Eğitim kurumu için kayıt danışmanlığı ve deneme dersi randevu otomasyonu

Bir kurs ya da özel ders kurumunda dönem başı gelen kutusu hep aynı sorularla dolar: "Çocuğum 6. sınıf, hangi gün deneme dersine gelebiliriz?", "Hafta sonu grubunuz var mı?", "Birebir mi grup mu, ücreti nedir?". Bu soruların çoğu randevuya çıkar: önce bir seviye tespit ya da deneme dersi ayarlanır, danışman görüşür, sonra kayıt konuşulur. Ama mesai dışı gelen mesaj cevapsız kalır, deneme dersi randevusu bir deftere yazılır, biri aramayı unutur ve veli gelmez. Bu yazı, eğitim kurumu randevu otomasyonu ile deneme dersi randevusundan kayıt danışmanlığına, hatırlatmadan no-show azaltmaya kadar kursun randevu motorunu intusell üzerinde nasıl kurduğunuzu anlatır. Bu yazı, sektör bazlı "yapay zekanı nasıl eğitirsin" serimizin eğitim dikeyindeki randevu ve motor ayağıdır; serinin eğitim pilonu için intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakın.

Kısa cevap

Neden randevu otomasyonu

Deneme dersini ve kayıt görüşmesini intusell'e taşımanın iki nedeni var: hiçbir talebin elde kaybolmaması ve hiçbir randevunun hatırlatmasız kalmaması. Manuel modda her şey insanın hafızasına ve mesai saatine bağlıdır; otomatik modda randevu 7/24 alınır, hatırlatma kendiliğinden gider.

Somut farkı şöyle düşünün:

Bu, intusell'in "chatbot değil, deneyimli bir kayıt danışmanı" konumunu somutlaştıran yerdir: iyi bir danışman deneme dersini havadan vermez, takvime bakar; veliyi aramayı unutmaz, hatırlatır.

Kimler için?

• Dershane, etüt merkezi, dil kursu, yazılım/kodlama kursu, müzik ve sanat kursları.
• Birebir özel ders veren öğretmenler ve küçük ekipler.
• Deneme dersi ve seviye tespitini randevuyla yürüten, no-show'un danışman saatini boşa harcadığı kurumlar.
• Farklı süre ve formatları (birebir deneme, grup tanıtım dersi, kayıt görüşmesi) yöneten ekipler.

Teknik bilgi gerekmez; kurulum panelden yapılır. AI tarafını hizmetleriniz ve tonunuzla şekillendirmek için intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısına bakabilirsiniz.

1. Randevu tiplerini kurmak

Randevu motorunun temeli randevu tipleridir. Her görüşme türü için bir tip tanımlarsınız; tipin üç önemli ayarı vardır:

Süre, AI'ın slotu doğru hesaplaması için kritik: "Deneme dersi 45 dk" tanımlıysa AI 45 dakikalık boşluk arar. Ara süresi, dersler arasında sınıf hazırlığı ve geçiş için nefes payı bırakmanızı sağlar. İsterseniz tipe bilgilendirme amaçlı bir ücret de tanımlayabilirsiniz; ancak unutmayın, AI bilmediği bir paketin ücretini uydurmaz — fiyat ve kayıt görüşmesi davranışını intusell'i nasıl kullanırsınız yazısında ayrıntılı anlattık.

2. Çalışma saatleri ve tatil istisnaları

AI'ın yalnızca açık olduğunuz saatlere randevu vermesi için çalışma saatlerini tanımlarsınız. Bu iki katmanlıdır:

• Haftalık çalışma saatleri: Haftanın her günü için açılış ve kapanış saati (örneğin hafta içi 14:00-20:00, Cumartesi 10:00-17:00, Pazar kapalı). Kapalı günleri "müsait değil" olarak işaretlersiniz.
• İstisnalar (override): Belirli bir tarih için özel kural. Resmi tatil, ara tatil ya da sınav günü kurumu kapatmak için o güne "müsait değil" istisnası ekler, gerekçe yazarsınız ("Ara tatil — kapalı"). Tek bir gün için saat de değiştirebilirsiniz.

Böylece AI ara tatilde randevu vermez, akşam dersleri bittikten sonraki saate öğrenci yazmaz. Çalışma düzeniniz neyse, randevu da ona uyar.

3. Çakışma önleme: aynı saate iki öğrenci olmaz

Randevu motorunun en kritik korumasıdır. intusell bir randevu oluşturmadan önce iki şeyi kontrol eder: istenen saat çalışma saatleri içinde mi ve o slot dolu mu? Çakışma varsa randevu açılmaz.

