaydı konuşur. Bu akışın günlük operasyonda nasıl yönetildiğini inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısında, kanal tarafını ise Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında bulabilirsiniz.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi Google hesabınızla giriş yaparak bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (inTusell → Google Takvim).

• Birebir randevu oluşturulduğunda Google Takvim’e "Randevu" ve kişinin adını taşıyan bir etkinlik düşer.
• Randevu panelden ya da AI üzerinden ertelendiğinde etkinlik güncellenir; velinin randevu bağlantısından yaptığı ertelemeler ve grup seansları bugün takvime yansımaz.
• Randevu iptal edildiğinde etkinlik silinir; gelmedi işaretlenen randevunun etkinliği takvimde kalır.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim’de elle yaptığınız bir değişiklik inTusell’e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim’in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman inTusell’in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir öğrenci bilgi sistemi (OBS) / LMS değildir. inTusell deneme dersi ve kayıt görüşmesi randevusunu yönetir ve hatırlatır; not, devamsızlık, ders içeriği ya da sınav kaydı tutmaz.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim’e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• e-Okul / MEBBİS entegrasyonu değildir. Resmi eğitim sistemlerine bağlanmaz; kurumun operasyon ve iletişim katmanıdır.
• Eğitime özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; paketler yalnız mesaj, ses dakikası ve depolama ile ayrılır, sektöre göre farklılaşmaz. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

Deneme dersi randevusu nasıl alınıyor?

Veli ya da öğrenci WhatsApp, Instagram DM, Telegram veya web chat üzerinden yazdığında AI deneme dersi tipini, süresini ve müsait saatleri kontrol eder, uygun slotu önerir ve randevuyu oluşturur. Grup deneme dersi tanımladıysanız yaklaşan seansları kalan kontenjanıyla sunar. Çalışma saati dışına, dolu bir slota ya da dolu bir seansa kayıt açılmaz.

Hatırlatmalar ne zaman ve hangi kanaldan gider?

Ücretli paketlerde her randevu için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gönderilir. Mesaj önce kişinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram) gider; ulaşılamazsa ve bir SMS sağlayıcısı tanımlıysa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Web chat için mesaj sohbet geçmişine işlenir.

Aynı saate iki deneme dersi girilebilir mi?

Hayır. inTusell çalışma saatlerinizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Deneme dersine gelmeyen öğrenci (no-show) olunca ne olur?

Randevu bitişinden yaklaşık 2 saat sonra hâlâ "Geldi" işaretlenmemiş randevu "gelmedi" sayılır, bekleyen hatırlatmalar iptal edilir ve konuşma "takip gerekiyor" aşamasına geçer. Panelde katılımı işaretliyorsanız (son 30 günde en az bir randevu "Geldi" işaretlenmişse) gelmeyen veliye gerçek boş saatlerinizden en fazla 3 seçenek ve randevu yönetim bağlantısı içeren bir yeniden planlama mesajı gider; işaretleme yapmıyorsanız bu mesaj gitmez, çünkü o durumda "gelmedi" yalnızca bir tahmindir.

AI kurs ücretini söyler mi?

AI ücreti yalnızca bilgi tabanına yüklediğiniz fiyat/şart bilgisinden verir; bilmediği bir paket için tutar uydurmaz, kişiyi danışman ekibe bağlar. Fiyat politikanız neyse AI ona uyar; istenirse ücret görüşmesi tamamen insana bırakılır.

Randevu için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Randevu tipleri, çalışma saatleri, hatırlatma ve takvim senkronu inTusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da deneme dersi randevusu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI’ı programlarınız, tonunuz ve kayıt sınırlarınızla şekillendirmek için inTusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun. Gelen randevuların ve kayıt görüşmelerinin günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için inTusell’i nasıl kullanırsınız yazısına geçin. Eğitim çözümünün tüm hatlarını eğitim çözümü sayfasında inceleyebilir, tüm yazılara blog üzerinden ulaşabilirsiniz.

Bu motor sektörden bağımsız aynı omurgayı kullanır; benzer kurguların farklı dikeylerdeki anlatımı için tur acentesi yapay zeka eğitimi ve klinik yapay zeka eğitimi pilon yazılarına bakabilirsiniz.

Randevu ve deneme dersi sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hi@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, randevu tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı birlikte ayarlarız.