Önemli ayrıntı: iptal edilen (cancelled) ve gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır. Yani bir veli iptal ettiğinde o saat otomatik olarak yeniden müsait hâle gelir ve başka bir öğrenciye açılabilir. Aynı saate iki deneme dersi yazmak — manuel ajandanın en sık hatası — matematiksel olarak engellenmiş olur. Birebir derste bir öğretmenin aynı slotta iki öğrenciye söz vermesi de böylece önlenir.

4. Hatırlatma motoru: 1 gün + 2 saat önce

No-show'u asıl azaltan parçadır. Her randevu için iki hatırlatma otomatik planlanır:

• 1 gün önce: "Merhaba [isim]! 👋 Yarın [tarih saat] deneme dersi randevunuz var. Görüşmek üzere! 😊 — [asistan adı]"
• 2 saat önce: "Merhaba [isim]! ⏰ Bugün saat [saat] randevunuz var — 2 saat kaldı! Sizi bekliyoruz 😊 — [asistan adı]"

Mesaj, kurumunuzun asistan adıyla (ai_persona_name) imzalanır ve içine tek tıkla iptal/erteleme bağlantısı eklenir (/manage-appointment/...). Veli gelemeyeceğini önceden bildirirse slot boşa gitmez; danışman o saati başka bir görüşmeye ayırabilir.

Hatırlatma tek bir kanala mahkûm değildir; bir yedek zinciriyle çalışır:

1. Kişinin yazdığı kanal (WhatsApp, Instagram DM, Telegram, Facebook Messenger).
2. Native kanal başarısızsa SMS.
3. SMS de olmazsa e-posta.
4. Web chat kullananlarda mesaj doğrudan sohbet geçmişine işlenir.

Her randevu için hatırlatmayı açıp kapatabilirsiniz (reminders_enabled); örneğin aynı gün içinde alınmış bir randevuda 1 günlük hatırlatmaya gerek olmayabilir. Sistem hatırlatmaları yalnızca bir kez gönderir; aynı hatırlatmanın iki kez gitmesi engellenir.

5. No-show ve boşalan slotun yeniden teklifi

Öğrenci tüm hatırlatmalara rağmen deneme dersine gelmediyse randevuyu missed (gelmedi) olarak işaretlersiniz. Bu işaret bir dizi otomatik adımı tetikler:

• Bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir (artık gereksiz).
• Varsa Google Takvim etkinliği silinir.
• Boşalan slot, ilgilenen veya takipteki son kişilerden uygun olanlara otomatik yeniden teklif edilir.
• Veli, takip akışına alınır ("takip gerekiyor").

Bu yeniden teklif, çok kanallı hatırlatmaların aksine şimdilik WhatsApp üzerinden ve takipteki birkaç uygun kişiye gider; ayrı bir bekleyen öğrenci listesi tutulmaz, fırsat en sıcak adaylara iletilir. Yani no-show, kayıp bir danışman saati değil; yeniden değerlendirilen bir fırsattır. Kayıt görüşmesini henüz tamamlamamış veliler için bu, ikinci bir temas kapısıdır.

6. Kayıt danışmanlığı: deneme dersinden kayda

Randevu motoru yalnızca takvim doldurmaz; kayıt hattının ilk halkasıdır. Deneme dersi alındığında ya da gerçekleştiğinde kişi CRM'de bir kayda dönüşür ve takip akışına girer. AI'ın bu aşamadaki rolü net bir çizgiyle tanımlıdır:

• AI; program, gün/saat, format (birebir/grup) ve bilgi tabanındaki şartlar gibi bildiği konularda danışmanlık yapar.
• Ücret ve özel kayıt koşulları gibi konularda, bilgi tabanında karşılığı yoksa tutar uydurmaz; kişiyi danışman ekibe bağlar.
• İnsana devir modu sizdedir: tamamen otomatik (ai_only), AI + insan birlikte (hybrid) ya da yalnızca insan (human_only). Kayıt görüşmesini baştan sona insana bırakmak isterseniz AI yalnızca randevuyu ayarlar, gerisini danışman yürütür.

Böylece deneme dersi ile kayıt arasındaki köprü kopmaz: AI randevuyu kurar ve hatırlatır, danışman ise sıcak adayla kaydı konuşur. Bu akışın günlük operasyonda nasıl yönetildiğini intusell'i nasıl kullanırsınız yazısında, kanal tarafını ise Instagram ve WhatsApp otomasyonu yazısında bulabilirsiniz.

7. Google Takvim senkronu (tek yönlü)

Ekibinizin günü kendi Google Takvimi üzerinden görmesini isterseniz, takvimi tek tık OAuth ile bağlarsınız. Senkronun nasıl çalıştığı konusunda net olalım: tek yönlüdür (intusell → Google Takvim).

• Randevu oluşturulduğunda Google Takvim'e "Randevu — öğrenci/veli adı" başlığıyla bir etkinlik düşer.
• Randevu ertelendiğinde etkinlik güncellenir.
• Randevu iptal veya no-show olduğunda etkinlik silinir.

Tersi geçerli değildir: Google Takvim'de elle yaptığınız bir değişiklik intusell'e geri dönmez ve çakışma kontrolü Google Takvim'in dolu saatlerine bakmaz. Çakışma her zaman intusell'in kendi randevu defterinden hesaplanır. Bu yüzden Google Takvim bir "görüntüleme kolaylığı"dır, randevu kaynağı değildir. Bağlamasanız da randevu, hatırlatma ve çakışma önleme aynen çalışır. Entegrasyonları entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Ne değildir?

• Bir öğrenci bilgi sistemi (OBS) / LMS değildir. intusell deneme dersi ve kayıt görüşmesi randevusunu yönetir ve hatırlatır; not, devamsızlık, ders içeriği ya da sınav kaydı tutmaz.
• Çift yönlü bir takvim değildir. Google Takvim'e yazar, ondan okumaz; çakışmayı kendi defterinden hesaplar.
• e-Okul / MEBBİS entegrasyonu değildir. Resmi eğitim sistemlerine bağlanmaz; kurumun operasyon ve iletişim katmanıdır.
• Eğitime özel fiyatlı bir ürün değildir. Randevu motoru her pakette açılabilir; fiyat modeli mesaj ve ses dakikası bazlıdır, sektöre göre farklılaşmaz. Paket detayları için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

Deneme dersi randevusu nasıl alınıyor?

Veli ya da öğrenci WhatsApp, Instagram DM, Telegram, Messenger veya web chat üzerinden yazdığında AI deneme dersi tipini, süresini ve müsait saatleri kontrol eder, uygun slotu önerir ve randevuyu oluşturur. Çalışma saati dışına veya dolu bir slota randevu açılmaz.

Hatırlatmalar ne zaman ve hangi kanaldan gider?

Her randevu için 1 gün önce ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gönderilir. Mesaj önce kişinin yazdığı kanaldan (WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger) gider; ulaşılamazsa SMS, o da olmazsa e-posta devreye girer. Web chat için mesaj sohbet geçmişine işlenir.

Aynı saate iki deneme dersi girilebilir mi?

Hayır. intusell çalışma saatlerinizi ve dolu slotları kontrol eder; çakışan randevu engellenir. İptal edilen veya gelmeyen (missed) randevular bu kontrolde slotu yeniden boşaltır.

Deneme dersine gelmeyen öğrenci (no-show) olunca ne olur?

Randevu "missed" işaretlendiğinde bekleyen hatırlatma işleri iptal edilir, varsa Google Takvim etkinliği silinir, boşalan slot takipteki uygun WhatsApp kişilerine otomatik yeniden teklif edilir ve veli takip akışına alınır.

AI kurs ücretini söyler mi?

AI ücreti yalnızca bilgi tabanına yüklediğiniz fiyat/şart bilgisinden verir; bilmediği bir paket için tutar uydurmaz, kişiyi danışman ekibe bağlar. Fiyat politikanız neyse AI ona uyar; istenirse ücret görüşmesi tamamen insana bırakılır.

Randevu sistemi için ayrı bir yazılım gerekir mi?

Hayır. Randevu tipleri, çalışma saatleri, hatırlatma ve takvim senkronu intusell içinde gelir. Google Takvim opsiyoneldir; bağlamazsanız da deneme dersi randevusu ve hatırlatma çalışır.

Sonraki adım

Randevu motorunu kurduktan sonra iki yöne gidersiniz. AI'ı programlarınız, tonunuz ve kayıt sınırlarınızla şekillendirmek için intusell yapay zekasını nasıl eğitirsiniz yazısını okuyun. Gelen randevuların ve kayıt görüşmelerinin günlük operasyonda nasıl yönetildiğini görmek için intusell'i nasıl kullanırsınız yazısına geçin. Eğitim çözümünün tüm hatlarını eğitim çözümü sayfasında inceleyebilir, tüm yazılara blog üzerinden ulaşabilirsiniz.

Bu motor sektörden bağımsız aynı omurgayı kullanır; benzer kurguların farklı dikeylerdeki anlatımı için tur acentesi yapay zeka eğitimi ve klinik yapay zeka eğitimi pilon yazılarına bakabilirsiniz.

Randevu ve deneme dersi sisteminizi birlikte kurmamızı isterseniz Demo iste ya da hello@intusell.com adresine yazın; çalışma saatlerinizi, randevu tiplerinizi ve ilk hatırlatmayı 20 dakikada birlikte ayarlarız.